Zo organiseer je een begraafplaatswandeling

Begin niet met de uitnodiging, maar met toestemming van de begraafplaats en een haalbare route. Leg daarna rustpunten, uitgangen en een alternatieve route vast en controleer de toegankelijkheid. Regel de ontvangstlocatie, verzamel aanmeldingen en dieetwensen en bereid verhalen en stops voor. Op de dag zelf draait alles om duidelijke bewegwijzering, veilige verlichting, taakverdeling en een warme ontvangst met koffie en thee.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Toestemming begraafplaats regelen
2
Wandelroute vastleggen
2 personen
3
Rustpunten en uitgangen bepalen
2 personen
4
Reservering ontvangstlocatie maken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Bevestiging aan deelnemers sturen
9
Alternatieve route vastleggen
2 personen
10
Route toegankelijkheid controleren
2 personen
11
Verhalen en stops voorbereiden
2 personen
12
Vrijwilligers instrueren
2 personen
13
Weersverwachting controleren
14
Deelnemerslijst afdrukken
15
Routekaarten afdrukken
16
Naamkaartjes voorbereiden
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Dranken koelen
19
Hapjes portioneren
2 personen
20
Materialen per post verdelen
2 personen

Event

21
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
22
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
23
Routeborden plaatsen
2 personen
24
Verlichting langs route plaatsen
3 personen
25
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
26
Deelnemers ontvangen
3 personen
27
Aanwezigheid registreren
2 personen
28
Groepen indelen
2 personen
29
Welkomstwoord geven
30
Veiligheidsinstructies geven
31
Wandelgroep begeleiden
3 personen
32
Verhalen bij stops vertellen
2 personen
33
Rustpunten bemannen
2 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Hapjes serveren
2 personen
36
Deelnemers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

37
Routeborden en verlichting verwijderen
3 personen
38
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
39
Afval verzamelen
2 personen
40
Servies en materialen schoonmaken
2 personen
41
Ontvangstlocatie schoonmaken
2 personen
42
Geleende materialen retourneren
2 personen
43
Gevonden voorwerpen terugbrengen
44
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 30
Kledingrek

Apparatuur

Draagbare geluidsinstallatie
Megafoon
Powerbanksaantal 4
Verlengkabelsaantal 2

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 12
Hoofdlampenaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Communicatie

Portofoonsaantal 6
Mobiele telefoonsaantal 3

Papierwaren

Routekaartenaantal 60
Clipboardsaantal 6
Balpennenaantal 20
Naamkaartjesaantal 60
Routebordenaantal 20
Pijlbordhoudersaantal 20
Watervaste stiftenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 4
Afzetlintaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Thermoskannenaantal 6
Schenk kannenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 8
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakemmeraantal 2
Afwasborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de toestemming ruim vóór het versturen van de uitnodiging aan en spreek af waar de groep mag lopen, stoppen en verzamelen. Controleer ook of fotograferen, geluidsversterking en avondverlichting zijn toegestaan.
Loop de route vooraf op hetzelfde tijdstip waarop de wandeling plaatsvindt. Noteer per stop de benodigde spreektijd, rustpunten, uitgangen en donkere stukken; neem een alternatieve route op voor afgesloten paden of slecht weer.
Houd bij de aanmeldingen niet alleen namen bij, maar ook dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften. Stuur de bevestiging kort voor de wandeling met starttijd, route-informatie, kledingadvies en een telefoonnummer van de organisatie.
Plan de begeleiding niet pas op de dag zelf: wijs vooraf iemand aan voor ontvangst, routebegeleiding, verhalen, achterblijvers en contact met de ontvangstlocatie. Gebruik portofoons of mobiele telefoons en geef vrijwilligers een korte briefing over de route en uitgangen.
Controleer de weersverwachting en test alle verlichting vóór de start. Plaats routeborden en LED-lantaarns op tijd, leg reservebatterijen en zaklampen klaar en zet koffie, thee, gekoelde dranken en geportioneerde hapjes pas klaar nadat de ontvangstbalie is ingericht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een begraafplaatswandeling?: Reken voor de wandeling zelf op 60 tot 90 minuten, afhankelijk van het aantal verhalen en stops. Plan daarnaast minimaal 30 minuten voor ontvangst en na afloop tijd bij de ontvangstlocatie.
Hoe ver van tevoren moet ik toestemming vragen voor een begraafplaatswandeling?: Vraag de toestemming bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf aan. Zo houd je tijd over om de route aan te passen, een ontvangstlocatie te reserveren en deelnemers tijdig uit te nodigen.
Hoeveel begeleiders heb je nodig bij een begraafplaatswandeling?: Plan minimaal 1 begeleider per 10 tot 15 deelnemers, plus één coördinator die bereikbaar blijft voor vrijwilligers en de ontvangstlocatie. Bij een route met meerdere uitgangen of avondverlichting zijn extra begeleiders verstandig.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een begraafplaatswandeling?: Leg uiterlijk 24 uur vooraf vast of de wandeling doorgaat en wanneer je deelnemers informeert. Gebruik bij regen of gladheid de vooraf gecontroleerde alternatieve route en zorg dat de ontvangstlocatie als uitwijkplek beschikbaar is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.