Que prévoir pour l’ouverture d’une exposition ?

Une ouverture d’exposition demande plus que des œuvres accrochées et quelques bouteilles. Il faut prévoir l’accueil, le vestiaire, le service des boissons, les discours et la circulation dans la salle. Cette liste vous aide à acheter ou emprunter le nécessaire pour 1 soirée, en adaptant les quantités au nombre d’invités. Anticipez surtout le matériel de service, les rallonges et les éléments de signalétique : ce sont les oublis les plus gênants le jour même.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 30
Tabouretsqté 12
Portantsqté 2
Cintresqté 120
Poteaux de balisageqté 8

Vaisselle

Verresqté 120
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Équipement

Enceinte sans filqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Échelleqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Mètres rubansqté 2
Pince à filqté 2

Décoration

Nappesqté 8
Bandes adhésivesqté 4
Crochets pour tableauxqté 40
Décoration végétaleqté 12
Panneaux d'informationqté 8
Supports pour cadres photoqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Lampes d'ambianceqté 8
Piles de rechangeqté 24

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 6 liter
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 12 pièces
- Eau plate - 60 bouteilles
- Eau pétillante - 36 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Tonic - 6 bouteilles
- Ginger beer - 6 bouteilles
- Bière sans alcool - 36 bouteilles
- Pilsener - 72 bouteilles
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Bulles sans alcool - 6 bouteilles
- Bulles - 12 bouteilles
- Raisins - 6 kilo
- Pommes - 40 pièces
- Clémentines - 40 pièces
- Concombre - 8 pièces
- Tomates cerises - 4 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 8 sachets
- Olives - 6 bocaux
- Noix mélangées - 4 kilos
- Crackers de riz - 6 paquets
- Baguettes - 12 pièces
- Fromage frais - 2 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Pesto - 1 kilo
- Beurre aux herbes - 1 kilo
- Tranches de fromage - 3 kilos
- Confiture de raisin - 2 pots
- Crackers sans gluten - 6 paquets
- Garnitures véganes - 2 kilos
- Mini-quiches - 120 pièces
- Bouchées de légumes - 120 pièces
- Amuse-bouches vegan - 60 pièces
- Amuse-bouches sans gluten - 40 pièces
- Biscuits - 6 paquets
- Brownies - 80 pièces
- Serviettes - 500 pièces
- Pics cocktail - 300 pièces
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Sacs poubelle - 60 pièces
- Grands sacs poubelle - 20 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Gel désinfectant pour les mains - 6 flacons
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 24 pièces

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Inscription

Chemises à pinceqté 4
Stylos à billeqté 20
Badges nominatifsqté 120
Flyers du programmeqté 150
Caisse ou caisse à argent
Terminal de paiement
Livre d'or

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Trousse de premiers secours
Passe-câblesqté 8
Gants en nitrileqté 2

Conseils

Prévoyez 2 à 3 verres par invité si le lavage n’est pas possible pendant la soirée, ainsi que 1 verre à vin par personne si du vin est servi. Ajoutez 10 % de réserve pour les verres cassés ou oubliés.
Pour un accueil avec café et thé, comptez 1 tasse par invité, 1 machine à café pour environ 30 personnes et 1 bouilloire pour 20 à 30 personnes. Préparez les thermos avant l’arrivée des premiers visiteurs.
Réservez au moins 1 table pour les boissons et 1 autre pour les amuse-bouches, avec 1 plateau de service par zone. Les pinces de service évitent que les invités touchent les aliments et accélèrent le réassort.
Prévoyez 1 badge nominatif par invité confirmé, plus 10 badges vierges. Imprimez aussi les panneaux de direction, les étiquettes des œuvres et les informations de prix au moins 24 heures avant l’ouverture.
Testez le micro sans fil, l’enceinte et chaque rallonge 2 heures avant l’arrivée du public. Gardez une boîte à outils, du ruban adhésif et une échelle à portée de main pour corriger rapidement un panneau ou une œuvre mal fixée.

Questions fréquentes

Combien de verres prévoir pour une ouverture d’exposition ?: Comptez 2 à 3 verres par invité pour une soirée sans lave-verres, plus 10 % de réserve. Pour 50 personnes, prévoyez donc environ 110 à 165 verres selon la durée et le nombre de boissons proposées.
Quelle quantité de boissons acheter pour un vernissage ?: Pour la première heure, prévoyez 2 à 3 boissons par personne, puis 1 à 2 boissons par heure supplémentaire. Ajoutez de l’eau en quantité équivalente et gardez les boissons au frais au moins 2 heures avant l’arrivée des invités.
Quand imprimer les badges et les panneaux d’exposition ?: Finalisez les badges, les panneaux de direction, les étiquettes et les prix au moins 24 heures avant l’ouverture. Gardez 10 % de badges vierges pour les inscriptions tardives ou les changements de dernière minute.
De quel matériel technique ai-je besoin pour le mot d’ouverture ?: Prévoyez un micro sans fil, une enceinte, des rallonges et des multiprises adaptées à la salle. Faites un test complet 2 heures avant le début, avec l’intervenant présent si possible, et gardez une solution de repli pour le discours.

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