Afstudeerpicknick organiseren: complete checklist

Een afstudeerpicknick vraagt meer voorbereiding dan alleen eten en dekens meenemen. Je regelt een geschikte locatie, controleert vergunningen en stemt het definitieve aantal gasten af voordat je boodschappen doet. Daarna volgen het koelen en voorbereiden van eten, het verzamelen van picknickmaterialen en de opbouw op locatie. Met deze checklist zie je wat eerst moet, wat je kort voor vertrek doet en welke zaken vaak te laat worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Vergunning controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Muziek en speellijst regelen
Weersverwachting controleren
Leveringen bevestigen
Definitief aantal gasten bepalen
Indeling van picknickterrein maken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Groenten en fruit snijden
3 personen
Sandwiches voorbereiden
4 personen
Pasta- en couscoussalade maken
3 personen
Taart ophalen
Picknickmaterialen verzamelen
3 personen
Eten in koelboxen plaatsen
3 personen
Naar de locatie rijden
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen en dekens klaarleggen
3 personen
Partytent opbouwen
4 personen
Versiering ophangen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Buffettafels inrichten
4 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Koffie en thee zetten
2 personen
Lunchbuffet openen
3 personen
Lunch serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Eten gekoeld houden
2 personen
Afstudeermoment begeleiden
2 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Spelmaterialen uitdelen
2 personen
Dessertbuffet serveren
3 personen
Muziek verzorgen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Eten en drinken veilig inpakken
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytent afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Koelboxen en servies reinigen
3 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 45
Picknickdekensaantal 12
Tafelkledenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare glazenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Koffiekopjesaantal 45

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Broodmandenaantal 4
Taartschep

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Draagbare speaker
Verlengsnoerenaantal 2

Verlichting

Slingerverlichtingaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 40
Fotobord

Sportmateriaal

Frisbeeaantal 2
jeu-de-bouleset
Badmintonsetaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Handwasbakkenaantal 2
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3
Koeltas voor restantenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en leg het definitieve aantal gasten uiterlijk enkele dagen voor de picknick vast. Zo kun je sandwiches, salades, fruit, drank en servies gericht inkopen.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Bevestig de partytent, dekens en tafels pas nadat je weet hoeveel beschutte en droge plekken nodig zijn.
Begin minstens 3 uur voor aankomst met koelen en voorbereiden. Zet drank in koelboxen met koelelementen en maak salades, gesneden groenten en sandwiches zo laat mogelijk klaar.
Plan het vervoer vóór je boodschappen doet: gekoeld eten, klaptafels, stoelen, dekens, servies en decoratie nemen veel ruimte in. Controleer ook of verlengsnoeren en de speaker op de locatie bruikbaar zijn.
Leg bij de opbouw eerst tafels, stoelen en dekens neer en hang daarna pas versiering en verlichting op. Zet afvalbakken zichtbaar bij het eetgedeelte; dat voorkomt opruimwerk tussen de gangen door.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een afstudeerpicknick organiseren?: Reserveer de locatie en controleer een eventuele vergunning minstens 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken van tevoren, zodat je dieetwensen en aanmeldingen tijdig kunt verwerken.
Hoeveel eten heb ik nodig voor een afstudeerpicknick?: Reken per persoon op 3 tot 4 kleine hartige porties, 1 tot 2 stukken fruit en ongeveer 2 broodjes of sandwiches. Voor het eerste uur zijn 2 tot 3 drankjes per persoon een bruikbare richtlijn; pas dit aan bij warm weer of een lange middag.
Wanneer moet ik het eten voor een afstudeerpicknick klaarmaken?: Maak pasta- en couscoussalade, gesneden groenten en fruit bij voorkeur dezelfde dag, maximaal 6 uur vooraf. Bereid sandwiches zo laat mogelijk en houd al het gekoelde eten tot vertrek in koelboxen met koelelementen.
Wat doe ik bij slecht weer tijdens een afstudeerpicknick?: Neem uiterlijk 48 uur vooraf een besluit over de weersituatie en controleer de verwachting opnieuw op de ochtend zelf. Zorg dat de partytent, tafels en droge zitplaatsen vóór de gasten arriveren kunnen worden opgebouwd; bij harde wind moet je de locatie of planning tijdig aanpassen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.