Einkaufsliste für eine Ausstellungseröffnung
Bei einer Ausstellungseröffnung brauchst du mehr als Getränke und ein paar Snacks. Besucher müssen sich orientieren, ihre Jacken ablegen und sicher zwischen den Kunstwerken bewegen können. Plane Geschirr, Kaffeezubehör, Technik und Aufbauhelfer passend zur Gästezahl und prüfe vor dem Einkauf, was der Veranstaltungsort bereits bereitstellt. Besonders oft fehlen am Ende Klebestreifen, Verlängerungskabel, zusätzliche Gläser oder eine Leiter für die letzten Etiketten.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 30
- HockerAnz. 12
- GarderobenständerAnz. 2
- KleiderbügelAnz. 120
- AbsperrpfostenAnz. 8
Geschirr
- GläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 4
Ausstattung
- Kabelloser LautsprecherAnz. 2
- Kabelloses Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- LeiterAnz. 2
- WerkzeugkofferAnz. 2
- MessbänderAnz. 2
- DrahtzangeAnz. 2
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- KlebestreifenAnz. 4
- BilderhakenAnz. 40
- PflanzendekorationAnz. 12
- InfotafelnAnz. 8
- FotorahmenständerAnz. 12
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 12
- StimmungsleuchtenAnz. 8
- ErsatzbatterienAnz. 24
Catering
- Einkäufe
- Kaffee - 2 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 1 Kilo
- Süßstoff - 1 Karton
- Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zitronen - 12 Stück
- Stilles Wasser - 60 Flaschen
- Sprudelwasser - 36 Flaschen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Tonic - 6 Flaschen
- Ingwerbier - 6 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 36 Flaschen
- Pilsener - 72 Fläschchen
- Weißwein - 18 Flaschen
- Rotwein - 12 Flaschen
- Alkoholfreier Sekt - 6 Flaschen
- Sekt - 12 Flaschen
- Trauben - 6 Kilo
- Äpfel - 40 Stück
- Mandarinen - 40 Stück
- Gurken - 8 Stück
- Cherrytomaten - 4 Kilo
- Möhren - 3 Kilo
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Tortilla-Chips - 8 Tüten
- Oliven - 6 Gläser
- Gemischte Nüsse - 4 Kilo
- Reiswaffeln - 6 Packungen
- Baguettes - 12 Stück
- Frischkäse - 2 Kilo
- Hummus - 2 Kilo
- Pesto - 1 Kilo
- Kräuterbutter - 1 Kilo
- Käsescheiben - 3 kilo
- Traubengelee - 2 Gläser
- Glutenfreie Cracker - 6 Packungen
- Veganer Belag - 2 Kilo
- Mini-Quiches - 120 Stück
- Gemüsesticks - 120 Stück
- Vegane Häppchen - 60 Stück
- Glutenfreie Snacks - 40 Stück
- Kekse - 6 Packungen
- Brownies - 80 Stück
- Servietten - 500 Stück
- Cocktailspieße - 300 Stück
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Müllsäcke - 60 Stück
- Große Müllsäcke - 20 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Handseife - 6 Flaschen
- Handdesinfektionsmittel - 6 Flaschen
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Schwämme - 12 Stück
- Mikrofasertücher - 24 Stück
Reinigung
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
Registrierung
- KlemmbrettmappenAnz. 4
- KugelschreiberAnz. 20
- NamensschilderAnz. 120
- ProgrammflyerAnz. 150
- Kasse oder Geldkasse
- Kartenterminal
- Besucherbuch
Sicherheit
- TaschenlampenAnz. 4
- Erste-Hilfe-Set
- KabelmattenAnz. 8
- NitrilhandschuheAnz. 2
Tipps
- Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person. Halte zusätzlich mindestens 0,5 Liter Wasser pro Gast bereit und kühle Getränke rechtzeitig vor Beginn.
- Plane pro 10 Gäste ungefähr 12 Gläser, 12 Teller und 12 Bestecksets ein. So bleibt Reserve für Nachschub, heruntergefallenes Geschirr und Helfer.
- Für Kaffee und Tee brauchst du je nach Gästezahl mindestens eine Kaffeemaschine, einen Wasserkocher und zwei Thermoskannen pro 40 bis 50 Personen. Prüfe außerdem, ob genügend Steckdosen vorhanden sind.
- Beschrifte Kunstwerke und Verkaufsinformationen spätestens am Vortag und lege Klebestreifen, Drahtzange, Werkzeugkoffer und eine Leiter griffbereit. Diese Dinge werden meist erst beim Aufhängen oder kurz vor der Öffnung vermisst.
- Stelle für ungefähr 25 bis 30 Gäste einen Garderobenständer mit 30 Kleiderbügeln bereit. Bei engem Raum helfen Absperrpfosten dabei, empfindliche Werke und frisch aufgebaute Bereiche zu schützen.
Häufige Fragen
- Was brauche ich für eine Ausstellungseröffnung zu kaufen?
- Plane Getränke, Snacks, Gläser, Weingläser, Teller, Besteck, Servierschalen und Kaffeezubehör ein. Ergänze je nach Raum Technik, Verlängerungskabel, Klebestreifen und Material für Beschilderung und Aufbau.
- Wie viele Gläser brauche ich für eine Vernissage?
- Kalkuliere mindestens 1,2 Gläser pro erwarteter Person, also 60 Gläser für 50 Gäste. Wenn kein Spülservice verfügbar ist oder mehrere Getränkesorten angeboten werden, solltest du 1,5 Gläser pro Person einplanen.
- Wie viel Wasser und Getränke brauche ich für eine Ausstellungseröffnung?
- Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und mindestens 0,5 Litern Wasser je Gast. Für 50 Besucher sind damit etwa 100 bis 150 Getränkeportionen und 25 Liter Wasser eine brauchbare Ausgangsmenge.
- Wann sollte ich Snacks und Getränke für die Vernissage einkaufen?
- Haltbare Getränke, Geschirr und Serviermaterial kannst du 3 bis 7 Tage vorher besorgen. Frische Snacks kaufst du am Veranstaltungstag oder höchstens 1 Tag vorher, damit sie appetitlich bleiben.
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