Checklist voor een goed georganiseerde avondwandeltocht

Bij een avondwandeltocht regel je meer dan alleen een route en een starttijd. Je moet deelnemers tijdig laten aanmelden, de route bij daglicht verkennen en zorgen dat iedereen ook in het donker zichtbaar blijft. Deze checklist zet de voorbereiding in een logische volgorde: van vergunning en startlocatie tot routepijlen, inschrijving, verlichting en soep na afloop. Zo zie je op tijd wat nog geregeld, gecontroleerd, geprint of opgeladen moet worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en datum publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Routevergunning controleren
Startlocatie reserveren
Parkeerinformatie vastleggen
Route vooraf verkennen
2 personen
Risicopunten markeren
2 personen
Routebeschrijving opstellen
Deelnemerslijst afronden
Startnummers voorbereiden
2 personen
Routekaarten afdrukken
Weersvoorspelling controleren
Boodschappen doen
2 personen
Routepijlen sorteren
2 personen
Verlichting opladen
2 personen
EHBO-set controleren

Event

Startlocatie vrijmaken
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Routepijlen plaatsen
4 personen
Verlichtingspunten plaatsen
3 personen
Briefing vrijwilligers geven
2 personen
Registratiebalie bemannen
3 personen
Deelnemers verwelkomen
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Route-instructies geven
2 personen
Wandelaars laten starten
3 personen
Dranken en snacks serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Route onderweg controleren
3 personen
Achterblijvers begeleiden
2 personen
Finishregistratie bijhouden
2 personen
Finishdrank uitdelen
2 personen

Nazorg

Routepijlen verwijderen
4 personen
Materialen verzamelen
4 personen
Tenten en meubilair afbreken
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Startlocatie schoonmaken
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Gevonden voorwerpen veiligstellen
Verlichting terugbrengen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Routegegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 20
Tafelkledenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbare soepkommenaantal 80
Herbruikbare lepelsaantal 80
Herbruikbare messenaantal 80
Herbruikbare vorkenaantal 80

Keuken

Soeppannenaantal 3
Opscheplepelsaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Portofoonsaantal 6

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 12
Hoofdlampenaantal 10
Lichtgevende armbandenaantal 100

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 60
Markeerlintaantal 6
Pionnenaantal 12
Reflecterende hesjesaantal 12
Routekaartenaantal 100
Startnummersaantal 100
Klembordenaantal 4
Watertonnenaantal 3
EHBO-koffersaantal 2
Nooddekensaantal 6

Decoratie

Welkomstbord
Pijlbord startaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasteilenaantal 3
Afwasborstelsaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Verken de volledige route minstens één keer bij daglicht en markeer risicopunten zoals drukke kruisingen, smalle paden en donkere stukken. Controleer daarna of routepijlen en markeerlint vanaf beide looprichtingen zichtbaar zijn.
Leg de deelnemerslijst uiterlijk enkele dagen voor de tocht vast. Gebruik die lijst voor startnummers, routekaarten en het verzamelen van dieetwensen; wijzigingen op de avond zelf kosten extra tijd bij de inschrijftafel.
Begin op de dag zelf met verlichting en communicatie. Laad LED-lantaarns, hoofdlampen en portofoons volledig op en test verlengkabels en stekkerdozen voordat partytenten en catering worden opgebouwd.
Maak de startlocatie zo in dat deelnemers in één richting doorstromen: eerst aanmelden en startnummer ophalen, daarna routekaart en laatste uitleg. Zet tafels, klemborden en verlichting klaar voordat de eerste deelnemers arriveren.
Plan de catering op het verwachte finishmoment, niet op de start. Soeppannen, thermoskannen, bekers en soepkommen moeten warm en bereikbaar klaarstaan; houd daarnaast water beschikbaar bij de start en na terugkomst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een avondwandeltocht organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, route, startlocatie en vergunning. Open daarna de aanmeldingen en gebruik de laatste week voor routeverkenning, deelnemerslijst, routekaarten en materiaalcontrole.
Hoeveel verlichting heb ik nodig voor een avondwandeltocht?: Zorg dat elk routeonderdeel zichtbaar is en geef iedere deelnemer een lichtpunt, bijvoorbeeld een lichtgevende armband. Reserveer daarnaast minimaal 2 extra hoofdlampen en controleer alle verlichting uiterlijk 1 dag vooraf.
Wanneer moet ik de routepijlen plaatsen?: Plaats routepijlen en ander markeermateriaal op de dag zelf, kort voor de start, zodat ze niet verdwijnen of worden verplaatst. Loop de route daarna nog één keer na en haal alle pijlen en linten direct na afloop weg.
Hoeveel drinken moet ik voorzien voor een avondwandeltocht?: Reken bij de start op ongeveer 0,5 liter water per deelnemer, plus extra voorraad voor warm weer. Zet na afloop ook water klaar naast de catering en controleer de watertonnen voordat de inschrijving opent.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.