Organiser une rencontre de chariots pliants sans rien oublier

Une rencontre de chariots pliants se prépare d’abord sur le papier, puis sur place. Commencez par confirmer la date, le lieu et les inscriptions avant de réserver les équipements ou le traiteur. Les besoins alimentaires, le stationnement et l’itinéraire doivent être communiqués assez tôt pour éviter les changements de dernière minute. Le jour même, prévoyez une équipe pour l’accueil, l’installation des tentes, des tables et des chaises, puis vérifiez l’éclairage et le buffet avant l’arrivée des participants.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Inviter les participants
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Vérifier la réservation
6
Fixer les consignes de stationnement
7
Envoyer le programme aux participants
8
Partager l’itinéraire
9
Confirmer les accords avec les fournisseurs
10
Vérifier les prévisions météo
11
Vérifier la liste des courses
2 personnes
12
Faire les courses
2 personnes
13
Refroidir les boissons
2 personnes
14
Imprimer la liste des participants
15
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
16
Préparer le service traiteur
3 personnes
17
Préparer les en-cas
3 personnes
18
Mettre en place les plats du buffet
3 personnes
19
Contrôler le site
2 personnes
20
Installer les panneaux de stationnement
2 personnes
21
Installer les tables
3 personnes
22
Installer les chaises
3 personnes
23
Monter les tentes de réception
4 personnes
24
Installer l'éclairage
2 personnes
25
Installer la table d'inscription
2 personnes
26
Mettre en place le point café
2 personnes
27
Installer le buffet et le point boissons
3 personnes
28
Tester le système de sonorisation

Événement

29
Accueillir les participants
3 personnes
30
Enregistrer la présence
2 personnes
31
Distribuer les badges nominatifs
32
Servir le café et le thé
2 personnes
33
Examiner les chariots pliants
2 personnes
34
Échanger des expériences
35
Servir des amuse-bouches
2 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Animer le tour de jeu
2 personnes
38
Ouvrir le buffet
2 personnes
39
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
40
Servir le café et le dessert
2 personnes
41
Animer le quiz
2 personnes
42
Annoncer le dernier tour
43
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

44
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
45
Rassembler les déchets
3 personnes
46
Faire la vaisselle
3 personnes
47
Démonter le mobilier
4 personnes
48
Démonter les tentes de fête
4 personnes
49
Retirer l'éclairage
2 personnes
50
Nettoyer le site
3 personnes
51
Inventorier le matériel
2 personnes
52
Rendre les articles empruntés
2 personnes
53
Ranger les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 45
Tables de buffetqté 2
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 50
Bols réutilisablesqté 50
Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Couvertsqté 50
Ciseauxqté 4

Cuisine

Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 6
Louchesqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Pinces de serviceqté 6
Glacièresqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Enceinte portable
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lanternes LEDqté 6

Décoration

Badges nominatifsqté 50
Nappesqté 8
Panneaux de stationnementqté 6
Panneaux indicateursqté 8
Marque-placesqté 12

Matériel de sport

Questions du quiz
Jeux de sociétéqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Bac à vaisselleqté 2
Brosses à vaisselleqté 3
Épongesqté 6
Chiffons de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Gel hydroalcooliqueqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant d’envoyer les invitations. Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires au moins 10 jours à l’avance afin d’ajuster le service traiteur et les quantités.
Envoyez le programme et l’itinéraire 3 à 5 jours avant la rencontre. Ajoutez les consignes de stationnement : elles sont souvent oubliées, surtout lorsque plusieurs véhicules ou chariots arrivent en même temps.
Vérifiez la météo 48 heures avant, puis contrôlez les tentes de réception, l’éclairage, les rallonges et les multiprises. Prévoyez une solution claire si le vent ou la pluie compliquent l’installation extérieure.
Refroidissez les boissons la veille et préparez les en-cas avant l’arrivée des participants. Les carafes d’eau, les thermos, les glacières et les ustensiles de service sont faciles à oublier lorsque les courses sont faites trop tôt.
Installez la table d’inscription en premier, avec la liste imprimée et les badges nominatifs. Comptez 15 à 20 minutes pour accueillir les participants, les orienter vers le stationnement et répondre aux premières questions.

Questions fréquentes

Quand faut-il envoyer les invitations pour une rencontre de chariots pliants ?: Envoyez-les au moins 3 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant l’événement pour avoir le temps de confirmer le traiteur, les besoins alimentaires et le matériel.
Quand vérifier la météo pour une rencontre en plein air ?: Faites une première vérification 48 heures avant, puis une dernière le matin même. Ce délai permet encore d’ajuster les tentes, l’éclairage, les tables et les consignes transmises aux participants.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer le site ?: Réservez au moins 2 heures avant l’arrivée du premier participant. L’installation des tentes, des tables, des chaises, du buffet, de l’éclairage et de la table d’inscription prend plus de temps si le matériel doit être déplacé sur une longue distance.
Quand préparer les badges et la liste des participants ?: Imprimez la liste et préparez les badges la veille, après la clôture des inscriptions. Gardez quelques badges vierges sur place pour les changements de dernière minute ou les participants ajoutés le jour même.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.