Agilitywedstrijd organiseren: checklist en planning
Een agilitywedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een parcours uitzetten. Je regelt tegelijk inschrijvingen, hondengegevens, startgelden, keurmeester, vrijwilligers en een werkend wedstrijdsecretariaat. Daarnaast moeten alle hindernissen, afzettingen, stroomvoorziening en waterpunten op tijd klaarstaan. Deze checklist helpt je de organisatie in de juiste volgorde op te bouwen, zodat je niet pas op de wedstrijddag ontdekt dat de startvolgorde, prijzen of printmaterialen ontbreken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Terrein reserveren
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
Keurmeester vastleggen
Wedstrijdsecretariaat samenstellen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Startgelden registreren
2 personen
Deelnemerslijst bijhouden
2 personen
Hondengegevens controleren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Prijzen en linten bestellen
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Startvolgorde publiceren
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Prijzen ophalen
Wedstrijdmaterialen controleren
3 personen
Printmateriaal voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Houdbaar eten klaarzetten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Terrein inspecteren
3 personen
Parkeerroute uitzetten
2 personen
Wedstrijdterrein afzetten
4 personen
Agilityparcours opbouwen
6 personen
Start- en finishlijn plaatsen
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Cateringpunt opbouwen
3 personen
Toeschouwersvak afzetten
2 personen
Hondenuitlaatroute markeren
2 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Event
Deelnemers aanmelden
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Honden controleren
2 personen
Parcoursbriefing geven
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Publiek welkom heten
2 personen
Startlijst omroepen
Parcours vrijhouden
2 personen
Startvolgorde begeleiden
2 personen
Tijdwaarneming uitvoeren
2 personen
Punten registreren
2 personen
Hindernissen bewaken
4 personen
Parcours herstellen
3 personen
Dranken serveren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Uitslagen afdrukken
2 personen
Prijzen klaarzetten
2 personen
Winnaars afroepen
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Hondenpoep verwijderen
3 personen
Agilityparcours afbreken
6 personen
Afzettingen verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Cateringpunt schoonmaken
2 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Wedstrijdmaterialen inventariseren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
Materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 80
- Jurytafel
- Biertafelsaantal 6
- Kledingrekkenaantal 2
Sportmateriaal
- Springhindernissenaantal 12
- Kattentunnelaantal 2
- Slalompaaltjesaantal 12
- Klapband
- Wip
- Kast
- A-lat
- Loopplank
- Startlijnmat
- Finishlijnmat
- Trainingslijnenaantal 20
- Pionnenaantal 30
- Afzetpalenaantal 40
- Afzetlintaantal 8
- Hondenwaterbakkenaantal 10
- Waterjerrycansaantal 6
- Hondenpoepzakdispensersaantal 6
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Printer
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Handmicrofoon
- Mobiele speaker
- Stopwatchesaantal 4
- Megafoonsaantal 2
- Portofoonsaantal 6
- Powerbanksaantal 4
- Batterijenaantal 24
- Rekenmachinesaantal 2
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 120
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Opscheplepelsaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
- Tangenaantal 4
- Serveerbladenaantal 6
- Voedselbakkenaantal 8
Decoratie
- Wedstrijdvlaggenaantal 12
- Startnummersaantal 100
- Routebordenaantal 12
- Informatiebordenaantal 8
- Naambadgesaantal 40
- Tafelkledenaantal 10
- Prijzenbekersaantal 12
- Medaillelintenaantal 40
- Rosettenaantal 40
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 10
- Emmersaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Toiletborstelsaantal 2
- Handsprayaantal 4
- Hondenpoepscheppenaantal 3
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Bouwlampenaantal 4
- Lichtsnoerenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het wedstrijdreglement, de keurmeester en het wedstrijdschema vast voordat je het inschrijfformulier publiceert. Zo weten deelnemers vooraf welke onderdelen, tijden en voorwaarden gelden.
- Plan de verwerking van aanmeldingen in vaste momenten en controleer per hond de gegevens, startklasse en eventuele dieetwensen. Houd de deelnemerslijst actueel tot aan het moment waarop je de startvolgorde publiceert.
- Maak voor vrijwilligers een indeling per taak en tijdsblok. Reken niet alleen op mensen bij de ring, maar plan ook bezetting voor het wedstrijdsecretariaat, de catering, ontvangst en het klaarzetten van materiaal.
- Controleer het parcoursmateriaal minimaal één keer vóór de wedstrijddag en nogmaals tijdens de terreininspectie. Test daarbij ook de stopwatches, laptop, printer, handmicrofoon, mobiele speaker, verlengkabels en stekkerdozen.
- Zet houdbaar eten eerder klaar en koel dranken op tijd, maar doe verse boodschappen pas kort voor de wedstrijd. Plaats meerdere hondenwaterbakken en waterjerrycans verspreid over het terrein en controleer de weersverwachting voordat je partytenten en afzettingen definitief neerzet.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een agilitywedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met het terrein, reglement, de keurmeester en het wedstrijdsecretariaat. Publiceer daarna de inschrijving en reserveer de laatste 2 weken voor deelnemerscontrole, planning, materiaal en vrijwilligers.
- Wat moet ik op de wedstrijddag klaarzetten voor een agilitywedstrijd?
- Zet het parcours, de start- en finishlijn, afzettingen, jurytafel, registratieplek en vrijwilligersposten klaar. Controleer daarnaast water voor honden, stroom voor laptop en printer, een werkende geluidsinstallatie, printmateriaal en prijzen vóór de eerste deelnemer arriveert.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een agilitywedstrijd?
- Voor een kleine wedstrijd heb je naast de keurmeester meestal minimaal 6 tot 8 vrijwilligers nodig voor secretariaat, ring, tijdwaarneming, ontvangst, catering en terrein. Maak de indeling per tijdsblok, zodat niemand de hele dag dezelfde taak hoeft te doen.
- Wanneer moet de startvolgorde van een agilitywedstrijd bekend zijn?
- Publiceer de startvolgorde zodra de inschrijvingen, hondengegevens en startgelden gecontroleerd zijn, bij voorkeur 3 tot 7 dagen voor de wedstrijd. Bewaar een actuele versie op de wedstrijddag voor het secretariaat en de omroeper.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!