Zo organiseer je een bingoavond zonder last-minute gedoe

Begin ongeveer vier weken vooraf met de locatie, uitnodigingen en het bingomateriaal. Verwerk aanmeldingen meteen, zodat je het aantal bingokaarten, stoelen, drankjes en hapjes kunt bepalen. Regel dieetwensen uiterlijk een week van tevoren en koop prijzen en boodschappen daarna gericht in. Op de dag zelf werk je van zaalopstelling naar registratie, speluitleg en catering. Controleer vóór binnenkomst van de deelnemers vooral de bingomolen, microfoon, luidspreker en bingokaarten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Deelnemerslijst bevestigen
5
Locatie en zaal reserveren
6
Bingomateriaal reserveren
7
Bingoprijzen inkopen
2 personen
8
Bingokaarten voorbereiden
2 personen
9
Spelregels afdrukken
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Herbruikbare spullen verzamelen
2 personen
12
Bingomachine controleren
13
Prijzen sorteren
2 personen
14
Kassa en wisselgeld voorbereiden
15
Dranken koud zetten
2 personen
16
Hapjes voorbereiden
3 personen
17
Dieetproducten apart zetten
18
Zaal schoonmaken
3 personen
19
Tafels opstellen
3 personen
20
Stoelen plaatsen
3 personen
21
Registratietafel inrichten
22
Prijzentafel inrichten
2 personen
23
Bingokaarten klaarleggen
2 personen
24
Versiering ophangen
2 personen
25
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
26
Microfoon en geluid testen
2 personen
27
Verlichting controleren

Event

28
Gasten ontvangen
3 personen
29
Aanwezigheid registreren
2 personen
30
Spelregels uitleggen
31
Koffie en thee serveren
3 personen
32
Eerste bingoronde draaien
2 personen
33
Bingowinnaars controleren
2 personen
34
Prijzen uitreiken
2 personen
35
Hapjes serveren
3 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Volgende bingorondes draaien
2 personen
38
Vragen van deelnemers beantwoorden
39
Laatste ronde aankondigen
40
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

41
Bingokaarten en fiches verzamelen
2 personen
42
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
43
Servies afwassen
3 personen
44
Zaal schoonmaken
3 personen
45
Afval sorteren en wegbrengen
2 personen
46
Bingomateriaal tellen
47
Geleende spullen retourneren
2 personen
48
Gevonden voorwerpen afhandelen
49
Kas en betalingen controleren
2 personen
50
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Registratietafel
Prijzentafel
Kapstokaantal 2

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 70
Drinkglazenaantal 70
Gebaksbordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Schenkkannenaantal 4
Koelboxenaantal 3

Apparatuur

Bingomolen
Bingoballemmensetsaantal 2
Bingofichesaantal 500
Draadloze microfoon
Luidspreker
Laptop
Printer
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Kantoor

Bingokaartenaantal 150
Pennensetsaantal 10
Clipboardsaantal 4
Kassa
Wisselgeldbakje

Decoratie

Bingo-vlaggenlijnaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Prijslintjesaantal 20

Verlichting

Tafellampenaantal 6
Lichtkabelsaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de zaalopstelling vóór je de tafels en stoelen plaatst. Houd een aparte registratietafel vrij en zet de prijzentafel zo neer dat winnaars hun prijs zonder onderbreking kunnen meenemen.
Maak voor elke deelnemer een bingokaart en leg extra kaarten, fiches en pennen klaar. Reken op minstens 5 procent reserve, zodat een zoekgeraakte kaart of een last-minute deelnemer het spel niet stillegt.
Test de bingomolen en geluidsinstallatie uiterlijk één uur voor aanvang. Controleer ook verlengsnoeren en stekkerdozen; juist die worden vaak pas ontdekt wanneer de zaal al volloopt.
Sorteer de bingoprijzen vóór de eerste ronde en leg ze in speelvolgorde op de prijzentafel. Noteer bij meerdere rondes welke prijs bij welke ronde hoort, zodat de uitgifte niet tussen de trekkingen door moet worden uitgezocht.
Zet dieetproducten apart en label ze duidelijk voordat de hapjes en dranken op tafel komen. Laat de deelnemerslijst bij de registratie controleren en sluit wijzigingen uiterlijk 15 minuten na binnenkomst af.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bingoavond organiseren?: Reserveer de zaal en het bingomateriaal ongeveer 4 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de deelnemerslijst bij voorkeur 7 dagen voor de avond, zodat je kaarten, stoelen en catering kunt afstemmen.
Hoeveel bingokaarten heb ik nodig voor een bingoavond?: Maak één kaart per deelnemer en leg ongeveer 5 procent extra klaar. Bij 40 deelnemers betekent dat 42 kaarten; zo kun je een beschadigde kaart vervangen of nog iemand toelaten.
Wanneer moet ik prijzen en boodschappen voor bingo kopen?: Koop de bingoprijzen en houdbare boodschappen 5 tot 7 dagen vooraf. Haal gekoelde dranken en verse hapjes op de dag zelf of zet ze maximaal enkele uren voor aanvang koud.
Hoe vroeg moet je klaar zijn voor een bingoavond?: Zorg dat de zaal 2 uur voor aanvang beschikbaar is. Gebruik het eerste uur voor schoonmaken, tafels, stoelen en registratie; reserveer het laatste uur voor techniek, kaarten, prijzen, dranken en een volledige geluidscheck.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.