Organiser une Procession de Marie, étape par étape

Une Procession de Marie se prépare d’abord sur papier, puis dans la rue. Commencez par fixer la date, le point de départ et l’itinéraire avant de contacter l’église, les autorités et les riverains. Ensuite, répartissez les responsabilités : porteurs de la statue, servants d’autel, musiciens, agents de circulation et responsables de prière. Les derniers contrôles concernent le matériel, le programme, la météo et l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
3 personnes
2
Réserver l'église et le point de départ
2 personnes
3
Demander l’autorisation pour la parade
4
Élaborer le plan de circulation pour l’itinéraire
3 personnes
5
Inscrire les agents de circulation
2 personnes
6
Désigner les responsables de la procession
2 personnes
7
Recruter des porteurs pour la statue de la Vierge Marie
2 personnes
8
Répartir les servants d’autel et les acolytes
2 personnes
9
Réserver la chorale et les musiciens
10
Confirmer le célébrant et le responsable de prière
11
Envoyer les invitations
3 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Imprimer le programme et les prières
3 personnes
15
Créer une carte d'itinéraire pour les participants
2 personnes
16
Informer les riverains
2 personnes
17
Communiquer les consignes de stationnement
2 personnes
18
Réserver l’espace de l’église et l’accueil
19
Vérifier la statue de la Vierge et le brancard
3 personnes
20
Vérifier les croix et les bannières
2 personnes
21
Préparer les chants et les partitions
2 personnes
22
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
23
Préparer la signalisation du parcours
2 personnes
24
Vérifier les prévisions météo
25
Confirmer le programme alternatif en cas de pluie
3 personnes
26
Faire les courses
3 personnes
27
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
28
Nettoyer l’église et la place
4 personnes
29
Installer la statue de Marie
4 personnes
30
Fixer solidement le portable
4 personnes
31
Installer les croix et les bannières
3 personnes
32
Installer les chaises et les tables
5 personnes
33
Aménager la table d'accueil
2 personnes
34
Préparer le café et le thé
3 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Suspendre la décoration
3 personnes
37
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
38
Installer les barrières et le ruban
4 personnes
39
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
40
Instruire les servants de messe
2 personnes
41
Mettre en place le chœur et les musiciens
3 personnes
42
Donner le briefing aux porteurs
4 personnes

Événement

43
Accueillir les participants
5 personnes
44
Distribuer les programmes
3 personnes
45
Distribuer les bougies
3 personnes
46
Animer la prière d’ouverture
2 personnes
47
Former la procession
5 personnes
48
Accompagner la procession
12 personnes
49
Occuper les points de circulation
8 personnes
50
Assurer l’accompagnement musical
6 personnes
51
Porter la statue de la Vierge en toute sécurité
8 personnes
52
Distribuer de l’eau en route
3 personnes
53
Accompagner le retour à l’église
4 personnes
54
Encadrer la cérémonie de clôture
5 personnes
55
Collecter les bougies en toute sécurité
3 personnes
56
Servir le café et le thé
5 personnes
57
Servir des amuse-bouches
4 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
59
Informer les participants du départ
2 personnes

Suivi

60
Remettre la statue de Marie en place
4 personnes
61
Retirer la décoration
3 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
63
Retirer les barrières de délimitation et les flèches d’itinéraire
5 personnes
64
Faire la vaisselle
4 personnes
65
Rassembler les déchets
4 personnes
66
Nettoyer l’église et la place
5 personnes
67
Réfrigérer les restes
2 personnes
68
Inventorier le matériel
2 personnes
69
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
70
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
71
Retourner le matériel de circulation
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 120
Accueil
Tabouretsqté 6
Tentes de réceptionqté 3
Portantsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6
Théièresqté 4

Décoration

Statue de la Vierge Marie
Supports pour image
Croix de processionqté 4
Bannières religieusesqté 6
Compositions floralesqté 8
Chemins de table blancsqté 8
Rubans blancsqté 6
Bougies LEDqté 120
Porte-ciergesqté 6
Arches de ballonsqté 2

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Mégaphonesqté 2
Glacièresqté 4
Diablesqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Plats de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8
Pains de glaceqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8

Matériel de circulation

Barrières de sécuritéqté 20
Cônes de signalisationqté 24
Gilets de régulateur de circulationqté 10
Flèches de directionqté 20
Ruban de balisageqté 6
Lampes de pocheqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Gants en caoutchoucqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balai et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Spray de nettoyageqté 4
Brosses à vaisselleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez l’itinéraire avant toute communication : prévoyez le temps de marche, les traversées et les points où les agents de circulation devront intervenir. Transmettez ensuite le plan aux autorités et aux riverains avec les consignes de stationnement.
Ne laissez pas les porteurs de la statue au dernier moment. Constituez l’équipe plusieurs semaines à l’avance et prévoyez des remplaçants afin de pouvoir assurer le relais pendant la procession.
Confirmez séparément le célébrant, le responsable de prière, la chorale et les musiciens. Demandez les chants et les partitions au moins 10 jours avant pour imprimer un programme cohérent.
Préparez un accueil distinct à l’église avec tables, chaises, gobelets et boissons. Recueillez les besoins alimentaires avant la clôture des inscriptions, puis ajustez les quantités en fonction du nombre confirmé.
Décidez du plan pluie avant la semaine de l’événement. Vérifiez les prévisions 48 heures avant, contrôlez la sonorisation et la signalisation, puis communiquez rapidement tout changement d’horaire ou de parcours.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une Procession de Marie ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines. Ce délai permet d’obtenir les autorisations, de réserver l’église, de recruter les bénévoles et d’informer les riverains.
Quand faut-il demander l’autorisation pour une procession ?: Déposez la demande dès que la date et l’itinéraire sont fixés, idéalement 6 semaines avant. L’autorisation peut nécessiter un plan de circulation et la liste des agents mobilisés.
Quand confirmer les bénévoles et les porteurs de la statue ?: Constituez les équipes 3 à 4 semaines avant la procession. Faites une relance 7 jours avant pour confirmer les horaires, les postes et les remplaçants.
Que prévoir en cas de pluie pour une Procession de Marie ?: Arrêtez une solution alternative au plus tard 48 heures avant, après consultation des prévisions. Informez les participants, les musiciens, les bénévoles et les riverains dès que la décision est prise.

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