Cultuurfietstocht organiseren: complete checklist

Een cultuurfietstocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route uitzetten. Je stemt culturele locaties, rondleidingen, start- en eindpunt en rustmomenten op elkaar af. Controleer de route vooraf per fiets en leg afspraken met locaties opnieuw vast voordat de deelnemers vertrekken. Met deze checklist houd je overzicht over aanmeldingen, vrijwilligers, route-informatie, weersverwachting en praktische voorzieningen zoals fietsrekken, tafels, bekers en een mobiele geluidsset.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Culturele locaties selecteren
2 personen
Locaties vooraf bezoeken
2 personen
Route op fiets controleren
2 personen
Rustpunten bepalen
2 personen
Startlocatie reserveren
Eindlocatie reserveren
Culturele rondleidingen reserveren
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Fietsparkeerplek afspreken
Verzekering controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Routekaart ontwerpen
2 personen
Programma opstellen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bevestigingen versturen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligerstaken verdelen
2 personen
Begeleiders instrueren
2 personen
Routebeschrijving publiceren
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst bijwerken
Locaties opnieuw bevestigen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Routeborden maken
2 personen
Programma's printen
Startpakketten samenstellen
3 personen
Fietsen en materiaal controleren
2 personen
Dranken koelen
2 personen

Event

Startlocatie opbouwen
5 personen
Fietsparkeerplek markeren
2 personen
Routeborden plaatsen
3 personen
Rustpunten inrichten
4 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Techniek en microfoon testen
2 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Startpakketten uitdelen
3 personen
Fietscontrole bij vertrek
2 personen
Welkomstwoord verzorgen
Veiligheidsinstructies geven
Fietsgroep begeleiden
4 personen
Achterrijder inzetten
2 personen
Culturele toelichtingen geven
3 personen
Routebordcontroles uitvoeren
2 personen
Rustpunt één bemannen
2 personen
Rustpunt twee bemannen
2 personen
Water en fruit uitdelen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Aankomst registreren
2 personen
Fietsen terugplaatsen
2 personen
Hapjes uitzetten
3 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Cultureel avondprogramma begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Laatste route-informatie geven
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Servies afruimen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Startlocatie afbouwen
5 personen
Routeborden verwijderen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Fietspompen controleren
Geleende materialen retourneren
2 personen
Routeborden opslaan
2 personen
Locaties opleveren
2 personen
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
Bedankbericht versturen
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 70
Statafelsaantal 4
Partytentenaantal 3
Tafelkledenaantal 8
Fietsrekkenaantal 8
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Bordenaantal 80
Kommetjesaantal 40
Koffiekopjesaantal 70
Messenaantal 80
Vorkenaantal 80
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Catering

Koelboxenaantal 6
Waterkranenaantal 3
Isolerende draagtassenaantal 6
Servettenhoudersaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Broodmandenaantal 6
Boodschappen

Apparatuur

Mobiele geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsaantal 8
Wandelluidsprekersaantal 2

Sportmateriaal

Fietspompenaantal 4
Multitools voor fietsenaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 10
Bandenlichtersaantal 8
Fietsreparatiestandaard
Fietshelmenaantal 6
Reflectievestenaantal 12
Reservefietsslotenaantal 8
EHBO-tassenaantal 2
Reddingsdekensaantal 6

Decoratie

Routebordenaantal 30
Pijlbordenaantal 20
Informatiebordenaantal 8
Programmafoldersaantal 80
Routekaartenaantal 80
Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Stiftenaantal 12
Markeerstiftenaantal 8
Kleefgumaantal 4
Tafeldecoratieaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Zaklampenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Dunschillersaantal 3
Maatbekersaantal 3
Schaaltjesaantal 12
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3
Serveertangenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handgelhoudersaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Vaatwasteiltjesaantal 3
Bezem en blikaantal 3
Dweilenaantal 3

Tips

Plan de route ruim: tel per culturele locatie de bezoektijd, fietstijd en minimaal 15 minuten uitloop op. Zo voorkom je dat een rondleiding al begint terwijl de groep nog onderweg is.
Bezoek de volledige route vooraf per fiets. Controleer kruispunten, wegwerkzaamheden, hellingen en plekken waar een groep veilig kan wachten; noteer ook een alternatief voor een afgesloten weg.
Bevestig culturele locaties, startpunt, eindpunt en rondleidingen opnieuw uiterlijk 7 dagen voor vertrek. Vraag daarbij naar openingstijden, groepsgrootte, fietsparkeren en eventuele dieetwensen voor het rustpunt.
Maak de deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf definitief. Zet starttijd, routebeschrijving, contactnummer, rustpunten, verwachte eindtijd en advies over kleding en een opgeladen telefoon bij elkaar.
Geef begeleiders een korte briefing van 30 minuten voor de start. Verdeel voor- en achterrijden, laat hen de deelnemerslijst en route bij zich houden en test microfoons, powerbanks en eventuele verlengkabels op locatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een cultuurfietstocht organiseren?: Reken op 6 tot 8 weken voorbereiding voor een tocht met meerdere culturele locaties. Reserveer rondleidingen en start- en eindlocatie zo vroeg mogelijk; controleer alle afspraken opnieuw 7 dagen voor de tocht.
Hoeveel kilometer is geschikt voor een cultuurfietstocht?: Plan voor een gemengde groep ongeveer 20 tot 30 kilometer, exclusief de tijd bij locaties. Neem per fietsuur minstens 15 minuten speling op en voeg een rustpunt toe na ongeveer 10 tot 15 kilometer.
Wanneer verstuur je de informatie voor een cultuurfietstocht?: Stuur de uitnodiging 4 tot 6 weken vooraf en sluit de aanmeldingen bij voorkeur 7 dagen voor vertrek. Verstuur de definitieve routebeschrijving en praktische informatie uiterlijk 3 dagen vooraf.
Wat neem je mee naar een cultuurfietstocht?: Zorg naast route- en deelnemersinformatie voor fietsrekken, afzetmateriaal, water, bekers, servetten en cateringmateriaal voor de rustpunten. Test een mobiele geluidsset, draadloze microfoons en powerbanks minimaal 1 dag vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.