Zo organiseer je een buurtpicknick zonder gedoe

Begin met de datum, locatie en toestemming voor het gebruik van de plek. Daarna regel je materialen, verstuur je uitnodigingen en verzamel je aanmeldingen en dieetwensen. Werk vervolgens toe naar een vast bezoekersaantal, een eenvoudige plattegrond en een boodschappenlijst. Op de dag zelf draait alles om koeling, opbouw en een buffet dat snel toegankelijk is. Controleer het weer uiterlijk een dag vooraf en houd een plan voor partytenten en natte spullen achter de hand.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Toestemming voor gebruik aanvragen
3
Reservering van materialen maken
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Programma en plattegrond maken
8
Weersverwachting controleren
9
Definitief aantal bezoekers bepalen
10
Dieetmaaltijden apart plannen
2 personen
11
Boodschappenlijst controleren
2 personen
12
Boodschappen doen
3 personen
13
Verse producten inkopen
2 personen
14
Materialen ophalen
2 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Fruit en groenten wassen
2 personen
17
Salades en dips voorbereiden
3 personen
18
Broodjes en beleg klaarzetten
2 personen
19
Hapjes voorbereiden
3 personen
20
Picknickmanden samenstellen
2 personen
21
Locatie inspecteren
2 personen
22
Partytenten opbouwen
4 personen
23
Tafels opstellen
3 personen
24
Stoelen en kleedjes plaatsen
3 personen
25
Buffet inrichten
3 personen
26
Drankenstation inrichten
2 personen
27
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
28
Afvalpunten plaatsen
2 personen
29
Versiering ophangen
2 personen
30
Spelmateriaal klaarzetten
2 personen
31
Geluidsinstallatie testen
2 personen

Event

32
Welkomsttafel bemannen
2 personen
33
Bezoekers verwelkomen
3 personen
34
Programma toelichten
35
Buffet openen
2 personen
36
Hapjes en eten serveren
4 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Buffet aanvullen
3 personen
39
Servies verzamelen
2 personen
40
Spelactiviteiten begeleiden
3 personen
41
Muziek verzorgen
42
Verlichting inschakelen
2 personen
43
Laatste ronde eten serveren
2 personen
44
Bezoekers naar vertrek begeleiden
2 personen

Nazorg

45
Eten en drinken opruimen
3 personen
46
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
47
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
48
Partytenten afbreken
4 personen
49
Servies afwassen
3 personen
50
Locatie schoonmaken
4 personen
51
Materialen terugbrengen
2 personen
52
Overgebleven eten verdelen
2 personen
53
Koelboxen en kratten reinigen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Picknickkleedjesaantal 12
Buffettafelsaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 100
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Kannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 6
Bloemvaasjesaantal 8

Sportmateriaal

Frisbeesaantal 4
Voetballenaantal 2
Badmintonsetsaantal 3
Picknickspellenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 6
Afwasbakkenaantal 3
Sponzenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 10
Handvegersaantal 2
Blikopenersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag toestemming en reserveer partytenten, klaptafels, stoelen en kleedjes zodra datum en locatie vaststaan; controleer ook of verlengkabels en stekkerdozen op de plek zijn toegestaan.
Stuur de uitnodigingen minimaal drie weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer zeven dagen voor de picknick. Dan kun je het aantal bezoekers, dieetmaaltijden, servies en zitplaatsen definitief maken.
Plan eten per onderdeel: bereid salades, dips en hapjes vooraf, maar koop verse producten pas één tot twee dagen van tevoren. Zet dieetmaaltijden apart en herkenbaar klaar om verwisselen te voorkomen.
Maak de plattegrond met aparte zones voor buffet, drank, afval en activiteiten. Plaats koelboxen en ijscontainers dichtbij het buffet, maar niet in de looproute; dat voorkomt wachtrijen en omgevallen bekers.
Laat de opbouw minstens twee uur voor aanvang beginnen: inspecteer de locatie, zet tenten en tafels neer, plaats kleedjes en stoelen en richt daarna het buffet in. Test een bluetoothspeaker en eventuele lichtslingers vóór de gasten komen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een buurtpicknick organiseren?: Begin vier tot zes weken vooraf met datum, locatie en toestemming. Verstuur de uitnodigingen minimaal drie weken voor de picknick en leg het definitieve aantal bezoekers zeven dagen vooraf vast.
Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een buurtpicknick?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en vul daarna per uur ongeveer één drankje aan. Koop voor het eten extra voor circa 10 procent boven het definitieve aantal aanmeldingen, met dieetmaaltijden apart gepland.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een buurtpicknick doen?: Houdbare boodschappen kun je twee tot drie dagen vooraf halen. Koop brood, fruit, groenten en andere verse producten één dag vooraf en koel de dranken uiterlijk de ochtend van de picknick.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een buurtpicknick op te bouwen?: Plan minimaal twee uur voor de opbouw en reserveer nog 30 minuten voor een laatste controle. Controleer tenten, tafels, buffet, afvalbakken, koeling en het activiteitenmateriaal voordat de eerste gasten arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.