Organiser une réunion de club de lecture, étape par étape

Une réunion de club de lecture fonctionne mieux quand la préparation suit l’ordre de la rencontre. Commencez par réserver le livre et la date, puis confirmez le lieu avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions, les besoins alimentaires et le rappel de lecture doivent être suivis dans une même liste. Le jour venu, prévoyez du temps pour installer les tables, préparer le café et le thé, puis accueillir les participants avant de lancer la discussion.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le livre et la date
2
Confirmer le lieu
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Envoyer un rappel de lecture
7
Mettre à jour la liste des participants
8
Préparer les questions de discussion
9
Imprimer le programme
10
Vérifier la liste des courses
11
Faire les courses
2 personnes
12
Mettre les boissons au frais
13
Préparer les en-cas
2 personnes
14
Préparer le café et le thé
15
Installer les tables
2 personnes
16
Installer les chaises
2 personnes
17
Préparer la vaisselle
18
Préparer le matériel de discussion
19
Décorer les tables
20
Vérifier l’espace

Événement

21
Accueillir les invités
2 personnes
22
Servir le café et le thé
2 personnes
23
Présenter le programme
24
Animer la discussion du livre
25
Servir des amuse-bouches
2 personnes
26
Réapprovisionner les boissons
27
Annoncer la pause
28
Choisir le prochain livre
29
Dire au revoir aux invités
2 personnes

Suivi

30
Emballer les restes alimentaires
31
Faire la vaisselle
2 personnes
32
Ranger les tables et les chaises
2 personnes
33
Rassembler les déchets
34
Nettoyer l’espace
2 personnes
35
Ranger le matériel
36
Envoyer un message de remerciement
37
Confirmer la prochaine réunion

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 2
Chaisesqté 16
Table d’appoint
Porte-manteau

Vaisselle

Tasses à caféqté 18
Verres à boireqté 18
Assiettes à pâtisserieqté 18
Couvertsqté 18
Saladiers de serviceqté 4
Plateaux de serviceqté 3

Cuisine

Machine à café
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 2
Carafeqté 2
Planches à découperqté 2
Couteaux de cuisineqté 2
Louchesqté 4

Équipement

Rallongeqté 2
Minuteur de cuisine

Décoration

Nappesqté 2
Présentoir à livres

Fournitures de bureau

Stylos à billeqté 18
Blocs-notesqté 18
Post-itqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord la date et le lieu, puis envoyez les invitations au moins 2 à 3 semaines à l’avance. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.
Envoyez un rappel de lecture 5 à 7 jours avant la réunion. Indiquez le titre du livre et rappelez l’heure de début pour limiter les arrivées tardives.
Préparez les questions de discussion avant les courses et imprimez le programme en fonction du déroulé prévu. Comptez généralement 60 à 90 minutes pour l’échange autour du livre.
Faites les courses la veille si possible, puis mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’arrivée. Préparez le café et le thé juste avant l’accueil pour les servir chauds.
Installez les tables, les chaises, la vaisselle et le matériel de discussion au moins 30 minutes avant le début. Vérifiez aussi l’espace, les poubelles et les rallonges avant que les invités arrivent.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une réunion de club de lecture ?: Prévoyez 2 à 3 semaines pour choisir le livre, réserver la date et le lieu, envoyer les invitations et suivre les inscriptions. La préparation matérielle peut ensuite être terminée la veille et dans les 30 à 60 minutes avant l’accueil.
Quand envoyer le rappel de lecture ?: Envoyez-le 5 à 7 jours avant la réunion. Un second rappel le jour même, avec l’heure et l’adresse, peut être utile si le groupe compte plus de 10 participants.
Combien de temps prévoir pour la discussion du livre ?: Réservez 60 à 90 minutes pour l’animation de la discussion. Gardez ensuite 15 à 20 minutes pour le café, le thé et les amuse-bouches, afin de ne pas interrompre l’échange.
Quand préparer le café, le thé et les boissons ?: Mettez les boissons au frais 3 à 4 heures avant le début et préparez les tasses, verres et assiettes pendant l’installation. Lancez le café et faites chauffer l’eau environ 10 minutes avant l’arrivée des participants.

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