Checklist voor een goed georganiseerde benefietpicknick

Een benefietpicknick vraagt om meer voorbereiding dan alleen eten en dekens meenemen. Je regelt vooraf een locatie, programma, doelbedrag, aanmeldingen en een duidelijke donatieprocedure. Op de dag zelf moeten vrijwilligers weten waar ze staan, terwijl eten, drank, tenten en bewegwijzering op tijd klaarstaan. Gebruik deze checklist om de voorbereiding in de juiste volgorde te doorlopen en voorkom dat dieetwensen, koelruimte of een plan voor regen pas op het laatste moment aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Datum en programma vastleggen
2 personen
Begroting en doelbedrag bepalen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Donatieprocedure bepalen
2 personen
Weersverwachting controleren
Leveringen bevestigen
Boodschappen doen
3 personen
Boodschappen controleren
2 personen
Groenten en fruit wassen
3 personen
Salades voorbereiden
4 personen
Brood en beleg klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Route- en parkeerborden plaatsen
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Donatiepunt inrichten
2 personen
Eten en servies klaarzetten
4 personen

Event

Vrijwilligers instrueren
2 personen
Gasten verwelkomen
3 personen
Donaties registreren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval en tafels controleren
2 personen
Laatste donaties verwerken
2 personen
Buffet afsluiten
3 personen

Nazorg

Eten veilig verpakken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen retourneren
2 personen
Donaties veilig overmaken
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Tafelkledenaantal 10
Picknickdekensaantal 15

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare glazenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Schenkkanenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Opscheplepelsaantal 10
Saladekommenaantal 8
Serveerschalenaantal 10
Thermoskannenaantal 6

Catering

Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Broodmandenaantal 6
Waterdispensersaantal 2
Boodschappen

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafeldecoratiesaantal 10
Informatiebordenaantal 4
Donatieboxenaantal 2
QR-codebordenaantal 3
Pijlbordenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8

Sportmateriaal

Frisbeesaantal 6
Picknickspellenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilset
Handzeepdispensersaantal 4
Handdesinfectiehoudersaantal 4

Tips

Leg het doelbedrag en de donatieprocedure vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld bij de aanmelding hoe en wanneer bezoekers kunnen doneren, zodat het donatiepunt op de dag zelf geen losse afspraak blijft.
Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding en controleer ze opnieuw voordat je salades, brood en beleg klaarzet. Houd allergenen apart en wijs één vrijwilliger aan die vragen over het eten kan beantwoorden.
Plan de opbouw ruim vóór de ontvangst van bezoekers: reken minimaal 90 minuten voor partytenten, tafels, stoelen, buffet, drankpunt en donatiepunt. Controleer vooraf ook verlengkabels, stekkerdozen en de stroomroute voor koffiezetapparaten en speakers.
Zet drank niet pas bij aanvang koud. Gebruik koelboxen met koelelementen en reserveer per bezoeker minstens 0,75 liter water; vul waterdispensers bij zodra ze halfleeg zijn.
Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 6 uur voor de start. Leg bij regen vooraf vast waar tenten komen, hoe je tafelkleden en informatieborden vastzet en wie de bezoekers naar een beschutte plek verwijst.

Veelgestelde vragen

Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een benefietpicknick?: Reken op 1 vrijwilliger per 10 tot 15 bezoekers, met minimaal 4 mensen voor ontvangst, buffet, donatiepunt en opruimen. Plan daarnaast één coördinator die tijdens de hele picknick aanspreekbaar is.
Wanneer moet je een benefietpicknick organiseren en uitnodigingen versturen?: Reserveer de locatie en leg datum en programma minimaal 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen vervolgens uiterlijk 4 weken voor de picknick, zodat je aanmeldingen en dieetwensen op tijd kunt verwerken.
Hoeveel drinken heb je nodig voor een benefietpicknick?: Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon; daarna ongeveer 1 drankje per uur. Plan daarnaast minimaal 0,75 liter water per bezoeker voor de volledige picknick en houd extra voorraad achter de hand bij warm weer.
Hoe lang duurt de opbouw van een benefietpicknick?: Plan minimaal 90 minuten voor de opbouw en trek nog 30 minuten uit voor controle en instructie van vrijwilligers. Zet buffet, drankpunt, donatieboxen en informatieborden uiterlijk 15 minuten voor ontvangst volledig klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.