Checklist voor een goed georganiseerde benefietfietstocht

Een benefietfietstocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route uitzetten. Je regelt tegelijk de samenwerking met het goede doel, toestemming voor de route, deelnemersregistratie, vrijwilligers en ondersteuning onderweg. Begin met datum, route en startlocatie en werk daarna toe naar inschrijving, sponsoring en de praktische uitvoering. Plan een fysieke verkenning van de route en controleer materiaal uiterlijk in de laatste week, zodat je op de dag zelf niet nog naar routepijlen, fietsgereedschap of verlengkabels hoeft te zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Goede doel bevestigen
2 personen
Startlocatie reserveren
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Route digitaal uitwerken
2 personen
Route fysiek voorrijden
2 personen
Rustplaats reserveren
Catering reserveren
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Sponsorpakketten versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Routekaarten afdrukken
2 personen
Sponsorlogo's verzamelen
Borden laten afdrukken
Fietsnummers maken
2 personen
Polsbandjes sorteren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Fietsen en gereedschap controleren
2 personen
Routeborden bundelen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen

Event

Startterrein markeren
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Routeborden plaatsen
4 personen
Rustpunt inrichten
3 personen
Eet- en drinkpunten inrichten
3 personen
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
Inschrijftafel bemannen
3 personen
Deelnemers aanmelden
3 personen
Fietsnummers uitdelen
2 personen
Route en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
Start van de fietstocht begeleiden
4 personen
Verkeerspunten bemannen
6 personen
Rijdende begeleiding uitvoeren
2 personen
Rustpunt bemannen
3 personen
Water en fruit uitdelen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Routeborden controleren
2 personen
Finish begeleiden
4 personen
Deelnemers afmelden
2 personen
Fietsenstalling begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Donatiebox beheren
2 personen
Bedankmoment verzorgen
2 personen
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
Routeborden verwijderen
3 personen

Nazorg

Buffet opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Routegegevens archiveren
Donaties administratief verwerken
2 personen
Bedankbericht versturen
2 personen
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Sportmateriaal

Fietsnummersaantal 100
Veiligheidshesjesaantal 20
Routepijlenaantal 35
Kegelsaantal 20
Pompaantal 2
Bandenplaksetsaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 12
Fietsgereedschapsetsaantal 3
Spanbandenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Catering

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Buffetwarmhoudersaantal 4
Boodschappen

Apparatuur

Waterkokersaantal 3
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Handmegafoon
Powerbanksaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Portofoonsaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Decoratie

Startboog
Tafelkledenaantal 10
Vlaggenlijnenaantal 6
Sponsorpostersaantal 20
Banners voor goede doelaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Scharenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Voedselbakkenaantal 12
Kassaladesaantal 2
Donatieboxenaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Handdoekenaantal 20
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Toiletemmersaantal 2

Tips

Rijd de volledige route minstens één keer fysiek voor en noteer kruisingen, gevaarlijke punten en geschikte plekken voor routepijlen. Controleer daarna of de digitale route exact overeenkomt met de bewegwijzering.
Leg vergunningen, verzekering en toestemming van de startlocatie vroeg vast; controleer uiterlijk 6 weken vooraf welke documenten de gemeente of locatiebeheerder vraagt.
Maak de inschrijving uiterlijk 4 weken voor de tocht openbaar en vraag meteen dieetwensen, noodcontacten en eventuele hulpvragen uit. Bevestig deelnemers pas nadat betaling of deelnameafspraak is verwerkt.
Plan per rustplaats een duidelijke bezetting en reken op extra ondersteuning voor pech onderweg. Leg pomp, bandenplaksets, reservebinnenbanden en fietsgereedschap klaar op een herkenbare plek.
Druk draaiboek, routekaarten, fietsnummers en borden niet pas op de ochtend zelf. Verzamel sponsorlogo's, sorteer polsbandjes en controleer catering- en stroommateriaal uiterlijk 3 dagen vooraf.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een benefietfietstocht organiseren?: Begin bij voorkeur 12 weken vooraf met datum, route, goede doel en startlocatie. Regel vergunningen, verzekering, rustplaats en catering uiterlijk 6 weken voor de tocht.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een benefietfietstocht?: Maak minimaal 4 weken vooraf een indeling voor startlocatie, rustplaats, routebegeleiding en pechhulp. Reken per bemande post op minstens 2 vrijwilligers, zodat niemand alleen staat of zijn post moet verlaten.
Wanneer moet ik deelnemers bevestigen voor een benefietfietstocht?: Verwerk aanmeldingen doorlopend en stuur de definitieve bevestiging ongeveer 1 week vooraf. Vermeld daarin starttijd, route-informatie, verzamelpunt, wat deelnemers zelf meenemen en een contactnummer voor de dag zelf.
Wat moet ik klaarzetten voor pech onderweg tijdens een fietstocht?: Zorg minimaal voor 1 pomp, 2 bandenplaksets, meerdere reservebinnenbanden en fietsgereedschap per mobiele pechhulpploeg. Controleer dit materiaal uiterlijk 3 dagen vooraf en wijs elke ploeg een duidelijke contactpersoon toe.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.