Organiser une promenade au refuge, étape par étape

Une promenade au refuge se prépare d’abord sur le terrain, puis avec les participants et les chiens. Commencez par définir un itinéraire réaliste, son point de départ et le nombre maximal de marcheurs. Vérifiez ensuite les autorisations, les risques et les besoins particuliers avant d’ouvrir les inscriptions. La dernière semaine sert surtout à répartir les groupes, préparer les fiches des chiens et contrôler le matériel, l’eau et les solutions de repli.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l'itinéraire de randonnée
2 personnes
2
Réserver le lieu de départ
3
Demander l’autorisation pour l’itinéraire
4
Sélectionner les chiens de promenade
2 personnes
5
Vérifier les risques de l’itinéraire
2 personnes
6
Définir la limite de participants
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier les infos de l’événement
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Recueillir les contacts d'urgence
12
Confirmer les participants
2 personnes
13
Recruter des bénévoles
2 personnes
14
Répartir les groupes de marche
2 personnes
15
Préparer les profils des chiens
2 personnes
16
Réinspecter l'itinéraire
2 personnes
17
Préparer le plan en cas de mauvais temps
2 personnes
18
Faire les courses
2 personnes
19
Imprimer les cartes d'itinéraire
20
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
21
Vérifier le matériel
2 personnes
22
Recharger les appareils
23
Emballer le matériel par courrier
3 personnes

Événement

24
Ouvrir le lieu
2 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Installer les tentes de fête
4 personnes
27
Installer les panneaux d'itinéraire
3 personnes
28
Installer la table d'inscription
2 personnes
29
Préparer la nourriture
3 personnes
30
Mettre les boissons au frais
2 personnes
31
Briefer les bénévoles
2 personnes
32
Enregistrer les participants
3 personnes
33
Distribuer les chiens et les laisses
4 personnes
34
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
35
Accompagner la promenade du refuge
8 personnes
36
Remplir l’eau des chiens
2 personnes
37
Vérifier le bien-être des chiens
3 personnes
38
Renvoyer les chiens au refuge
4 personnes
39
Servir à manger et à boire
4 personnes
40
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
41
Enregistrer les dons
2 personnes
42
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

43
Rassembler les déchets
3 personnes
44
Démonter les tentes et la décoration
4 personnes
45
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
46
Faire la vaisselle
3 personnes
47
Nettoyer le lieu
4 personnes
48
Retirer les panneaux d’orientation
3 personnes
49
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
50
Transférer les dons
2 personnes
51
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 50
Table d'inscription
Poubellesqté 4

Matériel de sport

Laisses pour chiensqté 30
Colliers de rechangeqté 10
Gamelles pour chiensqté 12
Bidons d'eauqté 6
Distributeurs de sacs à déjectionsqté 8
Gilets réfléchissantsqté 12
Trousse de premiers secours
Trousse de premiers secours pour animaux

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Tasses à caféqté 40
Louchesqté 6

Cuisine

Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Glacièresqté 4

Équipement

Bouilloireqté 2
Téléphone mobileqté 2
Batteries externesqté 4
Enceinte portable
Rallongesqté 3

Décoration

Panneaux d’orientationqté 15
Panneaux de directionqté 12
Badges nominatifsqté 60
Marqueursqté 12
Panneaux d'informationqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Pinces à déchetsqté 4
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez la limite de participants avant d’envoyer les invitations : elle doit tenir compte du nombre de bénévoles, des chiens disponibles et de la largeur des sentiers. Prévoyez un encadrant par groupe de marche.
Inspectez l’itinéraire deux fois : une première fois avant les inscriptions, puis à nouveau quelques jours avant la promenade. Contrôlez notamment les passages glissants, les points d’eau et les zones difficiles à signaler.
Demandez les contacts d’urgence et les besoins alimentaires au moment de l’inscription, pas la veille. Préparez une liste imprimée et gardez-en une copie avec le responsable de l’accueil.
Préparez un profil pour chaque chien avec son nom, son tempérament et les précautions à connaître. Répartissez les groupes après réception des inscriptions afin d’éviter de réunir des chiens incompatibles.
Prévoyez un plan météo écrit au moins 48 heures à l’avance : report, parcours raccourci ou annulation. Rechargez les téléphones et batteries externes, puis regroupez les laisses, colliers de rechange, gamelles, eau et trousses de secours par fonction.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une promenade au refuge ?: Comptez au moins 3 semaines pour réserver le point de départ, demander l’autorisation du parcours et ouvrir les inscriptions. Gardez les 3 derniers jours pour la seconde inspection, la répartition des groupes et la vérification du matériel.
Combien de participants prévoir par groupe de promenade ?: Limitez chaque groupe au nombre de chiens qu’un bénévole peut surveiller sans perdre le contact avec les participants. En pratique, prévoyez au minimum 1 responsable par groupe et fixez la limite globale avant les invitations.
Que faut-il prévoir pour les chiens pendant la randonnée ?: Préparez une laisse par chien, quelques colliers de rechange, des gamelles, de l’eau et des sacs à déjections. Ajoutez une trousse de premiers secours pour animaux et vérifiez les besoins de chaque chien au plus tard la veille.
Que faire s’il pleut le jour de la promenade au refuge ?: Annoncez la décision au moins 24 heures avant le départ si les conditions rendent le parcours dangereux. Un plan de repli doit préciser s’il faut raccourcir l’itinéraire, déplacer l’accueil sous une tente ou reporter l’événement.

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