Organiser une réunion d’appel d’offres sans rien laisser au hasard

Commencez par verrouiller la date, le lieu et le déroulé, puis faites avancer les invitations et les inscriptions en parallèle de la préparation des intervenants. Une réunion d’appel d’offres réussie dépend surtout de détails souvent traités trop tard : questions des participants, besoins alimentaires, présentations incompatibles ou câbles manquants. Prévoyez un point de contrôle à J-7, puis une répétition technique la veille. Le jour J, l’accueil, la circulation dans la salle et l’enchaînement des prises de parole doivent être déjà réglés.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
3
Rédiger les invitations
4
Envoyer les invitations
5
Traiter les inscriptions
6
Tenir la liste de présence
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Recueillir les questions des participants
9
Partager le programme avec les intervenants
10
Recevoir les présentations
11
Vérifier les présentations
2 personnes
12
Confirmer les réservations
13
Préparer les badges nominatifs
14
Imprimer la liste des participants
15
Faire les courses
2 personnes
16
Mettre les boissons au frais
2 personnes
17
Préparer les en-cas
2 personnes
18
Tester l'équipement
2 personnes
19
Vérifier l’espace
2 personnes
20
Installer les tables et les chaises
3 personnes
21
Installer la table d'inscription
2 personnes
22
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
23
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
24
Tester le matériel sonore
2 personnes
25
Préparer les documents
2 personnes
26
Préparer le café et le thé
2 personnes
27
Mettre en place le buffet et les amuse-bouches
3 personnes
28
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

29
Accueillir les participants
3 personnes
30
Enregistrer la présence
2 personnes
31
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
32
Servir le café et le thé
2 personnes
33
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
34
Assurer le support technique des présentations
35
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Servir des amuse-bouches
2 personnes
38
Ouvrir le buffet du dîner
2 personnes
39
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
40
Servir les repas diététiques
2 personnes
41
Organiser le cocktail networking
2 personnes
42
Dire au revoir aux participants
2 personnes

Suivi

43
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
44
Rassembler la vaisselle et les verres
3 personnes
45
Collecter et trier les déchets
2 personnes
46
Faire la vaisselle
2 personnes
47
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
48
Emballer le matériel en toute sécurité
2 personnes
49
Nettoyer l’espace
3 personnes
50
Retourner les matériels
2 personnes
51
Remercier les participants
52
Archiver le matériel de présentation
53
Répondre aux questions reçues
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Câbles HDMIqté 2
Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 4

Vaisselle

Assiettesqté 60
Tasses à caféqté 50
Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 50
Couvertsqté 60
Cuillères de serviceqté 8
Petits bolsqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12

Bureau

Badges nominatifsqté 50
Porte-badgesqté 50
Blocs-notesqté 50
Stylos à billeqté 60
Chemises de présentationqté 50
Paperboard
Papier pour chevaletqté 2
Marqueursqté 2

Décoration

Sets de nappesqté 8
Panneaux directionnelsqté 6
Cartes de tableqté 8

Nettoyage

Chiffons microfibresqté 12
Brosses à vaisselleqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord la date, le lieu et les horaires, puis envoyez les invitations avec une date limite d’inscription claire. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu 5 à 7 jours avant la réunion.
Demandez les questions des participants et leurs besoins alimentaires dès l’inscription. Transmettez les questions regroupées aux intervenants au moins 3 jours avant, afin qu’ils puissent adapter leurs présentations.
Fixez une échéance de réception des présentations à J-5 et vérifiez chaque fichier sur l’ordinateur prévu pour la réunion. Contrôlez notamment les vidéos, les polices, les liens et le format d’affichage.
Faites un essai complet du projecteur, de l’écran, des microphones, des haut-parleurs et des câbles la veille. Prévoyez aussi les rallonges et multiprises nécessaires : elles sont souvent absentes ou trop courtes dans la salle.
Préparez l’accueil avant l’arrivée des participants : badges nominatifs, liste imprimée, table d’inscription et documents doivent être en place 30 minutes à l’avance. Mettez les boissons au frais et installez les en-cas avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réunion d’appel d’offres ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la réunion, avec la date limite d’inscription. Faites une relance 5 à 7 jours avant et arrêtez la liste des participants au plus tard 2 jours avant.
Quand demander les présentations aux intervenants ?: Demandez-les au moins 7 jours avant et fixez une échéance à J-5. Vous gardez ainsi le temps de vérifier les fichiers et de résoudre un problème technique avant la veille.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au minimum 90 minutes pour installer les tables, les chaises, l’espace de présentation et la table d’inscription. Ajoutez 30 minutes pour le test du projecteur et du son si plusieurs intervenants prennent la parole.
Que vérifier la veille d’une réunion d’appel d’offres ?: Vérifiez la salle, les réservations, les présentations, le matériel audiovisuel, les badges et les documents. Faites un test complet la veille et gardez une copie des présentations sur l’ordinateur et sur une clé USB.

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