Que faut-il prévoir pour une présentation de produit ?

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Prévoyez une chaise par participant attendu et 5 à 10 % de sièges supplémentaires si les inscriptions ne sont pas entièrement confirmées. Les tables hautes et les tabourets conviennent à l’accueil et aux échanges, tandis que la présentation doit rester dégagée.
• Pour les boissons, comptez deux à trois consommations par personne pendant la première heure, puis environ une par heure supplémentaire. Refroidissez-les la veille et gardez quelques carafes d’eau accessibles pendant la démonstration.
• Préparez la chaîne vidéo au moins 24 heures avant l’ouverture : ordinateur, vidéoprojecteur, écran, câble HDMI et adaptateur compatible. Testez aussi les rallonges, multiprises, haut-parleurs et microphones dans la salle où ils seront utilisés.
• Ajoutez 10 % de verres, tasses, assiettes et couverts par rapport au nombre de participants confirmés. Les plateaux de service et les louches sont souvent oubliés alors qu’ils deviennent indispensables dès que le catering est installé.
• Constituez les badges, la liste de présence et les dossiers de presse avant le jour J, puis placez-les au comptoir d’accueil. Gardez une batterie externe et un cliqueur de présentation dans la salle pour éviter une interruption liée à une batterie vide ou à un déplacement près de l’ordinateur.

Questions fréquentes

Combien de verres prévoir pour une présentation de produit ?

Prévoyez au minimum un verre à eau et un verre à vin par participant, avec une marge de 10 %. Pour 40 personnes, cela représente 44 verres de chaque type si les deux boissons sont servies.

Quand acheter les boissons pour une présentation de produit ?

Achetez les boissons non périssables 3 à 5 jours avant, puis refroidissez-les la veille. Confirmez les quantités avec le traiteur au moins 72 heures avant l’événement.

Quel matériel technique faut-il pour une démonstration de produit ?

Prévoyez un ordinateur portable, un vidéoprojecteur, un écran, un câble HDMI et l’adaptateur correspondant. Ajoutez un microphone par présentateur si la salle dépasse environ 30 personnes, ainsi que des rallonges et multiprises testées.

Combien de temps avant tester le matériel de présentation ?

Faites un premier test complet 24 heures avant, puis un contrôle sur place au moins 90 minutes avant l’arrivée des invités. Vérifiez notamment l’image, le son, les batteries, les branchements et le cliqueur.