Zo organiseer je een veilige avondfietstocht

Begin met de route en bepaal daarna pas hoeveel deelnemers je aankunt. Verzamel fiets- en routegegevens, controleer het traject bij daglicht én in het donker en leg een alternatief vast voor slecht weer of een afgesloten weg. Reserveer de startlocatie en het rustpunt op tijd. Daarna volgen de deelnemersinformatie, vrijwilligersindeling, materialen en praktische voorbereiding zoals gekoelde dranken, routekaarten en reparatiesets.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Fiets- en routegegevens verzamelen
4
Startlocatie reserveren
5
Rustpunt reserveren
6
Fietsroute uitwerken
2 personen
7
Alternatieve route bepalen
2 personen
8
Route op veiligheid controleren
2 personen
9
Rust- en drinkpunten vastleggen
10
Deelnemersinformatie versturen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vrijwilligers indelen
13
Verkeersregels delen
14
Routekaarten maken
2 personen
15
Deelnemerslijst bijwerken
16
Weersverwachting controleren
17
Deelnemers informeren over weer
18
Fietsen en materiaal controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Routekaarten afdrukken
21
Pakketjes voor deelnemers maken
2 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
3 personen
24
Tafels opstellen
3 personen
25
Stoelen plaatsen
2 personen
26
Partytenten opzetten
4 personen
27
Verlichting ophangen
3 personen
28
Routeborden plaatsen
3 personen
29
Inschrijftafel inrichten
2 personen
30
EHBO- en reparatiepunt inrichten
2 personen
31
Communicatiemiddelen testen
2 personen

Event

32
Deelnemers ontvangen
4 personen
33
Aanwezigheid registreren
2 personen
34
Routekaarten uitdelen
2 personen
35
Fietsverlichting controleren
2 personen
36
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
37
Groepsindeling bekendmaken
38
Fietstocht begeleiden
6 personen
39
Rustpunt bemannen
3 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Hapjes serveren
2 personen
42
Achterblijvers opvangen
2 personen
43
Deelnemers terug verwelkomen
3 personen
44
Eindcontrole deelnemers uitvoeren
2 personen

Nazorg

45
Verlichting uitschakelen
2 personen
46
Afval verzamelen
3 personen
47
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
48
Partytenten afbreken
4 personen
49
Servies afwassen
2 personen
50
Locatie schoonmaken
3 personen
51
Materialen terugbrengen
2 personen
52
Gevonden voorwerpen registreren
53
Routeborden verwijderen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Inschrijftafel

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Koffiekopjesaantal 30

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Bluetoothspeaker
Powerbanksaantal 4
Verlenghaspelsaantal 2
Portofoonsaantal 8
Stopwatchesaantal 3

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
LED-lantaarnsaantal 8
Hoofdlampenaantal 10

Sportmateriaal

Reflecterende hesjesaantal 12
Reservehelmenaantal 6
Fietspompenaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 12
Bandenlichtersaantal 6
Fietsreparatiesetsaantal 4
Routebordenaantal 20
Afzetlintaantal 2
Routekaartenaantal 60

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Controleer de route minimaal twee keer: overdag op knelpunten en ’s avonds op zichtbaarheid. Noteer een alternatief traject voordat je de uitnodigingen verstuurt, zodat je deelnemers niet op het laatste moment hoeft om te leiden.
Vraag bij de aanmelding om fietsgegevens, dieetwensen en een telefoonnummer voor noodgevallen. Werk de deelnemerslijst wekelijks bij en stuur de definitieve informatie uiterlijk 3 dagen voor vertrek.
Plan onderweg vaste rust- en drinkpunten en wijs per punt een vrijwilliger aan. Leg vooraf vast wie de route voorrijdt, wie achteraan fietst en hoe de groep elkaar bereikt als die uit elkaar valt.
Maak voor iedere deelnemer een routekaart en deel verkeersregels vooraf. Zorg bij vertrek voor verlichting, reflecterende hesjes en hoofdlampen; reservehelmen en fietsreparatiemateriaal blijven bij de organisatie beschikbaar.
Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en nogmaals op de dag zelf. Koel dranken tijdig, bereid hapjes voor en zet tafels, inschrijftafel, verlichting en EHBO-koffers klaar voordat de eerste deelnemers aankomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een avondfietstocht organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met de route, startlocatie en het rustpunt. Verstuur de deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen voor de tocht en controleer het weer opnieuw 24 uur van tevoren.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een avondfietstocht?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor de start, 1 voor het rustpunt, 1 voor de voorrijdende positie en 1 voor de achterzijde van de groep. Bij meer dan 25 deelnemers voeg je per extra groep een voor- en achterrijder toe.
Hoe maak ik een avondfietsroute veilig?: Rijd de route vooraf overdag en in het donker en controleer kruisingen, wegwerkzaamheden en donkere stukken. Leg daarnaast 1 alternatieve route vast en deel vooraf verkeersregels, routekaarten en een contactnummer.
Wat neem je mee voor een georganiseerde avondfietstocht?: Zorg in elk geval voor routekaarten, hoofdlampen, reflecterende en veiligheidshesjes, EHBO-koffers, fietspompen, reservebinnenbanden en fietsreparatiesets. Voor het rustpunt heb je daarnaast koelboxen, herbruikbare bekers, thermoskannen, borden en besteksets nodig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.