Burendagpicknick organiseren: een praktische checklist

Een burendagpicknick lukt vooral als je vroeg duidelijkheid hebt over plaats, toestemming en het aantal deelnemers. Open de aanmeldingen zodra datum en locatie vaststaan en vraag meteen naar dieetwensen en hulp van buren. Controleer in de laatste week het weer, bevestig een schuilplek en leg afspraken met leveranciers opnieuw vast. De dag ervoor bereid je houdbare spullen en maaltijdonderdelen voor; op de dag zelf richt je tafels, stoelen, buffet en bewegwijzering in.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Vergunning of toestemming regelen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Alternatieve schuilplek bevestigen
Definitieve gastenlijst maken
Leveranciersafspraken bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Koelboxen reinigen
2 personen
Servies controleren
2 personen
Tafels en stoelen controleren
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Muziek afspeellijst maken
Naamkaartjes schrijven
2 personen
Routebordjes maken
2 personen
Maaltijdonderdelen voorbereiden
4 personen
Groenten wassen en snijden
3 personen
Salades bereiden
3 personen
Brood en beleg klaarzetten
2 personen
Fruit wassen en portioneren
2 personen
Desserts portioneren
2 personen
Dranken koelen
3 personen
Picknickmanden vullen
2 personen
Transport naar locatie laden
4 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen neerzetten
4 personen
Picknickkleedjes uitleggen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Lichtjes ophangen
3 personen
Muziek aansluiten
2 personen
Buffettafels inrichten
4 personen
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
Afvalpunten inrichten
2 personen
Welkomsttafel klaarzetten
2 personen

Event

Gasten verwelkomen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamstickers uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Buffet openen
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffet bijvullen
4 personen
Dieetgerechten aanwijzen
2 personen
Koffie en thee schenken
3 personen
Spelmaterialen uitdelen
2 personen
Kinderspellen begeleiden
3 personen
Buurtquiz begeleiden
2 personen
Muziekprogramma verzorgen
Dessert serveren
3 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Eten en drinken afdekken
3 personen
Servies verzamelen
4 personen
Afval scheiden
4 personen
Tafels en stoelen afruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Muziekapparatuur uitschakelen
2 personen
Locatie schoon opleveren
5 personen
Materialen terugladen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Overgebleven eten controleren
2 personen
Houdbaar eten opbergen
2 personen
Retourmaterialen verzamelen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Locatiefoto's verwijderen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Biertafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 60
Picknickkleedjesaantal 12
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 8
Klaptafelsaantal 2
Parasolsaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Messenaantal 70
Vorkenaantal 70
Lepelsaantal 70
Opscheplepelsaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 9
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 50
Bloemvaasjesaantal 10
Kunstbloemenaantal 20
Naamkaartjesaantal 60
Stoepbord
Routebordjesaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Lichtnettenaantal 4
Microfoon
Oplaadbare batterijenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Broodmandenaantal 4
Flessenopenersaantal 3

Verlichting

Ledlantaarnsaantal 8
Tafellampenaantal 6
Ledkaarsenaantal 24
Batterijlantaarnsaantal 4

Sportmateriaal

Voetballenaantal 2
Frisbeesaantal 4
Badmintonsetsaantal 3
Springtouwenaantal 6
Houten spelsetsaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Handvegersaantal 2
Blikvegersaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2
Herbruikbare poetsdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag uiterlijk twee weken vooraf om aanmeldingen en dieetwensen. Zo kun je het aantal herbruikbare borden, kommen, glazen en bestek controleren zonder op het laatste moment bij te kopen.
Maak één week vooraf een indeling voor vrijwilligers met aparte taken voor opbouw, buffet, drank, ontvangst en opruimen. Zet ook vast wie de routebordjes en het stoepbord plaatst.
Controleer 48 uur vooraf de weersverwachting en bevestig de alternatieve schuilplek. Partytenten, parasols en picknickkleedjes zijn geen vervanging voor een plan bij langdurige regen.
Bereid de maaltijd zoveel mogelijk de dag ervoor voor: was en snijd groenten, maak salades en zet brood en beleg klaar. Bewaar gekoelde onderdelen in gereinigde koelboxen en houdbare voorraad apart.
Test op de ochtend zelf de bluetoothspeaker, verlengsnoeren, stekkerdozen en lichtnetten. Zet thermoskannen en waterkokers op een veilige plek en controleer vóór de ontvangst of alle tafels en stoelen stabiel staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een burendagpicknick organiseren?: Begin minimaal vier weken vooraf met datum, locatie en toestemming. Open daarna de aanmeldingen en maak ongeveer één week voor de picknick de definitieve gastenlijst.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een burendagpicknick doen?: Doe houdbare boodschappen twee tot drie dagen vooraf en haal verse producten één dag vooraf. Bereid salades en gesneden groenten de dag ervoor, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft klaar te zetten.
Hoeveel stoelen en servies heb ik nodig voor een burendagpicknick?: Reken per aangemelde gast op één stoel of zitplek en één bord, kom, glas, mes, vork en lepel. Tel voor vrijwilligers en onverwachte gasten 5 tot 10 procent extra mee als je die ruimte hebt.
Wat doe ik bij regen tijdens een burendagpicknick?: Bevestig uiterlijk 48 uur vooraf een schuilplek en spreek af wanneer je definitief verhuist, bijvoorbeeld bij een slechte verwachting vanaf de ochtend. Zet partytenten of parasols klaar, maar vertrouw bij langdurige regen op de alternatieve binnenlocatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.