Organiser une promenade dans le village, étape par étape

Une promenade dans le village se prépare d’abord sur papier, puis sur le terrain. Commencez par définir l’itinéraire, les points de repos et le lieu de départ avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite les autorisations, les besoins alimentaires et une équipe capable d’installer le balisage et d’accueillir les participants. Le jour venu, la signalisation, les boissons fraîches, le café et les trousses de premiers secours évitent les improvisations qui ralentissent le départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l'itinéraire et les points de repos
2 personnes
2
Réserver le lieu de départ
3
Vérifier les autorisations
4
Coordonner les points de repos avec les habitants
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Mettre à jour la liste des participants
9
Vérifier définitivement l’itinéraire
2 personnes
10
Vérifier les prévisions météo
11
Imprimer les cartes d'itinéraire
12
Préparer les flèches de direction
2 personnes
13
Faire les courses
2 personnes
14
Rassembler le matériel
2 personnes
15
Refroidir les boissons
2 personnes
16
Préparer les en-cas
3 personnes
17
Préparer le café et le thé
2 personnes
18
Installer les tables et les chaises
4 personnes
19
Installer la table d'inscription
2 personnes
20
Installer un panneau d'itinéraire
2 personnes
21
Installer les flèches de signalisation
4 personnes
22
Aménager des points de repos
4 personnes
23
Vérifier le matériel de sécurité
24
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

25
Accueillir les participants
3 personnes
26
Enregistrer la présence
2 personnes
27
Donner les consignes de départ
2 personnes
28
Encadrer la promenade
6 personnes
29
Tenir les points de repos
4 personnes
30
Distribuer de l’eau et des fruits
3 personnes
31
Vérifier les flèches d’itinéraire
2 personnes
32
Accueillir les arrivants
2 personnes
33
Servir le café et le thé
3 personnes
34
Servir des amuse-bouches
3 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Vider les poubelles
2 personnes
37
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

38
Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
39
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
40
Faire la vaisselle
3 personnes
41
Nettoyer le lieu
3 personnes
42
Vérifier et ranger le matériel
2 personnes
43
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 40
Porte-manteauxqté 2
Nappesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verresqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Pincesqté 4
Verres doseursqté 2

Équipement

Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Mégaphone
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 4
Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 20
Cartes d'itinéraireqté 80
Badges des participantsqté 80

Décoration

Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 8
Flèches de directionqté 40
Décoration de tableqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 10
Lampes de pocheqté 6
Ponchos de pluieqté 20
Ruban de balisageqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Bac à vaisselleqté 2
Épongesqté 6
Torchonsqté 12
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez l’itinéraire et les points de repos avant d’envoyer les invitations. Faites une dernière vérification du parcours dès que les inscriptions sont closes, afin d’imprimer les cartes et de placer les flèches sur le bon trajet.
Coordonnez chaque point de repos avec les habitants concernés au moins une semaine à l’avance. Confirmez aussi l’accès aux tables, aux chaises et à une prise électrique si vous prévoyez du café ou du thé.
Clôturez les inscriptions quelques jours avant la promenade et mettez la liste des participants à jour. Utilisez les réponses sur les besoins alimentaires pour préparer les en-cas et éviter les achats de dernière minute.
Préparez le matériel la veille : cartes, panneaux, gilets de sécurité, talkies-walkies, batteries externes et trousses de premiers secours. Refroidissez les boissons et préparez les thermos avant l’arrivée des premiers participants.
Réunissez les bénévoles avant l’accueil et attribuez à chacun un point précis : inscription, départ, balisage, pause ou sécurité. Gardez un mégaphone et un moyen de communication pour transmettre rapidement une modification du parcours ou un retard.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer une promenade dans le village ?: Commencez au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver le départ, de vérifier les autorisations, de coordonner les pauses et de gérer les inscriptions.
Quand faut-il vérifier définitivement l’itinéraire ?: Faites une vérification finale 2 à 3 jours avant la promenade, puis parcourez rapidement le départ le matin même. Vous pourrez ainsi corriger un obstacle, déplacer une flèche ou modifier une pause avant l’arrivée du groupe.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une promenade ?: Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour les premières heures, en adaptant la quantité à la météo et à la durée du parcours. Gardez une réserve d’eau et refroidissez les boissons au moins la veille.
Quand faut-il briefer les bénévoles ?: Organisez un briefing 30 à 45 minutes avant l’accueil des participants. Donnez à chacun son emplacement, son rôle, le numéro du responsable et la procédure à suivre en cas de participant perdu ou de problème de sécurité.

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