Beachvolleybaltoernooi organiseren: complete checklist

Een beachvolleybaltoernooi vraagt meer voorbereiding dan alleen velden en ballen regelen. Je moet deelnemers op tijd indelen, het wedstrijdschema werkbaar maken en op de dag zelf materiaal, eten, schaduw en vrijwilligers klaar hebben staan. Begin met de locatie, vergunningen en het toernooiformaat; daarna volgen inschrijvingen, teams en praktische voorbereiding. Met deze checklist zie je wat je wanneer regelt en welke details vaak pas op het laatste moment problemen geven.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Speellocatie reserveren
Vergunningen controleren
Toernooiformaat bepalen
2 personen
Toernooiregels vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
Teams samenstellen
2 personen
Scheidsrechters aanwijzen
Vrijwilligers inplannen
Weersverwachting controleren
Deelnemersinformatie versturen
Boodschappen doen
2 personen
Sportmateriaal ophalen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Broodjes klaarmaken
3 personen
Scorekaarten printen
Deelnemerslijst printen
Routeborden maken
2 personen
Telefoons opladen
EHBO-set controleren
Locatie inspecteren
2 personen
Parkeer- en looproute markeren
2 personen
Velden uitzetten
4 personen
Netten plaatsen
4 personen
Speelvelden nummeren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen

Event

Registratietafel bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Openingsbriefing geven
2 personen
Wedstrijden begeleiden
6 personen
Scores registreren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Broodjes en hapjes serveren
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Finaleronde begeleiden
4 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Laatste ronde serveren
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Netten en lijnen afbreken
4 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Herbruikbaar servies afwassen
2 personen
Materiaal naar opslag brengen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Locatie-eindcontrole uitvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Beachvolleyballenaantal 8
Reservevolleyballenaantal 4
Beachvolleybalnettenaantal 4
Veldlijnenaantal 4
Lijnankersaantal 16
Scheidsrechtersfluitjesaantal 6
Scorebordenaantal 4
Wedstrijdhesjesaantal 32
Balpompenaantal 2
Reserveballonpompnaaldenaantal 10
Meetlintenaantal 2
Prijzenaantal 3

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Partytentenaantal 2
Biertafelsaantal 4
Koelboxenaantal 6
Kleedjesaantal 8

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Oplaadbare werklampenaantal 4
Megafoon
Mobiele telefoonsaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Schenk kannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Broodmandenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Veldnummerbordenaantal 4
Informatiebordenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 2
EHBO-set

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de speellocatie en controleer vergunningen minstens 6 tot 8 weken vooraf. Vraag direct hoeveel velden beschikbaar zijn, waar stroompunten zitten en of partytenten geplaatst mogen worden.
Sluit de inschrijving uiterlijk 10 tot 14 dagen voor het toernooi. Verzamel tegelijk dieetwensen en telefoonnummers, zodat je teams, deelnemersinformatie en catering niet op het laatste moment hoeft aan te passen.
Maak het wedstrijdschema pas nadat de teams definitief zijn. Plan per wedstrijd extra wissel- en looptijd in; noteer scheidsrechters, vrijwilligers en veldnummers op één overzicht voor de organisatie.
Controleer sportmateriaal de dag vóór het toernooi: netten, veldlijnen, lijnankers, scoreborden, fluitjes, balpompen en reserveballen. Neem ook reservepompnaalden mee; die worden vaak vergeten en zijn op locatie niet altijd beschikbaar.
Zet eten en drinken koel voordat de eerste wedstrijd begint. Vul koelboxen op tijd, leg herbruikbare bekers klaar en plaats routeborden, EHBO-set, opgeladen telefoons en een megafoon op vaste plekken bij de organisatiepost.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een beachvolleybaltoernooi organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, vergunningen en het toernooiformaat. Open de inschrijving daarna en stuur de definitieve deelnemersinformatie 7 tot 10 dagen voor het toernooi.
Hoeveel beachvolleyballen heb ik nodig voor een toernooi?: Reken minimaal op 1 wedstrijdbal per veld en neem per veld minstens 1 reservebal mee. Voor vier velden betekent dat 8 ballen, plus een balpomp en reservepompnaalden.
Wanneer maak ik de teams en het wedstrijdschema?: Verwerk de aanmeldingen tot uiterlijk 10 tot 14 dagen vooraf en bevestig daarna de deelnemers. Stel de teams en het definitieve schema bij voorkeur 5 tot 7 dagen voor het toernooi samen.
Wat moet ik doen bij slecht weer tijdens een beachvolleybaltoernooi?: Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 6 uur vooraf. Leg vooraf vast wanneer je wedstrijden uitstelt of stopt en informeer deelnemers uiterlijk de avond ervoor over een eventuele wijziging.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.