Organiser une semaine de sports d’hiver sans rien oublier

Une semaine de sports d’hiver se prépare dans un ordre précis : d’abord les dates, l’hébergement et les trajets, puis les inscriptions et les réservations liées au ski. Les détails qui posent le plus souvent problème arrivent ensuite : niveaux des participants, chambres, allergies, contacts d’urgence, paiements et forfaits. Prévoyez aussi une organisation distincte pour le transport, les repas et le matériel. Ce plan vous aide à répartir les 91 tâches et à suivre les 46 éléments nécessaires jusqu’au départ.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver l’hébergement
2 personnes
3
Réserver le transport
2 personnes
4
Réserver l'école de ski
5
Réserver la location de matériel
6
Vérifier les assurances
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir le formulaire d’inscription
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Recueillir les contacts d'urgence
12
Recenser les compétences en ski
13
Établir le plan des chambres
2 personnes
14
Confirmer la liste des participants
15
Vérifier les paiements
16
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
17
Envoyer la liste de colisage
18
Communiquer les données du forfait de ski
19
Faire la répartition des groupes
2 personnes
20
Informer les accompagnateurs
3 personnes
21
Confirmer l'itinéraire et l'heure de départ
22
Vérifier les prévisions météo
23
Faire les courses
3 personnes
24
Vérifier le matériel
2 personnes
25
Trier la nourriture par jour
3 personnes
26
Étiqueter les bagages
2 personnes
27
Préparer le kit d’urgence
2 personnes
28
Préparer l’enregistrement des départs

Événement

29
Enregistrer les participants
4 personnes
30
Charger les bagages
5 personnes
31
Donner le briefing de départ
2 personnes
32
Encadrer un voyage de groupe
5 personnes
33
Enregistrer l’arrivée
3 personnes
34
Distribuer les clés des chambres
2 personnes
35
Préparer le petit-déjeuner
3 personnes
36
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
37
Récupérer le matériel de ski
4 personnes
38
Accompagner les cours de ski
5 personnes
39
Distribuer les paniers-repas
3 personnes
40
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
41
Encadrer le ski libre
5 personnes
42
Récupérer le matériel
3 personnes
43
Préparer le dîner
4 personnes
44
Servir le dîner
5 personnes
45
Encadrer le programme du soir
4 personnes
46
Faire la vaisselle
3 personnes
47
Préparer le petit-déjeuner
3 personnes
48
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
49
Faire le briefing du matin
2 personnes
50
Encadrer les groupes de ski et de snowboard
6 personnes
51
Réapprovisionner le buffet du déjeuner
3 personnes
52
Préparer les en-cas
3 personnes
53
Animer la soirée jeux
4 personnes
54
Préparer le petit-déjeuner
3 personnes
55
Encadrer les cours de ski pour débutants
5 personnes
56
Distribuer les paniers-repas
3 personnes
57
Répartir les groupes de compétition
3 personnes
58
Encadrer une compétition de sports d’hiver
6 personnes
59
Enregistrer les résultats
2 personnes
60
Remettre les prix
2 personnes
61
Animer la soirée à thème
4 personnes
62
Préparer le petit-déjeuner
3 personnes
63
Accompagner la journée libre de ski
5 personnes
64
Servir des boissons chaudes
3 personnes
65
Sécher le matériel
3 personnes
66
Servir le dîner commun
5 personnes
67
Encadrer la soirée quiz
4 personnes
68
Préparer le petit-déjeuner
3 personnes
69
Accompagner la dernière journée de ski
5 personnes
70
Retourner le matériel de ski
4 personnes
71
Rassembler les bagages
4 personnes
72
Servir le dîner de départ
5 personnes
73
Accompagner la soirée de clôture
4 personnes
74
Préparer le petit-déjeuner et le déjeuner
4 personnes
75
Vérifier les chambres
4 personnes
76
Remettre les clés
2 personnes
77
Charger les bagages
5 personnes
78
Accompagner le retour
5 personnes
79
Faire le check-out des participants
3 personnes
80
Décharger le matériel restant
4 personnes

Suivi

81
Inventorier le matériel
3 personnes
82
Rendre le matériel loué
2 personnes
83
Ranger les restes
2 personnes
84
Rassembler le linge
2 personnes
85
Nettoyer les glacières
2 personnes
86
Faire la vaisselle
3 personnes
87
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
88
Nettoyer le matériel de transport
2 personnes
89
Traiter les objets trouvés
90
Envoyer un message de remerciement
91
Vérifier le décompte final
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 45
Porte-manteauxqté 6
Porte-bagagesqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 50
Bols réutilisablesqté 50
Gobelets réutilisablesqté 100
Tassesqté 50
Couvertsqté 50

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Grandes casserolesqté 4
Louchesqté 8
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Bacs alimentairesqté 20

Équipement

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Enceintes portablesqté 2
Batteries externesqté 8

Matériel de sport

Skisqté 40
Snowboardsqté 10
Bâtons de skiqté 45
Casques de skiqté 50
Lunettes de skiqté 45
Sacs à dosqté 12
Faire de la lugeqté 6
Gilets réfléchissantsqté 12
Cartes de pisteqté 45
Sacs de premiers secoursqté 3
Couvertures chauffantesqté 10
Pelleter la neigeqté 2

Décoration

Bannièresqté 6
Guirlandes de fanionsqté 8
Badges nominatifsqté 50
Cônesqté 20
Coupes de prixqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes de pocheqté 10

Nettoyage

Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Poubellesqté 8
Paniers à lingeqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date, le programme, l’hébergement et le transport. Faites ces quatre réservations avant d’ouvrir les inscriptions, car elles déterminent le nombre de places réellement disponibles.
Ouvrez le formulaire d’inscription avec des champs pour le niveau de ski, les besoins alimentaires, les contacts d’urgence et les paiements. Fixez une date limite au moins 3 semaines avant le départ pour avoir le temps de relancer les retardataires.
Réservez l’école de ski et la location de matériel après avoir recensé les niveaux et les tailles. Répartissez ensuite les participants par groupes et transmettez aux accompagnateurs la composition de chaque groupe au plus tard la semaine précédente.
Envoyez les informations pratiques et la liste de colisage 7 jours avant le départ. Mentionnez séparément les skis ou snowboards, casques, lunettes, sacs à dos, batteries externes et vêtements visibles, afin d’éviter les oublis le matin du trajet.
Contrôlez la météo, l’itinéraire, l’heure de départ et le matériel la veille. Triez la nourriture par jour et regroupez les thermos, glacières, bacs alimentaires, bouilloires, machines à café, rallonges et multiprises avant le chargement.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une semaine de sports d’hiver ?: Commencez au moins 3 à 6 mois avant le départ pour réserver l’hébergement, le transport, l’école de ski et le matériel. Gardez les 3 dernières semaines pour les inscriptions, les paiements et la répartition des chambres.
Que demander dans le formulaire d’inscription ?: Demandez le niveau de ski, les besoins alimentaires, les contacts d’urgence, les informations de paiement et les besoins de location. Fermez les inscriptions environ 3 semaines avant le départ afin de confirmer les groupes et les réservations.
Quand envoyer la liste de colisage ?: Envoyez-la 7 jours avant le départ, puis faites un rappel 48 heures avant. Ajoutez les équipements de ski, les vêtements adaptés, les documents, les batteries externes et les affaires personnelles à vérifier.
Quand vérifier la météo et l’itinéraire ?: Vérifiez les prévisions et l’itinéraire la veille du départ, puis une dernière fois le matin même. Communiquez l’heure et le lieu de rendez-vous dès que le trajet est confirmé, au plus tard 24 heures avant.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.