Checklist voor een Bevrijdingswandeling organiseren

Een Bevrijdingswandeling vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route uitzetten. Je regelt ook toegankelijkheid, vergunningen, verkeersbegeleiding, rustpunten en een duidelijk herdenkingsmoment. Begin minstens acht weken vooraf met route, locaties en meldingen; daarna volgen inschrijvingen, vrijwilligers en materiaal. Op de dag zelf draait alles om een geopende startlocatie, zichtbare routeaanduiding en een team dat weet wat er bij vertraging, slecht weer of een calamiteit moet gebeuren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en afstand vaststellen
2 personen
Start- en eindlocatie reserveren
Route controleren op toegankelijkheid
2 personen
Vergunningen en meldingen regelen
Rustpunten langs de route bepalen
2 personen
Veiligheids- en calamiteitenplan maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Vrijwilligers werven
2 personen
Routekaart laten drukken
Herdenkingsmoment voorbereiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Verkeersbegeleiders instrueren
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Routepijlen en borden controleren
2 personen
Deelnemerslijst en polsbandjes klaarleggen
2 personen

Event

Startlocatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Routepijlen en informatieborden plaatsen
4 personen
Rustpunten inrichten
4 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanmeldingen afvinken
3 personen
Route en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
Wandeling begeleiden
6 personen
Verkeerspunten bemannen
4 personen
Rustpunten bemannen
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Herdenkingsmoment begeleiden
3 personen
Avondprogramma aankondigen
Koffie en thee serveren
3 personen
Muziek afspelen
Afval en lege verpakkingen verzamelen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Routepijlen en borden verwijderen
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies en materialen schoonmaken
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Locatie schoon opleveren
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Deelnemersbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoon
Powerbanksaantal 4
Megafoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Led-lichtsnoerenaantal 6
Led-lantaarnsaantal 10

Decoratie

Nederlandse vlaggenaantal 12
Oranje vlaggetjesaantal 8
Bloemstukkenaantal 3

Sportmateriaal

Reflecterende hesjesaantal 12
Routepijlenaantal 35
Informatiebordenaantal 8
Wegafzethekkenaantal 6
Pionnenaantal 20
Klembordenaantal 4
Stappentellersaantal 4
Paraplu'saantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezem en blikaantal 3
Emmersaantal 4
EHBO-kitsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route, afstand en start- en eindlocatie uiterlijk acht weken vooraf vast. Controleer de route daarna lopend op toegankelijkheid, smalle doorgangen, rustplekken en mogelijke omleidingen.
Regel vergunningen en meldingen voordat je uitnodigingen verstuurt. Neem in je veiligheidsplan ook verkeersbegeleiders, wegafzethekken, pionnen en een alternatief bij slecht weer op.
Open het aanmeldformulier zes weken vooraf en verzamel meteen dieetwensen en eventuele toegankelijkheidsvragen. Sluit de inschrijving enkele dagen voor de wandeling, zodat je deelnemerslijst, polsbandjes en catering kunt voorbereiden.
Plan per rustpunt een concrete bezetting en controleer de voorraad voor koffie, water en andere verzorging. Zet thermoskannen, koelboxen, bekers en serveermateriaal niet pas op de ochtend zelf klaar.
Maak de route zichtbaar vanaf de start tot het eindpunt: controleer alle routepijlen en informatieborden de dag ervoor en plaats ze vóór de eerste deelnemers vertrekken. Leg daarnaast reflecterende hesjes en powerbanks bij de coördinatiepost.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een Bevrijdingswandeling organiseren?: Begin minimaal acht weken vooraf met de route, start- en eindlocatie, toegankelijkheidscontrole en vergunningen of meldingen. Open de inschrijving ongeveer zes weken vooraf en maak de definitieve vrijwilligersindeling enkele dagen voor de wandeling.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Bevrijdingswandeling?: Reken naast een coördinator op minimaal één vrijwilliger bij de inschrijftafel, één begeleider per rustpunt en voldoende verkeersbegeleiders voor onveilige oversteekplaatsen. Maak de definitieve indeling zodra het deelnemersaantal bekend is, uiterlijk drie dagen vooraf.
Wat moet ik doen bij slecht weer tijdens een Bevrijdingswandeling?: Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw op de ochtend zelf. Leg minstens één alternatief rustpunt of schuilmoment vast en zorg dat paraplu's, partytenten, led-lantaarns en een bereikbaar calamiteitenteam beschikbaar zijn.
Wanneer plaats ik routepijlen en informatieborden?: Controleer alle pijlen en borden de dag vóór de wandeling en plaats ze op de ochtend zelf vóór de startlocatie opent. Laat daarna een vrijwilliger de route nalopen, zodat ontbrekende of verschoven markeringen vóór vertrek worden hersteld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.