Campingvrijmarkt organiseren: checklist en planning
Een campingvrijmarkt vraagt vooral om een strakke indeling en duidelijke communicatie met standhouders. Leg eerst datum, terrein en standplaatsen vast en verwerk daarna de aanmeldingen, dieetwensen en benodigde tafels. In de laatste week publiceer je de standindeling, controleer je het weer en informeer je deelnemers over aankomst en opbouw. Op de dag zelf werk je van terreincontrole naar tenten, tafels, wegwijzers, koffiepunt en verkooptafels. Zo voorkom je dat materiaal, wisselgeld of verlichting pas na de start wordt geregeld.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Standplaatsen bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Standhouders bevestigen
Standindeling publiceren
Catering bestellen
Tafels en stoelen reserveren
Weersverwachting controleren
Standhouders informeren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Contant geld wisselen
Materialen naar terrein brengen
4 personen
Terrein controleren
2 personen
Tenten opzetten
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Standplaatsen markeren
2 personen
Wegwijzers plaatsen
2 personen
Verkooptafel inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Servies en afvalbakken plaatsen
2 personen
Event
Standhouders ontvangen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Snacks en broodjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Verkooptafel bemannen
2 personen
Terrein en afval controleren
Standhouders uitchecken
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Nazorg
Verlichting uitschakelen
2 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Materialen terugbrengen
4 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Verkoopopbrengst tellen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 30
- Kleedjes voor tafelsaantal 12
- Statafelsaantal 4
Apparatuur
- Koelboxenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Contantgeldkistje
- Rekenmachinesaantal 2
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- LED-lampenaantal 4
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Pijlbordenaantal 8
- Standnummerkaartenaantal 30
- Naamstickersaantal 100
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Herbruikbare bordenaantal 80
- Herbruikbaar bestekaantal 100
- Serveerschalenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 6
Keuken
- Thermoskannenaantal 4
- Waterkannenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Tangenaantal 4
- Koelelementenaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Bezemaantal 3
- Blik en vegeraantal 3
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 3
- Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Maak de standindeling uiterlijk een week vooraf en geef elke plek een standnummer. Zet de nummers ook op kaarten en markeer de plaatsen op het terrein, zodat standhouders niet tegelijk naar de organisatiebalie hoeven.
- Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting en bepaal wat bij regen of wind verandert. Leg partytenten, kleedjes, koelelementen en verlengkabels klaar voordat de opbouw begint; controleer ook of tenten veilig kunnen worden geplaatst.
- Plan voor de opbouw minstens 2 uur vóór de start. Zet eerst tenten en tafels neer, plaats daarna stoelen, verlichting, wegwijzers en vlaggenlijnen; zo blijven kabels en looproutes overzichtelijk.
- Koel dranken en zet het koffiepunt minstens 30 minuten vóór ontvangst klaar. Gebruik herbruikbare bekers en servies, zet afvalbakken op zichtbare plekken en vul thermoskannen en waterkannen pas vlak voor opening.
- Wissel contant geld en test het contantgeldkistje, de rekenmachines, lichtsnoeren en verlengkabels vóór de eerste bezoeker arriveert. Bewaar wisselgeld niet los op de verkooptafel en wijs één persoon aan voor kascontrole.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een campingvrijmarkt organiseren?
- Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna meteen, zodat je aanmeldingen, dieetwensen, standplaatsen en materiaal tijdig kunt verwerken.
- Wanneer moet ik de standindeling van een campingvrijmarkt maken?
- Maak de indeling uiterlijk 7 dagen voor de markt, zodra de standhouders zijn bevestigd. Publiceer de standnummers en stuur de aankomst- en opbouwinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf.
- Hoe lang duurt de opbouw van een campingvrijmarkt?
- Reken voor een complete opbouw minimaal 2 uur met een klein organisatieteam. Tenten, tafels, stoelen, verlichting, markeringen, wegwijzers en het koffiepunt kosten samen meer tijd dan alleen het neerzetten van verkooptafels.
- Hoeveel drank moet ik regelen voor een campingvrijmarkt?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna bij op basis van het weer en de resterende duur. Koel minstens een deel vooraf en houd water apart van koffie en andere dranken.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!