Circusfeest organiseren: checklist van voorbereiding tot workshop

Een circusfeest vraagt meer voorbereiding dan alleen ballonnen en spelletjes. Je regelt vooraf de gastenlijst, dieetwensen en circusartiest, en stemt het programma af op de beschikbare ruimte en het weer. Op de dag zelf komen tent, buffet, techniek en circusmateriaal samen. Gebruik deze checklist om op tijd te reserveren, boodschappen gekoeld klaar te zetten en gasten rustig te ontvangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Circusartiest reserveren
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Taart ophalen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Groenten en fruit snijden
2 personen
Buffetgerechten voorbereiden
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen klaarzetten
2 personen
Partytent opbouwen
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Circusspelletjes klaarzetten
2 personen
Muziek en verlichting testen
2 personen
Toilet en wasruimte aanvullen
Welkomsttafel inrichten

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Programma toelichten
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Circusworkshop begeleiden
3 personen
Circusspellen begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Taart aansnijden
2 personen
Cadeaus begeleiden
Muziek verzorgen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Etensresten koelen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Partytent afbreken
4 personen
Spelmateriaal opruimen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytent
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 45
Buffettafelaantal 2
Kledingrek

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 70
Herbruikbaar bestekaantal 70
Koffiekopjesaantal 30
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 4
Taartmes

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Slingersaantal 8
Circusvlaggetjesaantal 3
Tafelkledenaantal 8
Fotowand
Fotopropsaantal 20

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 3
Waterkoker

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 6

Sportmateriaal

Jongleerballetjesaantal 12
Jongleersjaaltjesaantal 12
Hoepelsaantal 6
Pionnenaantal 12
Evenwichtslint
Springtouwenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handvegersaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de circusartiest zodra de datum vaststaat en leg meteen vast hoe lang de workshop duurt, hoeveel deelnemers meedoen en welke ruimte nodig is.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf. Bouw de partytent alleen op een geschikte ondergrond op en houd een binnenplek achter de hand voor de workshop en spelletjes.
Verwerk dieetwensen uiterlijk 3 dagen voor het feest in je boodschappenlijst. Zet buffetgerechten, gesneden groenten en fruit apart klaar, zodat je tijdens de ontvangst niet meer hoeft te snijden.
Test muziek, microfoon, lichtsnoeren en verlengkabels vóór de gasten komen. Leg de Bluetoothspeaker en microfoon bij de plek waar je het programma toelicht, niet achter het buffet.
Zet 30 minuten voor aanvang de welkomsttafel, drankjes, circusspelletjes en kledingrek klaar. Vul toilet en wasruimte aan en houd herbruikbare bekers, borden en bestek binnen handbereik.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een circusartiest reserveren?: Reserveer de circusartiest zodra de feestdatum bekend is, bij voorkeur minimaal 4 tot 6 weken vooraf. In schoolvakanties kan eerder reserveren nodig zijn.
Hoe lang duurt een circusworkshop op een kinderfeest?: Plan meestal 45 tot 60 minuten voor de circusworkshop. Houd daarnaast 15 minuten vrij voor uitleg, wisselen van activiteiten en een korte pauze.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een circusfeest doen?: Doe houdbare boodschappen 1 tot 2 dagen vooraf en haal verse producten op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder. Koel dranken zodra ze binnen zijn en bereid hapjes enkele uren voor aanvang.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een circusfeest klaar te zetten?: Reken op 2 tot 3 uur voor partytent, tafels, stoelen, versiering, buffet, techniek en spelletjes. Laat minimaal 30 minuten over voordat de eerste gasten arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.