Organiser une randonnée caritative, étape par étape

Commencez par fixer le lieu de départ, puis construisez deux parcours réalistes : 20 et 40 kilomètres. Avant d’ouvrir les inscriptions, vérifiez la sécurité, les autorisations et les solutions de stationnement pour les vélos. Prévoyez ensuite le suivi des participants, les dons, le ravitaillement et les moyens de communication. La dernière semaine sert surtout à imprimer les documents, préparer les dossards et tester le matériel de sécurité.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu de départ
2
Déterminer un parcours de 40 kilomètres
2 personnes
3
Définir le parcours de 20 kilomètres
2 personnes
4
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
5
Vérifier les autorisations
6
Réserver le parking à vélos
7
Publier le formulaire d'inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Distribuer les affiches promotionnelles
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Configurer le système de dons
2 personnes
13
Partager les fichiers d’itinéraire
14
Imprimer la liste des participants
15
Imprimer les cartes d'itinéraire
16
Préparer les dossards
2 personnes
17
Trier les bracelets
18
Vérifier les vélos
3 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Regrouper les flèches de parcours
2 personnes
21
Tester les gilets et les talkies-walkies
2 personnes
22
Remplir les glacières
2 personnes
23
Monter l’arche de départ
3 personnes
24
Installer les tables d'inscription
3 personnes
25
Installer les tables de catering
3 personnes
26
Installer le point de dons
2 personnes
27
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
28
Installer les panneaux d'avertissement
2 personnes
29
Aménager un espace de repos
3 personnes
30
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
31
Préparer les en-cas
4 personnes
32
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

33
Accueillir les participants
4 personnes
34
Enregistrer les participants
3 personnes
35
Distribuer les dossards
2 personnes
36
Expliquer l’itinéraire et les consignes de sécurité
2 personnes
37
Enregistrer les dons
2 personnes
38
Laisser partir les participants
3 personnes
39
Tenir le point de repos
3 personnes
40
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
41
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
42
Tenir le poste de route
4 personnes
43
Signaler les situations de circulation
4 personnes
44
Encadrer les retardataires
2 personnes
45
Aider en cas de panne de vélo
2 personnes
46
Accueillir à nouveau les participants
3 personnes
47
Tenir le suivi des arrivées
2 personnes
48
Servir le repas
4 personnes
49
Servir les boissons
2 personnes
50
Sécuriser le produit des dons
2 personnes
51
Prononcer le discours de remerciement

Suivi

52
Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
53
Rassembler le matériel
4 personnes
54
Faire la vaisselle
3 personnes
55
Rassembler les déchets
3 personnes
56
Nettoyer le lieu
4 personnes
57
Démonter le mobilier
4 personnes
58
Compter à nouveau le montant des dons
2 personnes
59
Transférer le produit
60
Remercier les participants
2 personnes
61
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 24
Tabourets de barqté 4
Râteliers à vélosqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Louchesqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4

Équipement

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Chargeurs mobilesqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Mégaphonesqté 2

Matériel de sport

Casques de véloqté 6
Vélos de réserveqté 2
Pompes à véloqté 6
Kits d’outils pour véloqté 4
Chambres à airqté 12
Chambres à air extérieuresqté 4
Démonte-pneusqté 12
Kits d’éclairage pour véloqté 8
Gilets de sécuritéqté 16
Numéros de départqté 120
Braceletsqté 120
Flèches de directionqté 80
Panneaux de directionqté 20
Barrières de sécuritéqté 10
Cônes de signalisationqté 20
Ruban adhésif pour les flèches de parcoursqté 8
Attaches-câblesqté 200
Craieqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 12
Gants jetablesqté 2
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Banderolesqté 4
Ballonsqté 100
Guirlandes de fanionsqté 6
Flèches de signalisationqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8

Catering

Bacs de maintien au chaudqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Contenants d'eau potableqté 4
Carafesqté 6
Boîtes à donsqté 2
Caisse
Terminal de paiement
Cartes de menuqté 12
Étiquettes nominativesqté 150
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 8
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 8
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balais à mainqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20

Conseils

Validez les deux itinéraires au moins 4 semaines avant le départ. Contrôlez les intersections, les portions dangereuses et les points où les flèches devront être posées.
Ouvrez les inscriptions dès que les parcours et les autorisations sont confirmés, idéalement 3 à 6 semaines avant l’événement. Demandez aussi les besoins alimentaires afin d’acheter les bonnes quantités.
Préparez les documents en deux temps : imprimez la liste des participants et les cartes d’itinéraire 2 à 3 jours avant, puis gardez quelques exemplaires vierges pour les inscriptions de dernière minute.
Testez les talkies-walkies et les gilets de sécurité avant le jour J. Chargez les appareils mobiles et répartissez les moyens de communication entre le départ, le parcours et l’arrivée.
Installez séparément les tables d’inscription et les tables de catering. Remplissez les glacières et les thermos juste avant l’arrivée des participants pour conserver les boissons et le ravitaillement à bonne température.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée caritative ?: Prévoyez au moins 6 semaines. Ce délai permet de réserver le départ, définir les parcours de 20 et 40 km, obtenir les autorisations et traiter les inscriptions.
Quand ouvrir les inscriptions pour une randonnée caritative ?: Ouvrez le formulaire 3 à 6 semaines avant la randonnée, une fois le parcours et les autorisations vérifiés. Fixez une date limite 3 à 5 jours avant l’événement pour imprimer les documents et prévoir le ravitaillement.
Comment sécuriser un parcours de randonnée à vélo de 40 km ?: Vérifiez chaque intersection et chaque zone à risque au moins 2 semaines avant le départ. Préparez les flèches, les gilets de sécurité et les talkies-walkies, puis faites un dernier contrôle du parcours dans les 48 heures.
Que préparer la veille d’une randonnée caritative ?: Regroupez les numéros de départ, bracelets, cartes, flèches et liste des participants la veille. Rechargez les moyens de communication, vérifiez les vélos de réserve et préparez les glacières pour éviter les oublis le matin.

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