Afsluitingsfeest organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen

Een afsluitingsfeest vraagt vooral om een strakke volgorde. Begin met gasten, programma en reserveringen; regel daarna eten, drinken, tenten en techniek. In de laatste dagen controleer je dieetwensen, boodschappen, spelmaterialen en de afspeellijst. Op de dag zelf bouw je eerst terrein en gebouw op, richt je buffet en koffiepunt in en test je geluid voordat de gasten komen. Deze checklist helpt je niets essentieels te laten liggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Partytenten reserveren
Speakers reserveren
Programma vastleggen
2 personen
Spelmaterialen controleren
2 personen
Muziek afspeellijst maken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Dieetmaaltijden markeren
Decoratie sorteren
2 personen
Terrein en gebouw controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffettafels inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Muziek testen
2 personen
Spelstations klaarzetten
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Bar en koelingen vullen
3 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Informatiebord ophangen

Event

Ontvangst bezoekers
3 personen
Programma aankondigen
Spelronde begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Barbecue voorbereiden
3 personen
Barbecue bedienen
4 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
Muziek en dans begeleiden
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Eten en drinken opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Koelkasten leegmaken
2 personen
Spelmaterialen opruimen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Afval wegbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Barkrukkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Messenaantal 70
Vorkenaantal 70
Lepelsaantal 70
Opscheplepelsaantal 8
Schaaltjesaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Mengkommenaantal 4
Serveerschalenaantal 10
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Barbecuesaantal 2
Barbecuegereedschapaantal 2
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 8
Welkomstbord

Sportmateriaal

Pionnenaantal 20
Touwaantal 2
Voetballenaantal 3
Waterballonnenaantal 200

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasbakkenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Verstuur de uitnodigingen ruim van tevoren en verwerk aanmeldingen doorlopend. Vraag tegelijk naar dieetwensen, zodat je dieetmaaltijden kunt markeren voordat het buffet wordt ingericht.
Reserveer partytenten en speakers vroeg genoeg om teleurstelling te voorkomen. Controleer vooraf ook waar verlengkabels en stekkerdozen veilig kunnen liggen.
Leg het programma vast vóór je de muziek en spelstations uitwerkt. Reserveer op de dag zelf tijd voor een geluidscheck en test de microfoon voordat de eerste activiteit begint.
Koel dranken niet pas tijdens de opbouw. Zet koelboxen en houdbare voorraad apart klaar en richt het koffie- en theepunt in met koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen.
Plan de opbouw in vaste volgorde: eerst terrein en gebouw controleren, daarna tenten, tafels en stoelen plaatsen, vervolgens buffet en decoratie, en pas daarna geluidsinstallatie en spelstations.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een afsluitingsfeest organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met uitnodigingen, aanmeldingen en het programma. Reserveer partytenten en speakers zo vroeg mogelijk; controleer in de laatste week de boodschappen, spelmaterialen en dieetwensen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een afsluitingsfeest op te bouwen?: Plan minstens 3 uur voor tenten, tafels, stoelen, buffet, versiering en techniek. Reserveer daarnaast 30 minuten voor muziek, microfoon en geluidscontrole voordat gasten binnenkomen.
Wanneer moet ik dieetwensen verzamelen voor een afsluitingsfeest?: Vraag dieetwensen direct bij de uitnodiging uit en verwerk ze zodra de aanmeldingen binnenkomen. Controleer de lijst uiterlijk 3 dagen vooraf en markeer de dieetmaaltijden vóór het buffet opengaat.
Wat moet ik de dag voor een afsluitingsfeest regelen?: Controleer de boodschappenlijst, zet houdbare voorraad klaar, sorteer decoratie en maak de muziek afspeellijst. Koel bederfelijke dranken en controleer ook of spelmaterialen, kabels en servies compleet zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.