Zo organiseer je een actiefietstocht

Begin niet met de uitnodiging, maar met de route en de startlocatie. Fiets het traject vooraf, controleer waar deelnemers kunnen stoppen en leg vast wie bij pech of een incident helpt. Daarna regel je vergunningen, verzekering en aanmeldingen, zodat je het aantal fietsen, deelnemerspakketten en drank kunt plannen. In de laatste week sluit je de deelnemerslijst af, deel je het routebestand en controleer je materiaal zoals pompen, reservebinnenbanden en portofoons.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route vaststellen
2 personen
2
Route vooraf fietsen
2 personen
3
Startlocatie reserveren
4
Vergunningen controleren
5
Verzekering controleren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vrijwilligers indelen
10
Deelnemerslijst afsluiten
11
Noodcontacten verzamelen
12
Routebestand delen
13
Routeborden voorbereiden
2 personen
14
Deelnemerspakketten samenstellen
3 personen
15
Fietsgereedschap controleren
2 personen
16
Fietspompen controleren
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Weersverwachting controleren
20
Materiaal naar locatie brengen
3 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
22
Partytenten opbouwen
4 personen
23
Inschrijftafel inrichten
2 personen
24
Routeborden plaatsen
4 personen
25
Verzorgingspost inrichten
3 personen
26
Fietsenstalling afzetten
2 personen
27
Vrijwilligers briefen
2 personen

Event

28
Deelnemers ontvangen
4 personen
29
Startnummers uitdelen
2 personen
30
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
31
Groepen laten starten
4 personen
32
Verzorgingspost bemannen
3 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Technische fietsassistentie bieden
2 personen
35
Achterblijvers begeleiden
2 personen
36
Finish registreren
3 personen
37
Hapjes en maaltijd serveren
4 personen
38
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

39
Routeborden verwijderen
4 personen
40
Meubilair afbreken
4 personen
41
Afval verzamelen
3 personen
42
Servies afwassen
3 personen
43
Locatie schoonmaken
3 personen
44
Materiaal terugbrengen
3 personen
45
Huurmateriaal retourneren
46
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 60
Fietsenrekkenaantal 8

Sportmateriaal

Startnummersaantal 60
Veiligheidshesjesaantal 12
Fietspompenaantal 4
Reservebinnenbandenaantal 12
Bandenlichtersaantal 6
Multitools voor fietsenaantal 4
Fietsslotenaantal 8

Apparatuur

Portofoonsaantal 8
Megafonenaantal 2
Powerbanksaantal 6
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Zaklampenaantal 6
Reflecterende routepijlenaantal 40
Afzetlintaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12

Signalisatie

Routebordenaantal 25
Pionnen voor start en finishaantal 10
Whiteboard
Watervaste stiftenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Schenkkanenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Fiets de volledige route vooraf en noteer lastige kruisingen, smalle paden en plekken waar routeborden nodig zijn. Controleer ook of de verzorgingspost bereikbaar is voor bevoorrading.
Sluit de deelnemerslijst enkele dagen voor vertrek af. Verzamel tegelijk noodcontacten en dieetwensen; zonder die gegevens sta je bij een incident of eetmoment onnodig te zoeken.
Plan de opbouw in twee fasen: breng materiaal eerst naar de locatie en zet daarna tafels, tenten, fietsenrekken en de inschrijftafel klaar. Zo blijven routeborden en verzorgingsmateriaal niet tussen losse dozen staan.
Test fietsgereedschap vóór de start, niet pas bij de eerste lekke band. Leg fietspompen, multitools, bandenlichters en reservebinnenbanden op één herkenbare plek en wijs iemand aan die ze beheert.
Controleer de weersverwachting uiterlijk de avond ervoor en opnieuw op de ochtend zelf. Leg veiligheidshesjes, afzetlint, verkeerskegels, EHBO-koffers en reddingsdekens klaar voordat deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een actiefietstocht organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met route, startlocatie en vergunningen. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de deelnemerslijst ongeveer 3 tot 5 dagen voor de tocht af.
Hoeveel drank moet ik voorzien voor een actiefietstocht?: Reken bij een tocht van enkele uren op ongeveer 0,5 tot 0,75 liter drinken per deelnemer, plus extra voorraad voor warm weer. Koel de dranken vóór de start en plan minstens één verzorgingsmoment onderweg.
Wanneer moet ik de route vooraf fietsen?: Fiets de route uiterlijk 2 tot 3 weken vooraf volledig en controleer haar nog één keer in de laatste week. Zo kun je omleidingen, wegwerkzaamheden en ontbrekende routeborden nog aanpassen.
Wat moet ik klaarleggen voor pech onderweg?: Zorg per groep of begeleider voor een fietspomp, multitool, bandenlichters en meerdere reservebinnenbanden. Wijs vóór vertrek minstens één persoon aan die pechgevallen opvangt en zorg dat die via portofoon of telefoon bereikbaar is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.