Zo organiseer je een boekenbeurs zonder chaos

Begin met de zaal, datum en deelnemers: zonder vaste ruimte en duidelijke inlevervoorwaarden loopt de rest snel door elkaar. Laat verkopers zich aanmelden, wijs vooraf tafelnummers toe en leg vast hoe boeken worden aangeleverd, geprijsd en afgerekend. Werk daarna per tafel en registreer elk verkoopboek voordat je de beurs opent. Op de dag zelf heb je vooral tijd nodig voor de opbouw, de kassa en het uitstallen van de boeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaal reserveren
2
Evenementdatum bevestigen
3
Deelnemersformulier maken
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Inlevervoorwaarden versturen
7
Tafelnummers toewijzen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemerslijst afdrukken
10
Verkoopvoorwaarden afdrukken
11
Prijslabels voorbereiden
2 personen
12
Boeken sorteren
4 personen
13
Boeken prijzen
3 personen
14
Verkoopboeken registreren
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Contant geld wisselen
17
Boeken per tafel klaarzetten
4 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Locatiesleutels ophalen
20
Zaal openen
2 personen
21
Tafels opstellen
4 personen
22
Stoelen plaatsen
2 personen
23
Boekenkramen opbouwen
4 personen
24
Boeken uitstallen
6 personen
25
Tafelnummers ophangen
2 personen
26
Prijsborden plaatsen
2 personen
27
Ingang bewegwijzeren
2 personen
28
Kassa inrichten
2 personen
29
Betaalapparaat testen
30
Koffiepunt inrichten
2 personen
31
Dranken klaarzetten
2 personen
32
Infotafel inrichten
33
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

34
Bezoekers ontvangen
3 personen
35
Kassa bemannen
2 personen
36
Verkopers verwelkomen
2 personen
37
Boekentafels controleren
2 personen
38
Koffie serveren
2 personen
39
Hapjes serveren
2 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Afvalbakken legen
2 personen
42
Gevonden voorwerpen bewaren
43
Laatste verkopen verwerken
2 personen
44
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

45
Boeken inpakken
4 personen
46
Onverkochte boeken verzamelen
4 personen
47
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
48
Koffiepunt opruimen
2 personen
49
Servies afwassen
2 personen
50
Afval verzamelen
2 personen
51
Zaal schoonmaken
3 personen
52
Materialen controleren
2 personen
53
Geleende materialen retourneren
2 personen
54
Verkoopopbrengst afrekenen
2 personen
55
Verkopers informeren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 20
Stoelenaantal 35
Boekenkramenaantal 8
Kassatafel
Krukkenaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Presentatie

Verkoopboekenaantal 500
Boekenkistenaantal 12
Boekstandaardsaantal 20
Tafelnummersaantal 20
Prijskaartjesaantal 600
Informatiebordenaantal 6
Plakbandrollenaantal 6
Schrijfblokkenaantal 4
Pennenaantal 20
Stiftenaantal 12

Kassa

Kassabox
Betaalterminal
Pinbonrollenaantal 4
Kassabonnenaantal 2
Geldtelbakjesaantal 2

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 3

Servies

Koffiekannenaantal 3
Koffiekopjesaantal 50
Glazenaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 2
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2

Verlichting

Bureaulampenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de inlevervoorwaarden uiterlijk 2 weken vooraf. Vermeld daarin wanneer en waar boeken worden afgegeven, hoeveel boeken iemand mag meenemen en of prijzen vooraf op de boeken moeten staan.
Plan de tafelindeling voordat je boeken sorteert. Wijs iedere deelnemer een tafelnummer toe en hang die nummers op; zo hoef je op de dag zelf niet met losse stapels te zoeken.
Maak prijslabels voordat de boeken binnenkomen. Noteer per boek minimaal titel, prijs en verkopersnummer, zodat je bij de kassa kunt achterhalen wie de opbrengst krijgt.
Registreer verkoopboeken tijdens het prijzen, niet pas na afloop. Houd per deelnemer een lijst bij en gebruik een aparte kassatafel met kassabox, betaalterminal en wisselgeld.
Reserveer voor de opbouw minstens 2 uur. Zet eerst tafels, stoelen en boekenkramen neer, haal daarna de boeken per tafel uit de kisten en controleer vóór opening de drank, stroom en kassa.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een boekenbeurs organiseren?: Leg de zaal en datum minstens 6 weken vooraf vast. Verstuur het deelnemersformulier en de uitnodiging ongeveer 4 weken vooraf, zodat je nog tijd hebt om tafelnummers en de zaalindeling te maken.
Hoeveel boeken kan één deelnemer meenemen naar een boekenbeurs?: Dat hangt af van het aantal beschikbare tafels en je tafelindeling. Bepaal uiterlijk 4 weken vooraf een maximum per deelnemer en vermeld dit samen met de inlevervoorwaarden.
Hoe prijs je boeken voor een boekenbeurs?: Plan het prijzen en registreren 1 tot 2 weken voor de beurs, zodra de meeste boeken binnen zijn. Gebruik duidelijke prijskaartjes en noteer ieder verkoopboek op naam van de deelnemer.
Hoeveel tijd heb je nodig om een boekenbeurs op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, boekenkramen, tafelnummers en de kassa. Plan daarnaast 30 minuten voor het uitstallen en een laatste controle van prijzen en betaalmiddelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.