Checklist voor een goed georganiseerde avondfietstocht
Bij een avondfietstocht regel je meer dan alleen een mooie route. Je moet vooraf weten wie meefietst, waar de groep kan rusten en hoe je handelt bij slecht weer of pech. Begin enkele weken van tevoren met de route, locaties en aanmeldingen. Controleer in de laatste dagen de fietsen, verlichting, weersverwachting en deelnemersinformatie. Met deze checklist houd je overzicht tot de laatste tafel, thermoskan en routekaart op hun plek staat.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Fiets- en routegegevens verzamelen
Startlocatie reserveren
Rustpunt reserveren
Fietsroute uitwerken
2 personen
Alternatieve route bepalen
2 personen
Route op veiligheid controleren
2 personen
Rust- en drinkpunten vastleggen
Deelnemersinformatie versturen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
Verkeersregels delen
Routekaarten maken
2 personen
Deelnemerslijst bijwerken
Weersverwachting controleren
Deelnemers informeren over weer
Fietsen en materiaal controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Routekaarten afdrukken
Pakketjes voor deelnemers maken
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Routeborden plaatsen
3 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
EHBO- en reparatiepunt inrichten
2 personen
Communicatiemiddelen testen
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Routekaarten uitdelen
2 personen
Fietsverlichting controleren
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Groepsindeling bekendmaken
Fietstocht begeleiden
6 personen
Rustpunt bemannen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Achterblijvers opvangen
2 personen
Deelnemers terug verwelkomen
3 personen
Eindcontrole deelnemers uitvoeren
2 personen
Nazorg
Verlichting uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Routeborden verwijderen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 40
- Inschrijftafel
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 80
- Bordenaantal 50
- Besteksetsaantal 50
- Koffiekopjesaantal 30
Apparatuur
- Koelboxenaantal 6
- Waterkokersaantal 2
- Bluetoothspeaker
- Powerbanksaantal 4
- Verlenghaspelsaantal 2
- Portofoonsaantal 8
- Stopwatchesaantal 3
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 4
- LED-lantaarnsaantal 8
- Hoofdlampenaantal 10
Sportmateriaal
- Reflecterende hesjesaantal 12
- Reservehelmenaantal 6
- Fietspompenaantal 4
- Reservebinnenbandenaantal 12
- Bandenlichtersaantal 6
- Fietsreparatiesetsaantal 4
- Routebordenaantal 20
- Afzetlintaantal 2
- Routekaartenaantal 60
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Veiligheidshesjesaantal 8
Keuken
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 6
- Opslagbakkenaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
Boodschappen
- Boodschappen
Tips
- Leg de route uiterlijk twee weken vooraf vast en fiets hem bij voorkeur één keer op veiligheid na. Noteer een alternatieve route voor wegwerkzaamheden, slecht wegdek of een afgesloten doorgang.
- Verzamel fiets- en routegegevens bij de aanmelding en stuur de definitieve deelnemersinformatie minstens 3 dagen voor vertrek. Vermeld starttijd, route, rustpunten, verkeersregels en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
- Plan bij een avondtocht minimaal één duidelijk rust- en drinkpunt en controleer of daar verlichting en voldoende ruimte zijn. Koel dranken vooraf en zet bekers, borden en hapjes klaar voordat de eerste fietsers aankomen.
- Wijs vrijwilligers vooraf een vaste taak toe, zoals inschrijving, routebegeleiding, rustpunt of achterrijder. Gebruik portofoons als de groep uit meerdere delen bestaat en zorg dat de deelnemerslijst op de startlocatie actueel is.
- Controleer fietsen, banden en verlichting in de laatste 24 uur. Leg fietspompen, reservebinnenbanden, bandenlichters, reparatiesets, EHBO-koffers, hoofdlampen en reflecterende hesjes op één herkenbare plek klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een avondfietstocht organiseren?
- Begin 3 tot 4 weken vooraf met uitnodigingen, aanmeldingen, route en reserveringen. Controleer in de laatste 24 uur de weersverwachting, fietsen, verlichting en materialen.
- Hoeveel rustpunten heb je nodig tijdens een avondfietstocht?
- Plan minimaal 1 rust- en drinkpunt bij een tocht van ongeveer 2 tot 3 uur. Bij een langere route leg je per 10 tot 15 kilometer of uiterlijk na 60 tot 75 minuten fietsen een pauze vast.
- Wat moet ik meenemen voor pech onderweg met de fiets?
- Neem minimaal 1 fietspomp, 2 reservebinnenbanden, bandenlichters en 1 fietsreparatieset mee per begeleidend team. Zorg daarnaast dat een vrijwilliger een opgeladen telefoon of portofoon bij zich heeft.
- Hoeveel verlichting heb je nodig voor een avondfietstocht?
- Voor iedere deelnemer is een goed werkende voor- en achterlamp nodig; controleer dit uiterlijk 1 dag vooraf. Leg daarnaast minimaal 1 hoofdlamp per begeleider en extra LED-lantaarns of lichtsnoeren bij start- en rustpunten klaar.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!