Organiser une randonnée hivernale : la bonne méthode

Une randonnée hivernale se prépare d’abord sur le terrain, puis autour du départ et du ravitaillement. Commencez par fixer la date et l’itinéraire, vérifiez les autorisations et l’assurance, puis parcourez le trajet complet pour repérer les risques. Prévoyez un lieu de repos chauffé ou abrité, un itinéraire alternatif et une équipe de bénévoles identifiable. Le froid, l’obscurité et les crevaisons demandent une logistique plus précise qu’une randonnée aux beaux jours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
3
Vérifier l’assurance
4
Réserver le lieu de départ
5
Réserver le lieu de repos
6
Parcourir tout l’itinéraire en voiture
2 personnes
7
Contrôler les risques sur le parcours
2 personnes
8
Fixer un itinéraire alternatif
2 personnes
9
Créer l’organisation du départ et de l’arrivée
2 personnes
10
Recruter des bénévoles
2 personnes
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
15
Partager le fichier d'itinéraire
16
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
17
Vérifier les prévisions météo
18
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
19
Vérifier la liste des courses
20
Faire les courses
2 personnes
21
Vérifier les vélos et la remorque
2 personnes
22
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
23
Préparer les dossards
2 personnes
24
Imprimer la liste des participants
25
Envoyer le briefing des bénévoles
26
Recharger les batteries
27
Préparer les vêtements et les gilets
2 personnes
28
Refroidir les boissons
2 personnes

Événement

29
Inscrire les participants
4 personnes
30
Distribuer les dossards
2 personnes
31
Vérifier l’éclairage des vélos
3 personnes
32
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
33
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
34
Monter l’espace de repos
3 personnes
35
Monter l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
36
Installer l’éclairage le long du site
3 personnes
37
Installer la table d'inscription
2 personnes
38
Préparer le café et le thé
2 personnes
39
Préparer les en-cas
3 personnes
40
Encadrer la zone de départ
3 personnes
41
Faire démarrer les participants
3 personnes
42
Tenir le poste de route
4 personnes
43
Tenir le point de repos
3 personnes
44
Servir des boissons chaudes
3 personnes
45
Servir des amuse-bouches
2 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Enregistrer les pannes de vélo
2 personnes
48
Effectuer le dépannage
2 personnes
49
Surveiller la circulation
2 personnes
50
Cocher les arrivants
3 personnes
51
Distribuer le tampon de finisher
2 personnes
52
Accompagner les derniers participants
2 personnes
53
Récupérer les panneaux d’itinéraire
4 personnes
54
Rassembler les objets perdus
2 personnes
55
Finaliser la restauration de l’arrivée
2 personnes
56
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

57
Rassembler le matériel
4 personnes
58
Démonter les tables et les chaises
3 personnes
59
Collecter les déchets
3 personnes
60
Faire la vaisselle
2 personnes
61
Nettoyer le lieu
4 personnes
62
Vérifier le parcours pour le matériel restant
2 personnes
63
Sécher et compter le matériel
2 personnes
64
Retourner les matériels de location
2 personnes
65
Nettoyer les vélos et les outils
2 personnes
66
Enregistrer les objets trouvés
67
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
68
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
69
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 30
Tables hautesqté 4
Housses de nappesqté 8
Porte-vélosqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 100
Bol à soupeqté 80
Couvertsqté 100
Louchesqté 6

Cuisine

Thermosqté 8
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Marmites à soupeqté 2
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Chargeurs mobilesqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Pompe à véloqté 3
Démonte-pneusqté 6
Outils multifonctionsqté 4
Chambres à air de rechangeqté 20
Lampes sur batterieqté 12
Batteries externesqté 6

Matériel de sport

Cônesqté 20
Panneaux d’orientationqté 60
Autocollants flèchesqté 150
Numéros de départqté 120
Gilets réfléchissantsqté 20
Drapeaux de véloqté 8
Sangles d'arrimageqté 12
Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 20
Arche de départ et d’arrivée

Décoration

Drapeaux d’hiverqté 20
Décoration de tableqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 10
Lampes à pilesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Bacs à vaisselleqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Gants de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Parcourez l’itinéraire complet en voiture au moins 2 semaines avant la randonnée. Notez les passages exposés, les zones difficiles à baliser et les endroits où un véhicule de secours peut s’arrêter.
Fixez l’organisation du départ et de l’arrivée avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez une zone pour les vélos, des tables pour les dossards et un espace clairement séparé pour les participants qui attendent.
Envoyez les informations pratiques au plus tard 7 jours avant l’événement : heure de départ, longueur du parcours, équipement contre le froid, lieu de repos et numéro à contacter en cas de problème.
Préparez le ravitaillement chaud en fonction des inscriptions reçues. Les thermos, machines à café, bouilloires et marmites à soupe doivent être installés avec rallonges, multiprises et lampes sur batterie si la lumière naturelle manque.
Placez une pompe, des démonte-pneus, des outils multifonctions et des chambres à air de rechange au départ et au lieu de repos. Testez les talkies-walkies et les batteries externes la veille, puis envoyez le briefing aux bénévoles avant leur arrivée.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer une randonnée hivernale ?: Commencez 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les autorisations, l’assurance, les lieux de départ et de repos ainsi que le recrutement des bénévoles doivent être confirmés avant l’ouverture des inscriptions.
Comment vérifier qu’un itinéraire est adapté en hiver ?: Parcourez la totalité du trajet au moins 2 semaines à l’avance et contrôlez les risques liés au verglas, à la boue, à la visibilité et aux passages étroits. Préparez un itinéraire alternatif avant d’envoyer les informations aux participants.
Que faut-il prévoir pour le ravitaillement d’une randonnée hivernale ?: Prévoyez un lieu de repos avec boissons chaudes, soupe, gobelets, tasses, bols et couverts. Dimensionnez les quantités à partir du nombre d’inscrits et gardez une marge d’environ 10 % pour les imprévus.
Quand envoyer les consignes aux participants ?: Envoyez un premier message au moment de l’inscription, puis les informations finales 5 à 7 jours avant la randonnée. Rappelez l’horaire, le point de départ, l’itinéraire, les vêtements adaptés et la conduite à tenir en cas de météo défavorable.

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