Organiser une soirée bingo : le mode d’emploi

Une soirée bingo se prépare surtout dans le bon ordre : confirmer les participants, réserver la salle et sécuriser le matériel avant de penser à la décoration. Prévoyez ensuite les cartons, les lots, les boissons et les en-cas, puis gardez assez de temps pour installer les tables et tester le son. Les oublis les plus fréquents concernent la monnaie, les besoins alimentaires et les équipements électriques. Ce plan vous aide à tout vérifier avant l’arrivée des joueurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Confirmer la liste des participants
5
Réserver le lieu et la salle
6
Réserver le matériel de bingo
7
Acheter des lots de bingo
2 personnes
8
Préparer les cartes de bingo
2 personnes
9
Imprimer les règles du jeu
10
Faire les courses
2 personnes
11
Rassembler les objets réutilisables
2 personnes
12
Vérifier la machine de bingo
13
Trier les prix
2 personnes
14
Préparer la caisse et la monnaie
15
Mettre les boissons au frais
2 personnes
16
Préparer les en-cas
3 personnes
17
Mettre de côté les produits diététiques
18
Nettoyer la salle
3 personnes
19
Installer les tables
3 personnes
20
Installer les chaises
3 personnes
21
Installer la table d'inscription
22
Mettre en place la table des prix
2 personnes
23
Préparer les cartons de bingo
2 personnes
24
Suspendre la décoration
2 personnes
25
Raccorder la sonorisation
2 personnes
26
Tester le micro et le son
2 personnes
27
Vérifier l'éclairage

Événement

28
Accueillir les invités
3 personnes
29
Enregistrer la présence
2 personnes
30
Expliquer les règles du jeu
31
Servir le café et le thé
3 personnes
32
Lancer le premier tour de bingo
2 personnes
33
Vérifier les gagnants du bingo
2 personnes
34
Remettre les prix
2 personnes
35
Servir des amuse-bouches
3 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Lancer les tours de bingo suivants
2 personnes
38
Répondre aux questions des participants
39
Annoncer le dernier tour
40
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

41
Rassembler les cartes de bingo et les jetons
2 personnes
42
Démonter les tables et les chaises
3 personnes
43
Faire la vaisselle
3 personnes
44
Nettoyer la salle
3 personnes
45
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
46
Compter le matériel de bingo
47
Rendre les articles empruntés
2 personnes
48
Gérer les objets trouvés
49
Vérifier la caisse et les paiements
2 personnes
50
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Table d'inscription
Table des prix
Porte-manteauqté 2

Vaisselle

Mugs réutilisablesqté 70
Verres à boireqté 70
Assiettes à gâteauqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Carafesqté 4
Glacièresqté 3

Équipement

Boule de bingo
Sets de balles de bingoqté 2
Fiches de bingoqté 500
Micro sans fil
Haut-parleur
Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Bureau

Cartes de bingoqté 150
Sets de stylosqté 10
Presse-papiersqté 4
Caisse
Petit bac à monnaie

Décoration

Guirlande fanion bingoqté 4
Nappesqté 8
Étiquettes de prixqté 20

Éclairage

Lampes de tableqté 6
Câbles d'éclairageqté 2

Nettoyage

Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Balai et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations au moins trois semaines avant la soirée et fixez une date limite d’inscription. Demandez dès ce moment les allergies, régimes particuliers et besoins alimentaires afin de prévoir les produits adaptés.
Réservez la salle et le matériel de bingo dès que la date est choisie. Vérifiez notamment la boule, les jeux de boules, les cartons, le micro et le haut-parleur : un appareil manquant peut bloquer toute la partie.
Préparez les lots et les cartons plusieurs jours à l’avance, puis triez les prix par manche. Imprimez aussi les règles du jeu et prévoyez quelques stylos supplémentaires pour éviter les interruptions à la table d’inscription.
Gardez au moins deux heures avant l’accueil pour nettoyer la salle, installer les tables, les chaises, la table d’inscription et la table des prix. Testez le son, l’ordinateur et l’imprimante avant de mettre les boissons au frais.
Préparez la caisse et la monnaie avant le jour J, même si les participations sont déjà enregistrées. Disposez séparément les boissons, les en-cas, les produits diététiques et la vaisselle pour que le service ne gêne pas les annonces du bingo.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée bingo ?: Commencez environ trois semaines avant la date pour envoyer les invitations et réserver la salle. Gardez les deux ou trois derniers jours pour préparer les cartons, trier les lots et confirmer la liste des participants.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une soirée bingo ?: Prévoyez au moins deux heures avant l’arrivée des invités. Ce délai couvre l’installation des tables et des chaises, la mise en place des deux tables d’accueil et de prix, ainsi que le test du micro et du haut-parleur.
Combien de cartons de bingo faut-il préparer par personne ?: Préparez au minimum un carton par participant confirmé, puis ajoutez 10 % de réserve. Pour 30 joueurs, cela représente 33 cartons afin de remplacer un carton perdu ou d’accueillir une inscription tardive.
Quand faut-il acheter les lots et les boissons pour une soirée bingo ?: Achetez les lots environ une semaine avant et vérifiez qu’ils correspondent au nombre de manches prévu. Mettez les boissons au frais le jour même, idéalement deux à trois heures avant le début de la soirée.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.