Organiser une sortie vélo en famille, étape par étape

Une sortie vélo en famille se prépare d’abord sur le parcours, puis autour des participants et de la sécurité. Commencez par choisir un itinéraire adapté aux plus jeunes, avec des points de repos clairement repérés. Réglez ensuite les inscriptions, les autorisations, l’assurance et les contacts d’urgence avant d’organiser le départ. Le jour J, les bénévoles, la signalisation, l’eau, les encas et le matériel de réparation doivent être prêts avant l’arrivée du premier groupe.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l’itinéraire à vélo
2 personnes
2
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
3
Définir les espaces de repos
2 personnes
4
Confirmer le lieu de départ
5
Vérifier le permis d’itinéraire
6
Vérifier les informations d'assurance
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Enregistrer les coordonnées
11
Mettre à jour la liste des participants
12
Recueillir les contacts d'urgence
13
Établir la carte de l’itinéraire
14
Imprimer les cartes d'itinéraire
15
Créer les flèches et les panneaux de direction
2 personnes
16
Répartir les bénévoles
17
Briefer les agents de circulation
2 personnes
18
Désigner un contact premiers secours
19
Vérifier les prévisions météo
20
Envoyer les infos météo aux participants
21
Faire les courses
2 personnes
22
Vérifier les vélos et le matériel
2 personnes
23
Recharger les batteries
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Préparer les en-cas
3 personnes
26
Préparer des paniers-repas
3 personnes
27
Installer la table d'inscription
2 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Monter les tentes de réception
4 personnes
30
Installer le panneau de départ et d’arrivée
2 personnes
31
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
32
Aménager un espace de repos
3 personnes
33
Baliser le parking à vélos
2 personnes
34
Tester le système de sonorisation
35
Préparer la trousse de premiers secours

Événement

36
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
37
Enregistrer les participants
2 personnes
38
Distribuer les bracelets
39
Distribuer les cartes d’itinéraire
40
Donner les consignes de sécurité
41
Donner le coup d’envoi
42
Accompagner le premier groupe
2 personnes
43
Accompagner le dernier groupe
2 personnes
44
Sécuriser les croisements
4 personnes
45
Tenir le point de repos
3 personnes
46
Refaire le plein d’eau
2 personnes
47
Servir les fruits et les en-cas
2 personnes
48
Aider les incidents
2 personnes
49
Vérifier les panneaux de signalisation
2 personnes
50
Enregistrer l’arrivée
2 personnes
51
Distribuer la médaille ou le souvenir
2 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Servir des amuse-bouches
3 personnes
54
Accompagner les enfants pendant les jeux
3 personnes
55
Fournir la musique
56
Allumer le barbecue
2 personnes
57
Préparer les plats de barbecue
4 personnes
58
Servir le barbecue
3 personnes
59
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
60
Servir le café et le thé
2 personnes
61
Remercier les participants

Suivi

62
Rassembler les flèches de parcours
3 personnes
63
Collecter les déchets
3 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
66
Démonter les tentes de fête
4 personnes
67
Ranger le parking à vélos
2 personnes
68
Nettoyer le lieu
3 personnes
69
Inventorier le matériel
2 personnes
70
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
71
Ranger les panneaux de direction
2 personnes
72
Refroidir les restes
73
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
74
Enregistrer les objets trouvés
75
Rendre les objets trouvés
76
Envoyer un message de remerciement aux participants
77
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 4
Porte-vélosqté 6
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 40
Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 50
Couvertsqté 80
Louchesqté 8
Ciseauxqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6
Plats de maintien au chaudqté 4
Barbecueqté 2
Ustensiles de barbecueqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 8
Thermosqté 6

Équipement

Système de sonorisation mobile
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6

Matériel de sport

Pompes à véloqté 4
Sets de collageqté 6
Chambres à air de rechangeqté 12
Jeux de clés Allenqté 4
Outils multifonctions pour véloqté 4
Sangles d'arrimageqté 8
Cônesqté 20
Jeux en plein airqté 6

Sécurité

Gilets de sécuritéqté 16
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 6
Lampes de pocheqté 6
Siffletsqté 8
Flèches de directionqté 40
Ruban de balisageqté 4
Cônes de signalisationqté 12

Décoration

Bannière départ-arrivée
Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 6
Braceletsqté 100
Médailles souvenirqté 80
Cartes d'itinéraireqté 100
Marqueursqté 12
Rouleaux de ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 200

Nettoyage

Balais et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Validez l’itinéraire au moins 3 à 4 semaines avant la sortie. Vérifiez les traversées dangereuses, les portions sans piste cyclable et prévoyez un espace de repos à intervalles réguliers, idéalement toutes les 45 à 60 minutes.
Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 10 jours avant. Notez pour chaque participant un numéro de téléphone et un contact d’urgence, puis utilisez cette liste pour répartir les groupes et les encadrants.
Préparez une carte imprimée avec les étapes, les pauses et les numéros utiles. Installez les flèches et panneaux de direction avant le départ, et briefez les bénévoles sur leur position et la conduite à tenir en cas de séparation du groupe.
Contrôlez les vélos, les pompes et les batteries au moins la veille. Rechargez les batteries externes, testez la sonorisation et le micro, puis gardez le matériel de réparation accessible plutôt qu’au fond d’un véhicule.
Suivez les prévisions météo 48 heures puis 6 heures avant le départ. Envoyez les changements d’horaire, les recommandations vestimentaires et les éventuelles consignes d’annulation dès qu’une décision est prise.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une sortie vélo en famille ?: Prévoyez 4 à 6 semaines pour une sortie encadrée avec itinéraire, bénévoles et autorisations. Les inscriptions et les besoins alimentaires devraient être clôturés environ 10 jours avant la date prévue.
Quelle distance prévoir pour une sortie vélo avec des enfants ?: Pour un groupe familial, partez sur une boucle de 10 à 20 kilomètres, selon l’âge et l’habitude des enfants. Ajoutez une pause toutes les 45 à 60 minutes plutôt que d’attendre les premiers signes de fatigue.
Que faut-il vérifier avant le départ d’une randonnée familiale à vélo ?: La veille, contrôlez les freins, les pneus, les éclairages et les batteries, puis vérifiez la météo et la signalisation du parcours. Le jour même, faites un briefing de 10 minutes et identifiez clairement le contact chargé des premiers secours.
Comment gérer la sécurité d’une sortie vélo en famille ?: Désignez un responsable premiers secours, répartissez les bénévoles et briefez les personnes chargées de la circulation avant le départ. Conservez la liste des participants et les contacts d’urgence avec le responsable du groupe pendant toute la sortie.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.