Organiser une sortie au musée, étape par étape

Une sortie au musée se prépare d’abord autour de trois points : les inscriptions, le transport et les horaires de visite. Ensuite, il faut vérifier l’accessibilité, recueillir les besoins alimentaires et les contacts d’urgence, puis répartir les participants entre accompagnateurs et binômes. Les dernières vérifications concernent les repas, les documents imprimés, les téléphones et le point de départ. Ce déroulé évite surtout les retards, les groupes incomplets et les informations manquantes au moment du départ.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Recueillir les contacts d'urgence
5
Réserver le musée
6
Réserver le transport
7
Vérifier l’accessibilité
8
Élaborer l’itinéraire et le programme
9
Envoyer les informations aux participants
10
Traiter les paiements
11
Désigner les accompagnateurs
12
Répartir les groupes et les binômes
2 personnes
13
Confirmer le programme du musée
14
Confirmer les horaires de transport
15
Vérifier les prévisions météo
16
Faire les courses
2 personnes
17
Préparer les paniers-repas
4 personnes
18
Refroidir les boissons
2 personnes
19
Créer des badges nominatifs
2 personnes
20
Imprimer les documents
21
Charger les téléphones et les batteries externes
22
Vérifier la trousse de premiers secours
23
Préparer le matériel
3 personnes

Événement

24
Aménager le point de départ
3 personnes
25
Accueillir les participants
4 personnes
26
Enregistrer la présence
2 personnes
27
Distribuer les badges
2 personnes
28
Expliquer la répartition des groupes
2 personnes
29
Accompagner les participants vers le transport
4 personnes
30
Effectuer le premier comptage
2 personnes
31
Accompagner la sortie au musée
4 personnes
32
Accompagner l’entrée au musée
4 personnes
33
Accompagner les groupes dans le musée
6 personnes
34
Distribuer les paniers-repas
3 personnes
35
Encadrer le déjeuner
4 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Animer le deuxième tour du musée
6 personnes
38
Rassemblement à la sortie
4 personnes
39
Effectuer un second comptage
2 personnes
40
Accompagner le retour
4 personnes
41
Aider les participants à descendre en toute sécurité
4 personnes
42
Effectuer le comptage final
2 personnes

Suivi

43
Dégager le point de départ
3 personnes
44
Rassembler les déchets
3 personnes
45
Nettoyer le matériel
3 personnes
46
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
47
Gérer les objets trouvés
48
Archiver les informations des participants
49
Traiter les frais et les reçus
50
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Documents

Listes imprimées des participantsqté 4
Listes de contacts d’urgence impriméesqté 4
Programmes de la journée imprimésqté 45
Itinéraires imprimésqté 6
Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 12
Badges nominatifsqté 45
Porte-badgesqté 45
Braceletsqté 45

Équipement

Téléphones portablesqté 4
Batteries externesqté 6
Câbles de rechargeqté 6
Lampes de pocheqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Pains de glaceqté 16
Lunch-boxqté 45
Bouteilles d’eau réutilisablesqté 45

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 50
Couverts réutilisablesqté 50
Assiettes réutilisablesqté 50
Porte-serviettesqté 4

Mobilier

Tables pliantesqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4

Sécurité

Trousse de premiers secours
Gilets réfléchissantsqté 6
Parapluiesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Lance les invitations au moins trois semaines avant la sortie et fixe une date limite d’inscription. Demande dès le formulaire les besoins alimentaires, les coordonnées d’urgence et les éventuelles contraintes de mobilité.
Réserve le musée et le transport avant de finaliser le programme. Confirme les horaires du musée et du trajet 48 heures avant, car un changement de créneau peut désorganiser toute la journée.
Prépare la répartition des groupes au plus tard la veille. Attribue un accompagnateur à chaque groupe, imprime les listes de participants et de contacts d’urgence, puis prévois un binôme clairement identifié pour chaque personne qui en a besoin.
Prépare les paniers-repas la veille et garde les boissons au frais dans les glacières avec des pains de glace. Vérifie les quantités, les couverts réutilisables et les bouteilles d’eau avant de charger le matériel.
Installe le point de départ 30 minutes avant l’heure annoncée. Garde les badges, les programmes, les itinéraires, les stylos et les téléphones chargés au même endroit pour accélérer l’accueil et le comptage.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une sortie au musée ?: Commence environ trois semaines avant la date prévue pour recueillir les inscriptions et réserver le musée et le transport. Termine les confirmations pratiques 48 heures avant le départ.
Quand faut-il envoyer les informations aux participants ?: Envoie le programme, l’itinéraire, les horaires et les consignes au moins 5 jours avant la sortie. Renvoye un rappel la veille avec le point de départ et l’heure de rendez-vous.
Combien de temps prévoir pour l’accueil avant une sortie au musée ?: Prévois 30 minutes avant le départ pour distribuer les badges, vérifier les inscriptions et former les groupes. Ajoute davantage de temps si plusieurs participants arrivent par des moyens différents.
Que faut-il vérifier la veille d’une sortie au musée ?: Confirme les horaires du musée et du transport, consulte la météo et vérifie les besoins alimentaires. Charge les téléphones et batteries externes, imprime les listes et prépare les repas et le matériel.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.