Zo organiseer je een carnavalsoptocht

Begin niet met de praalwagens of versiering, maar met de route, vergunning en verkeersveiligheid. Leg daarna het feestplein, de deelnemersinschrijving en de bezetting van jury, verkeersregelaars en EHBO vast. Pas wanneer de route en aantallen bekend zijn, kun je materiaal, horeca en communicatie goed plannen. Dit stappenplan helpt je bepalen wat eerst moet, wat je uiterlijk enkele weken vooraf regelt en waar het op de dag zelf vaak misgaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Vergunning voor optocht aanvragen
2
Route en omleiding vastleggen
2 personen
3
Verkeersplan indienen
4
Optochtverzekering afsluiten
5
Locatie voor feestplein reserveren
6
Toiletten en afvalinzameling reserveren
7
Deelnemersformulier publiceren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Deelnemersbevestiging versturen
12
Juryleden uitnodigen
13
Muziekprogramma vastleggen
14
Vrijwilligers werven
2 personen
15
Verkeersregelaars inroosteren
2 personen
16
EHBO-bezetting inroosteren
17
Routebriefing maken
18
Deelnemerslijst afronden
2 personen
19
Startvolgorde opstellen
2 personen
20
Startnummers printen
21
Bewoners over route informeren
2 personen
22
Verkeersborden controleren
2 personen
23
Carnavalsdecoratie inkopen
2 personen
24
Prijzen en bekers inkopen
25
Houdbare boodschappen inkopen
2 personen
26
Dranken bestellen
27
EHBO-materialen controleren
28
Geluidsapparatuur testen
2 personen
29
Prijzentafel voorbereiden
2 personen
30
Pijlen en routekaarten maken
2 personen
31
Vrijwilligersbriefing versturen
32
Verse boodschappen inkopen
2 personen
33
Dranken koud zetten
2 personen
34
Hapjes voorbereiden
4 personen
35
Startpakketten samenstellen
3 personen
36
Weersverwachting controleren

Event

37
Locatie openen
2 personen
38
Afzethekken lossen
4 personen
39
Feestplein afzetten
4 personen
40
Verkeersborden plaatsen
4 personen
41
Startvak inrichten
4 personen
42
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
43
Partytenten opbouwen
4 personen
44
Decoratie ophangen
3 personen
45
Geluidsinstallatie opbouwen
2 personen
46
Jurytafel inrichten
2 personen
47
EHBO-punt inrichten
2 personen
48
Toiletten controleren
2 personen
49
Uitgiftepunt bevoorraden
4 personen
50
Startnummers uitdelen
3 personen
51
Deelnemers aanmelden
4 personen
52
Optochtwagens controleren
3 personen
53
Startvolgorde uitleggen
2 personen
54
Verkeersregelaars positioneren
8 personen
55
Deelnemers opstellen
6 personen
56
Publiek naar kijkvakken begeleiden
4 personen
57
Optocht officieel openen
58
Optocht begeleiden
8 personen
59
Publiek informeren
2 personen
60
Dranken serveren
4 personen
61
Hapjes serveren
4 personen
62
Dranken bijvullen
2 personen
63
Afvalbakken legen
2 personen
64
Juryleden begeleiden
2 personen
65
Optochtfinish registreren
3 personen
66
Jurybeoordelingen verzamelen
2 personen
67
Winnaars bekendmaken
2 personen
68
Prijzen uitreiken
3 personen
69
Muziekprogramma uitvoeren
2 personen
70
Verkeersafzetting bewaken
4 personen
71
Route vrijgeven
3 personen
72
Laatste bezoekers informeren
2 personen
73
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen

Nazorg

74
Restanten en gevonden voorwerpen verzamelen
3 personen
75
Meubilair afbreken
4 personen
76
Partytenten afbreken
4 personen
77
Servies verzamelen
3 personen
78
Afval opruimen
6 personen
79
Feestplein schoonmaken
4 personen
80
Route schoonmaken
4 personen
81
Verkeersborden verwijderen
4 personen
82
Afzethekken retourneren
3 personen
83
Geluidsapparatuur retourneren
2 personen
84
Overgebleven drank opslaan
2 personen
85
Servies afwassen
3 personen
86
Koelboxen reinigen
2 personen
87
Decoratie sorteren
2 personen
88
Geleende materialen retourneren
2 personen
89
Gevonden voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Partytentenaantal 4
Jurytafel
Statafelsaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 800
Herbruikbare wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 600
Besteksetsaantal 600
Koffiekopjesaantal 150

Apparatuur

Geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 2
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Mobiele pinautomaat

Verlichting

Led-lichtslingersaantal 8
Led-bouwlampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Veiligheid

Afzethekkenaantal 40
Verkeerskegelsaantal 40
Verkeersbordenaantal 24
Barrièretapeaantal 10
Veiligheidshesjesaantal 20
Portofoonsaantal 10
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Carnavalsvlaggenaantal 40
Vlaggenlijnenaantal 20
Ballonnenaantal 300
Ballonnenpompaantal 2
Confettivrije serpentinesaantal 20
Tafelkledenaantal 12
Pijlbordenaantal 20
Routepostersaantal 30

Catering

Drankdispensersaantal 4
Snackschalenaantal 30
Serveerbladenaantal 12
Koffiefiltersaantal 300
IJsblokjesbakkenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 6
Kassadozenaantal 2
Prijzenbekersaantal 6
Medaillelintenaantal 30
Startnummerhoudersaantal 60
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 20
Afvalcontainersaantal 6
Bezemsaantal 6
Blik en vegeraantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handschoenenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletpapierhoudersaantal 6

Tips

Dien de vergunning en het verkeersplan ruim vooraf in; reken op minimaal 8 tot 12 weken verwerking en neem omleidingen, afzethekken, verkeerskegels en verkeersregelaars mee in hetzelfde plan.
Maak de routebriefing concreet: noteer startpunt, keerpunten, doorgangen, verzamelplek en tijden. Informeer bewoners uiterlijk 2 tot 3 weken vooraf over afsluitingen en bereikbaarheid.
Sluit de optochtverzekering af voordat je deelnemers definitief bevestigt. Houd een actuele deelnemerslijst bij en stuur startvolgorde, startnummer en briefing uiterlijk 1 week vooraf.
Plan veiligheid per post in plaats van alleen per activiteit: zet EHBO, verkeersregelaars en aanspreekpunten op een rooster en gebruik veiligheidshesjes, portofoons en zaklampen bij een late of donkere optocht.
Reserveer toiletten, afvalinzameling en het feestplein vroeg genoeg; controleer 1 dag vooraf de geluidsset, microfoons, verlengkabels, verlichting, mobiele pinautomaat en herbruikbare bekers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een carnavalsoptocht organiseren?: Start minimaal 3 maanden vooraf met vergunning, route en verkeersplan. Begin liever 4 tot 6 maanden eerder als je veel deelnemers, een feestplein of meerdere wegafsluitingen hebt.
Wanneer vraag je een vergunning aan voor een carnavalsoptocht?: Vraag de vergunning meestal 8 tot 12 weken voor de optocht aan, afhankelijk van je gemeente. Dien route, tijden, verkeersplan, veiligheidsmaatregelen en verzekering zo compleet mogelijk in.
Hoeveel verkeersregelaars heb je nodig bij een carnavalsoptocht?: Dat hangt af van kruisingen, wegafsluitingen en de route; tel minimaal één verkeersregelaar per te bewaken kruising of doorgang. Laat de definitieve bezetting bepalen door het verkeersplan en plan een reserve voor uitval.
Wanneer stuur je deelnemers de startvolgorde en routebriefing?: Stuur startvolgorde, startnummer, verzamelplek en routebriefing uiterlijk 7 dagen vooraf. Vraag deelnemers om wijzigingen of dieetwensen nog binnen 3 dagen door te geven, zodat je de lijst kunt afronden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.