Checklist voor een goed georganiseerd B2B-sporttoernooi

Een B2B-sporttoernooi vraagt meer voorbereiding dan alleen een veld en een wedstrijdschema. Je moet teams op tijd bevestigen, scheidsrechters en catering vastleggen en controleren of al het sportmateriaal aanwezig is. Werk van inschrijving naar uitvoering: eerst locatie, format en deelnemers, daarna planning, communicatie en logistiek. Deze checklist helpt je ook met details die vaak pas op de toernooidag opvallen, zoals naamlabels, reserveballen, route-informatie en een plan voor regen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Sportlocatie reserveren
Scheidsrechters reserveren
Catering reserveren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Teamgegevens verzamelen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Wedstrijdregels opstellen
2 personen
Teams definitief bevestigen
2 personen
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Teamlogo's verzamelen
Prijzen en bekers bestellen
Vrijwilligers indelen
2 personen
EHBO-materiaal controleren
Sportmateriaal inventariseren
2 personen
Locatiebezoek uitvoeren
2 personen
Cateringhoeveelheden bevestigen
Wedstrijdschema publiceren
Praktische route delen
Weersverwachting controleren
Leveringen bevestigen
Naamlabels voorbereiden
2 personen
Scoreformulieren printen
Boodschappen doen
2 personen
Wedstrijdmappen samenstellen
2 personen
Teamshirts per team sorteren
2 personen
Mobiele apparaten opladen
Bewegwijzering klaarmaken
2 personen
EHBO-tas klaarzetten

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Wedstrijdvelden uitzetten
4 personen
Doelen en netten plaatsen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Geluid en muziek testen
2 personen
Scoretafels klaarzetten
2 personen
Welkomstbalie bemannen
3 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Teamshirts uitdelen
2 personen
Openingsbriefing geven
2 personen
Teams laten opwarmen
2 personen
Voorrondewedstrijden begeleiden
8 personen
Scores verwerken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks serveren
2 personen
Buffet serveren
4 personen
Finaleronde begeleiden
8 personen
Tussenstanden publiceren
Fotomomenten verzorgen
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Netwerkborrel serveren
3 personen
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
Sportmateriaal afbouwen
4 personen
Locatie opruimen
5 personen
Servies afwassen
3 personen

Nazorg

Locatie schoon achterlaten
4 personen
Sportmateriaal inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Koelboxen reinigen
2 personen
Wedstrijdresultaten archiveren
Foto's met deelnemers delen
Bedankbericht versturen
Leveranciersfacturen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Buffettafelsaantal 4
Registratiebalie
Partytentenaantal 3

Sportmateriaal

Wedstrijdballenaantal 12
Reserveballenaantal 4
Pionnenaantal 60
Hesjesaantal 100
Draagbare doelenaantal 4
Doelnettenaantal 4
Fluitjesaantal 8
Stopwatchesaantal 6
Balpompenaantal 3
Pompnaaldenaantal 12
Meetlintenaantal 3
Scorebordenaantal 6
Teamshirtsaantal 100
Sporttassenaantal 10
Waterkrattenaantal 8
Koelboxenaantal 6
EHBO-tassenaantal 2
IJscompressenaantal 12
Regenhoezenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Schaaltjesaantal 12

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Tangenaantal 8
Koelelementenaantal 24

Apparatuur

Draagbare speaker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadstationsaantal 2
Powerbanksaantal 4

Verlichting

LED-lampenaantal 8
Lichtslangenaantal 4

Decoratie

Teamvlaggenaantal 10
Start- en finishlintaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Prijzentafelbord
Bewegwijzerbordenaantal 12
Naambadgehoudersaantal 110
Naamkaartjesaantal 110
Achtergronddoek
Medaillelintenaantal 30
Trofeeënaantal 3
Medaillesaantal 30

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Open het aanmeldformulier zodra de uitnodigingen uitgaan en sluit de inschrijving uiterlijk 2 weken voor het toernooi. Dan heb je tijd om teamgegevens, logo’s en dieetwensen te controleren.
Leg het wedstrijdformat en de regels vast voordat je het schema maakt. Reserveer per wedstrijd een paar minuten voor wisselen, uitloop en het bijwerken van scoreborden.
Plan een locatiebezoek 2 tot 4 weken vooraf. Controleer daar de plek voor de registratiebalie, buffettafels, kleedruimtes, stroom, partytenten en de opslag van sportmateriaal.
Maak naast de wedstrijdballen een aparte set reserveballen, balpompen, pompnaalden, fluitjes en stopwatches klaar. Wijs één vrijwilliger aan die tijdens het toernooi alleen materiaal en kleine reparaties beheert.
Bevestig cateringhoeveelheden en leveringen uiterlijk 3 werkdagen vooraf. Zet waterkratten en koelboxen klaar bij de sportvelden en houd herbruikbare bekers, borden en bestek apart van de registratiebalie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een B2B-sporttoernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met locatie, scheidsrechters en uitnodigingen. Reserveer de catering en bestel prijzen en bekers uiterlijk 3 weken voor de toernooidag.
Wanneer moet het wedstrijdschema van een B2B-sporttoernooi klaar zijn?: Maak het schema zodra de teams definitief zijn, meestal 1 tot 2 weken vooraf. Publiceer het uiterlijk 5 werkdagen voor het toernooi, zodat deelnemers hun aankomst en wedstrijden kunnen plannen.
Hoeveel sportmateriaal heb ik nodig voor een B2B-sporttoernooi?: Plan per speelveld minimaal één wedstrijdbal en één reservebal, plus extra hesjes, pionnen en een complete set fluitjes en stopwatches. Tel daarnaast 1 EHBO-tas per locatiezone en controleer alles tijdens het locatiebezoek.
Wanneer moet ik dieetwensen en teamgegevens verzamelen?: Vraag teamgegevens en dieetwensen direct bij de inschrijving uit. Sluit deze inventarisatie uiterlijk 2 weken vooraf en bevestig de aantallen en speciale maaltijden nogmaals bij de cateringleverancier 3 werkdagen voor het evenement.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.