Zo organiseer je een Bevrijdingsfietstocht

Een Bevrijdingsfietstocht organiseren begint niet bij de catering, maar bij datum, route en veiligheid. Leg eerst startlocatie en rustpunt vast en controleer daarna vergunningen, wegwerkzaamheden en omleidingen. Werk vervolgens de routekaart en het GPX-bestand uit, publiceer de tocht en verwerk aanmeldingen en dieetwensen. In de laatste weken regel je routebordjes, verkeersposten, vrijwilligers, fietscontrole en catering. Op de dag zelf moeten materiaal, drank, fietsen en communicatie per onderdeel klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Startlocatie reserveren
3
Rustpunt reserveren
4
Vergunningen controleren
5
Route op veiligheid controleren
2 personen
6
Omleidingen en wegwerkzaamheden checken
7
Routekaart en GPX-bestand maken
2 personen
8
Fietstocht online publiceren
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Deelnemerslijst bijwerken
13
Routebordjes ontwerpen
14
Routebordjes laten afdrukken
15
Polsbandjes en nummers voorbereiden
2 personen
16
Vrijwilligers instrueren
2 personen
17
Fietscontrolepost plannen
18
Verkeersposten indelen
2 personen
19
Catering bestellen
20
Materialen controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Fietsen en gereedschap klaarzetten
2 personen
24
Routebordjes sorteren
2 personen

Event

25
Startterrein inrichten
4 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
27
Registratietafel inrichten
2 personen
28
Fietscontrolepost opbouwen
2 personen
29
Routebordjes plaatsen
4 personen
30
Rustpunt opbouwen
3 personen
31
Koffie en thee bereiden
2 personen
32
Startpakketten klaarleggen
2 personen
33
Deelnemers registreren
3 personen
34
Fietsen technisch controleren
2 personen
35
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
36
Groepen laten vertrekken
3 personen
37
Verkeersposten bemannen
4 personen
38
Achterrijder begeleiden
2 personen
39
Rustpunt bemannen
3 personen
40
Dranken en snacks serveren
3 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Aankomst registreren
2 personen
43
Hapjes serveren
3 personen
44
Muziek en microfoon bedienen
45
Herinneringsmoment begeleiden
2 personen
46
Dranken bij het eindpunt aanvullen
2 personen
47
Deelnemers naar huis verwijzen
2 personen

Nazorg

48
Routebordjes verwijderen
4 personen
49
Fietsen en gereedschap opruimen
2 personen
50
Servies afwassen
3 personen
51
Afval verzamelen en sorteren
3 personen
52
Startterrein schoonmaken
4 personen
53
Rustpunt schoonmaken
2 personen
54
Materialen terugbrengen
2 personen
55
Koelboxen leegmaken en reinigen
2 personen
56
Overgebleven boodschappen opbergen
57
Routecontrole na afloop uitvoeren
2 personen
58
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Acculampenaantal 8
Mobiele speaker
Draadloze microfoon
Oplaadbare portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4

Sportmateriaal

Reservefietsenaantal 2
Fietspompenaantal 4
Multitoolsaantal 4
Bandenplaksetsaantal 6
Reservebinnenbandenaantal 12
Fietsstandaardsaantal 4
Veiligheidshesjesaantal 16
Fietshelmenaantal 6
Fietsslotenaantal 10
Reflecterende armbandenaantal 120
Startnummersaantal 120
Polsbandjesaantal 120
Routekaartenaantal 140
GPS-apparatenaantal 4

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 10
Batterijlampjesaantal 20

Decoratie

Nederlandse vlaggenaantal 12
Bevrijdingsvlaggenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 8
Routepijlenaantal 80
Startboog
Herdenkingskaarsenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Thermosflessenaantal 10
Waterkannenaantal 6
Tangenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Handdoekenaantal 12

Schoonmaak

Afvalgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Blarenpleistersaantal 40
Zonnebranddispensersaantal 3
Toiletpapierhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de route niet alleen op papier: fiets het volledige traject vooraf en noteer kruisingen, smalle stukken, onverharde delen en plekken waar een verkeerspost nodig is. Check de route opnieuw in de week voor vertrek op wegwerkzaamheden en omleidingen.
Maak de deelnemersinformatie uiterlijk twee weken voor de tocht definitief. Vermeld startuur, vertrekvolgorde, routekaart, GPX-bestand, rustpunt, contactnummer en wat deelnemers zelf aan hun fiets en kleding moeten meenemen.
Plan vrijwilligers per taak en tijdstip, niet alleen per locatie. Geef verkeersposten, fietscontrole en startterrein vooraf een korte instructie en zorg dat zij via oplaadbare portofoons kunnen communiceren.
Leg routebordjes per routekilometer of kruispunt in volgorde klaar. Neem op de dag zelf extra bordjes, reflecterende armbanden, veiligheidshesjes en een reparatieset mee; juist ontbrekende markering en lekke banden veroorzaken vaak vertraging.
Koel dranken minstens enkele uren voor de start en stem catering af op het actuele aantal aanmeldingen en dieetwensen. Zet thermoskannen, herbruikbare bekers, afvalbakken en tafels op het rustpunt klaar voordat de eerste groep arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Bevrijdingsfietstocht organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, startlocatie en rustpunt. Controleer vergunningen direct daarna, zodat je nog tijd hebt om route of planning aan te passen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Bevrijdingsfietstocht?: Reken minimaal één vrijwilliger per verkeerspost, plus aparte mensen voor start, rustpunt, fietscontrole en routebegeleiding. Voor een tocht met meerdere kruisingen is een eerste indeling 6 tot 10 weken vooraf verstandig.
Wanneer moet ik de route van een fietstocht controleren?: Fiets de route uiterlijk 3 weken voor vertrek volledig na en controleer haar nogmaals 3 tot 5 dagen vooraf. Kijk dan specifiek naar wegwerkzaamheden, omleidingen, gevaarlijke kruisingen en ontbrekende routebordjes.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een Bevrijdingsfietstocht?: Plan voor het eerste uur ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en vul dat aan op basis van afstand, temperatuur en een rustpunt. Koel de drank enkele uren vooraf en houd een reservevoorraad apart.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.