Que faut-il prévoir pour les portes ouvertes de l’observatoire ?
Pour des portes ouvertes d’observatoire, les achats ne se limitent pas au café et aux biscuits. Il faut aussi prévoir l’accueil des visiteurs, les visites guidées, les conférences et l’observation sur place. Cette liste rassemble le mobilier, la vaisselle, la signalétique, la décoration et le matériel utile pour que les visiteurs circulent facilement. Ajuste les quantités au nombre d’inscrits et ajoute une marge pour les arrivées sans réservation.
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 12
- Chaisesqté 100
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables hautesqté 6
- Tabouretsqté 12
- Portantsqté 2
- Tables pliantesqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verresqté 120
- Assiettesqté 100
- Fourchettesqté 100
- Couteauxqté 100
- Cuillèresqté 100
- Plateaux de serviceqté 8
- Carafesqté 6
- Thermosqté 6
- Louchesqté 8
Décoration
- Ballons étoilesqté 40
- Guirlande d’étoilesqté 8
- Nappesqté 12
- Badges nominatifsqté 100
- Panneaux indicateursqté 20
- Panneaux d’informationqté 10
- Affichesqté 20
- Panneaux en ardoiseqté 6
- Décoration de tableqté 12
Équipement
- Télescopesqté 5
- Jumellesqté 10
- Ordinateur portableqté 2
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Haut-parleursqté 2
- Microphonesqté 2
- Pieds de microqté 2
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Batteries externesqté 4
- Glacièresqté 4
- Talkies-walkiesqté 6
Éclairage
- Lampes LEDqté 10
- Lampes d'extérieurqté 8
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lampes de pocheqté 10
- Piles de rechangeqté 20
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Conteneurs réfrigérésqté 2
- Balances de cuisineqté 2
- Pinces de serviceqté 8
- Papier aluminiumqté 3
- Film alimentaireqté 3
- Pains de glaceqté 20
Nettoyage
- Seauxqté 4
- Serpillièresqté 4
- Balaisqté 3
- Poubellesqté 10
- Bacs de tri des déchetsqté 4
- Gants de nettoyageqté 8
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
- Distributeurs de serviettesqté 6
Catering
- Carafes d’eauqté 8
- Distributeurs de boissonsqté 4
- Vitrines réfrigéréesqté 2
- Filtres à caféqté 150
- Porte-serviettesqté 10
- Corbeilles à painqté 6
- Petits bolsqté 20
- Thermoboxesqté 4
- Courses
- Café - 4 paquets
- Thé - 6 boîtes
- Café décaféiné - 1 paquet
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Crème fouettée - 6 bombes
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Ice tea - 6 bouteilles
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Sirop de limonade - 3 bouteilles
- Glaçons - 12 kilogrammes
- Mini pistolets - 120 pièces
- Baguettes - 12 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Brie - 1,5 kilogramme
- Fromage frais - 1 kilogramme
- Jambon - 2 kilogrammes
- Poulet fumé - 1,5 kilogramme
- Houmous - 1,5 kilogramme
- Salade aux œufs - 1 kilogramme
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture de fraises - 2 pots
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 3 kilogrammes
- Poivrons - 12 pièces
- Carottes - 3 kilogrammes
- Branches de céleri - 4
- Raisins - 4 kilogrammes
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Clémentines - 40 pièces
- Fraises - 3 kilogrammes
- Barres de céréales - 100 pièces
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Gressins salés - 6 sachets
- Bâtonnets au fromage - 4 sachets
- Popcorn - 4 sacs
- Biscuits - 10 paquets
- Spéculoos - 6 paquets
- Brownies - 80 pièces
- Mini muffins - 100 stuks
- Tarte aux pommes - 4 pièces
- Gâteau au citron - 4 pièces
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Biscuits sans gluten - 4 paquets
- Sandwiches végétaliens - 30 pièces
- Garniture végétalienne - 1 kilogramme
- Barres de céréales sans fruits à coque - 30 pièces
- Mayonnaise - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce à l'ail - 2 bouteilles
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Jus de citron - 2 bouteilles
- Citrons verts - 20 pièces
- Piques à cocktail - 500 pièces
- Papier cuisson - 3 rouleaux
- Barquettes en aluminium - 30 pièces
- Gobelets jetables - 150 pièces
- Assiettes jetables - 150 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 300 pièces
- Pailles en papier - 200 pièces
- Serviettes en papier - 1000 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 60 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 3 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 20 pièces
- Essuie-tout - 12 paquets
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
Conseils
- Prévois 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Les thermos et les carafes évitent de préparer le café et le thé en continu.
- Compte une assiette, un verre et un jeu de couverts par visiteur attendu, puis ajoute 10 % de réserve. Cette marge couvre la casse, les erreurs de comptage et les personnes qui se resservent.
- Installe les panneaux indicateurs avant l’ouverture, notamment entre l’accueil, les salles de conférence et la zone d’observation. Vérifie le parcours avec une personne qui ne connaît pas les lieux.
- Prépare les badges nominatifs à partir de la liste définitive des visiteurs au plus tard la veille. Garde une dizaine de badges vierges pour les inscriptions de dernière minute.
- Teste le télescope, les jumelles, l’ordinateur portable et le vidéoprojecteur au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Vérifie aussi les câbles, les prises et la visibilité des présentations depuis le fond de la salle.
Questions fréquentes
- Que faut-il acheter pour les portes ouvertes d’un observatoire ?
- Prévoyez les boissons et les en-cas, la vaisselle, les tables et les chaises, ainsi que les badges et les panneaux d’orientation. Ajoutez le matériel d’observation et de présentation nécessaire aux visites et aux conférences.
- Combien de gobelets et de verres prévoir par personne ?
- Comptez un verre par personne et ajoutez environ 10 % de réserve. Pour un accueil avec plusieurs boissons, prévoyez plutôt 1,5 à 2 verres par visiteur afin d’éviter les ruptures pendant la première heure.
- Quand préparer les badges et les panneaux pour l’événement ?
- Imprimez les badges dès que la liste définitive est arrêtée, idéalement la veille. Installez les panneaux indicateurs et les affiches au moins 1 heure avant l’ouverture, puis faites un parcours de vérification.
- Combien de matériel d’observation faut-il prévoir ?
- Prévoyez au minimum un télescope fonctionnel et une paire de jumelles pour les démonstrations. Pour un groupe de 20 à 30 personnes, ajoutez plusieurs postes ou organisez des rotations afin de limiter l’attente.
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