Checklist voor een campingtafeltennistoernooi organiseren

Een campingtafeltennistoernooi vraagt om meer voorbereiding dan alleen tafels en batjes klaarzetten. Je moet de speellocatie reserveren, een haalbaar toernooiformaat kiezen en deelnemers op tijd informeren over regels en planning. Op de speeldag bepalen een duidelijk wedstrijdschema, voldoende materiaal en een ingerichte inschrijvingstafel hoe soepel alles verloopt. Gebruik deze checklist om eerst de organisatie vast te leggen en daarna het veld, eten en drinken klaar te zetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Toernooidatum bevestigen
Speellocatie reserveren
Toernooiformaat bepalen
2 personen
Wedstrijdregels vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Vrijwilligers inroosteren
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Prijzen en medailles bestellen
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Toernooiborden printen
Deelnemers informeren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Prijzen klaarleggen
Weersverwachting controleren
Locatie openen
2 personen
Speelveld vrijmaken
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Netten monteren
2 personen
Sportmateriaal klaarleggen
2 personen
Cateringtafels opstellen
3 personen
Partytent opbouwen
4 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Inschrijvingstafel inrichten
2 personen
Buffet en dranktafel inrichten
3 personen
Wedstrijdbladen klaarleggen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Toernooi uitleggen
Voorronde begeleiden
4 personen
Tussenstanden verwerken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Kwartfinales begeleiden
3 personen
Wedstrijdstanden bijwerken
Avondeten uitserveren
4 personen
Servies inzamelen
2 personen
Halve finales begeleiden
2 personen
Finaletafel gereedmaken
2 personen
Finale begeleiden
2 personen
Dranken en snacks bijvullen
2 personen
Winnaars huldigen
2 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Sportmateriaal verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Partytent afbreken
4 personen
Verlichting verwijderen
2 personen
Materialen drogen en sorteren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslagen versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafeltennistafelsaantal 4
Biertafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 32
Partytentenaantal 2
Inschrijvingstafel

Sportmateriaal

Tafeltennisnettenaantal 4
Tafeltennisbatjesaantal 24
Tafeltennisballenaantal 60
Scorebordenaantal 4
Wedstrijdtafelflipsaantal 4
Pionnenaantal 12
Afzetlintaantal 2

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Mobiele telefoonaantal 2
Powerbanksaantal 2

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Kannenaantal 4
Thermoskannenaantal 3

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Kurkentrekkersaantal 2

Decoratie

Toernooibanner
Tafelkledenaantal 6
Naamstickersaantal 30
Medaillesaantal 3
Bekers voor winnaarsaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Afwasborstelsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het toernooiformaat en de wedstrijdregels vast voordat je de aanmeldingen opent. Zo weten deelnemers vooraf hoeveel wedstrijden ze spelen en kun je het schema maken zonder later opnieuw te moeten indelen.
Verwerk aanmeldingen doorlopend en werk de deelnemerslijst minstens 1 week voor het toernooi bij. Verzamel dan ook dieetwensen, wijs vrijwilligers toe en controleer of het aantal beschikbare tafels bij het format past.
Maak het wedstrijdschema uiterlijk 2 dagen van tevoren en print wedstrijdtafelflips en scoreborden. Houd een paar lege plekken of een reservelijst bij voor afmeldingen op de dag zelf.
Controleer materiaal en stroom tijdens de voorbereiding: netten, batjes, ballen, scoreborden, verlengkabels en stekkerdozen. Neem powerbanks en batterijlantaarns mee als wedstrijden of verlichting buiten doorgaan.
Plan de opbouw met voldoende tijd voor het openen van de locatie, het vrijmaken van het speelveld, het opstellen van tafels en het monteren van netten. Koel dranken pas nadat de speelopstelling staat en leg prijzen en medailles vóór de start klaar bij de inschrijvingstafel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een campingtafeltennistoernooi organiseren?: Begin minimaal 4 weken van tevoren met de datum, locatie en het toernooiformaat. Open de aanmeldingen daarna en rond de deelnemerslijst, het schema en de boodschappen uiterlijk 2 dagen voor het toernooi af.
Hoeveel tafeltennistafels heb ik nodig voor een campingtoernooi?: Dat hangt af van het aantal deelnemers en het format, maar plan per tafel meerdere wedstrijden achter elkaar in plaats van alle deelnemers tegelijk te laten spelen. Maak het schema pas definitief nadat je het aantal aanmeldingen en beschikbare tafels hebt gecontroleerd.
Wanneer maak ik het wedstrijdschema voor tafeltennis?: Maak het wedstrijdschema bij voorkeur 2 dagen voor de speeldag, wanneer de meeste aanmeldingen en afmeldingen bekend zijn. Print daarna de schema’s, wedstrijdtafelflips en scoreborden zodat je op locatie niet meer hoeft te improviseren.
Wat moet ik doen bij slecht weer tijdens een campingtafeltennistoernooi?: Controleer de weersverwachting minstens 24 uur vooraf en bepaal wanneer je een partytent of alternatieve speelplek gebruikt. Controleer op de dag zelf opnieuw of de locatie veilig en droog genoeg is voordat je tafels en elektrische aansluitingen opbouwt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.