Organiser une sortie en voilier, étape par étape

Une sortie en voilier se prépare dans un ordre précis : le bateau et le skipper d’abord, puis le départ, l’itinéraire et les participants. Les oublis arrivent surtout à terre, quand il faut transporter les glacières, les repas et le matériel jusqu’au port. Prévoyez aussi les informations d’urgence, les besoins alimentaires et une solution de transport pour chaque participant. La météo doit être vérifiée à plusieurs moments, pas seulement la veille.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le voilier
2
Fixer le skipper
3
Confirmer le lieu de départ
4
Déterminer l’itinéraire et la durée de navigation
2 personnes
5
Envoyer les invitations
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Recueillir les contacts d'urgence
9
Mettre à jour la liste des participants
10
Organiser le transport vers le port
11
Envoyer les infos de parking
12
Vérifier les prévisions météo
13
Composer le repas
2 personnes
14
Vérifier la liste des courses
2 personnes
15
Faire les courses
2 personnes
16
Refroidir les boissons
2 personnes
17
Préparer les en-cas
3 personnes
18
Préparer les salades
2 personnes
19
Emballer séparément les repas diététiques
2 personnes
20
Recharger le matériel audio
21
Vérifier la météo et les conseils de navigation
22
Imprimer la liste des participants
23
Remplir les glacières
3 personnes
24
Emballer la nourriture
3 personnes
25
Transporter le matériel au port
4 personnes
26
Inspecter le bateau et les équipements de sécurité
2 personnes
27
Mettre les stocks à bord
4 personnes
28
Installer les tables et la vaisselle
3 personnes
29
Aménager la table d'accueil
2 personnes

Événement

30
Accueillir les participants
3 personnes
31
Cocher la présence
32
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
33
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
34
Distribuer les gilets de sauvetage
2 personnes
35
Servir des amuse-bouches
2 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Animer des activités de voile
2 personnes
38
Prendre des photos
39
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
40
Servir le dîner
3 personnes
41
Servir le café et le thé
2 personnes
42
Ranger les restes au frais
2 personnes
43
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
44
Confirmer l’heure d’arrivée avec le skipper
45
Aider les participants à descendre en toute sécurité
3 personnes

Suivi

46
Décharger les aliments et les boissons
4 personnes
47
Rassembler les déchets
3 personnes
48
Faire la vaisselle
3 personnes
49
Laisser le bateau propre
3 personnes
50
Rapporter le matériel
3 personnes
51
Nettoyer les glacières et les sacs isothermes
2 personnes
52
Retourner le matériel loué
53
Vérifier les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 3
Chaises pliantesqté 30
Nappesqté 3

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 35
Bols réutilisablesqté 35
Verres réutilisablesqté 40
Mugs à café réutilisablesqté 35
Couverts réutilisablesqté 40
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6

Équipement

Glacièresqté 4
Pains de glaceqté 16
Enceinte portable
Batteries externesqté 4
Lampes de poche étanchesqté 4
Rallonge

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 2
Couteau à pain
Thermosqté 3
Cuillère à glace

Sécurité

Gilets de sauvetageqté 35
Trousse de premiers secours
Pochette de documents étanche
Étuis de téléphone étanchesqté 10

Décoration

Guirlande de fanionsqté 3
Décoration de tableqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 3
Bacs à vaisselleqté 2
Brosses à vaisselleqté 2
Chiffons microfibresqté 8
Essuie-toutqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez le voilier et confirmez le skipper avant d’envoyer les invitations. Faites préciser le lieu de départ, l’heure de rendez-vous, la durée de navigation et l’itinéraire prévu.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la sortie. Vous aurez ainsi le temps de mettre à jour la liste des participants, de recueillir les besoins alimentaires et de demander un contact d’urgence à chacun.
Organisez le transport vers le port dès que les inscriptions sont connues. Envoyez les informations de parking au plus tard 3 jours avant, car l’accès au quai et le temps de marche sont souvent sous-estimés.
Préparez les repas et les boissons la veille : salades, en-cas, portions adaptées aux régimes particuliers et boissons refroidies dans les glacières avec les pains de glace. Emballez séparément les repas diététiques pour éviter les erreurs au moment du service.
Contrôlez la météo et les conseils de navigation la veille, puis le matin du départ. Imprimez la liste des participants, rangez les documents dans une pochette étanche et transportez tout le matériel au port avant l’heure d’embarquement.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance réserver un voilier pour une sortie ?: Réservez idéalement le voilier et le skipper 4 à 8 semaines avant la date prévue. Pour une période très demandée, prévoyez davantage de marge afin de conserver le choix de l’horaire et du lieu de départ.
Quand demander les inscriptions et les besoins alimentaires ?: Envoyez les invitations dès que le bateau, le skipper et le départ sont confirmés. Fixez la clôture des inscriptions 7 jours avant la sortie, puis utilisez la liste finale pour composer le repas et acheter les quantités nécessaires.
Quand vérifier la météo pour une sortie en voilier ?: Consultez les prévisions une première fois 48 heures avant, puis de nouveau la veille et le matin du départ. Vérifiez aussi les conseils de navigation avant de charger les glacières et le matériel.
Que faut-il préparer la veille d’une sortie en voilier ?: Préparez les repas, refroidissez les boissons, chargez l’enceinte et les batteries externes, puis remplissez les glacières. Imprimez également la liste des participants et regroupez les documents, les téléphones et le matériel de sécurité dans des pochettes étanches.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.