Organiser une ouverture de saison, étape par étape

Une ouverture de saison réussie commence bien avant l’installation des tentes. Fixez d’abord la date, le programme et le site, puis lancez les inscriptions avant de confirmer les équipes, les repas et les fournisseurs. La dernière semaine sert surtout à vérifier les quantités, la météo et le matériel. Le jour même, gardez un déroulé imprimé et répartissez l’installation entre plusieurs bénévoles pour éviter qu’une seule personne gère à la fois le bar, le buffet et les terrains.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le site et les terrains
3
Vérifier les autorisations
4
Valider les fournisseurs
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir les inscriptions
7
Recruter des bénévoles
2 personnes
8
Consigner les activités sportives
2 personnes
9
Établir le programme musical
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Établir la répartition des équipes
2 personnes
13
Imprimer le déroulé
14
Vérifier les prévisions météo
15
Commander les courses
2 personnes
16
Récupérer le matériel
2 personnes
17
Préparer la décoration
3 personnes
18
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
19
Remplir les glacières
2 personnes
20
Inspecter le site
2 personnes
21
Monter les tentes
4 personnes
22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
23
Aménager le bar
3 personnes
24
Installer le buffet
3 personnes
25
Installer l’espace grillades
3 personnes
26
Raccorder le matériel audio
2 personnes
27
Installer l'éclairage
3 personnes
28
Suspendre la décoration
3 personnes
29
Installer la table d'inscription
2 personnes
30
Marquer les terrains de sport
3 personnes
31
Préparer les jeux
3 personnes
32
Préparer les en-cas
4 personnes
33
Préparer les plats du buffet
4 personnes
34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
35
Préparer le point café
2 personnes
36
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
37
Faire le briefing de l’équipe bar
3 personnes
38
Faire le briefing des accompagnateurs sportifs
4 personnes

Événement

39
Accueillir les invités
3 personnes
40
Enregistrer la présence
2 personnes
41
Présenter le programme
42
Encadrer les activités sportives
6 personnes
43
Suivre les résultats
2 personnes
44
Servir les boissons
3 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Servir le café et le thé
2 personnes
47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
48
Ouvrir le buffet
3 personnes
49
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
50
Tenir le grill
3 personnes
51
Servir les repas diététiques
2 personnes
52
Remettre les trophées sportifs
2 personnes
53
Fournir la musique
54
Dégager la piste de danse
55
Vérifier les toilettes
2 personnes
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Rassembler les objets trouvés
58
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

59
Ranger les aliments en toute sécurité
3 personnes
60
Éteindre l’équipement
2 personnes
61
Démonter le mobilier
5 personnes
62
Démonter les tentes
4 personnes
63
Ranger le matériel sportif
3 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Trier les déchets
3 personnes
66
Nettoyer le site
4 personnes
67
Nettoyer le clubhouse
3 personnes
68
Inventorier le matériel
2 personnes
69
Rendre les articles empruntés
2 personnes
70
Ranger le stock restant
2 personnes
71
Remettre le lieu en état
2 personnes
72
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 120
Tabourets de barqté 8
Tables de buffetqté 4
Poubellesqté 8

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 120
Bols réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 250
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pincesqté 8
Plateaux en aluminiumqté 20
Bacs de maintien au chaudqté 6
Carafes d’eauqté 8
Thermosqté 6

Équipement

Barbecueqté 2
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Tiroir-caisse
Terminal de paiement
Mégaphone

Matériel de sport

Ballons de footballqté 8
Ballons de basketqté 6
Volley-ballqté 4
Cônesqté 40
Giletsqté 40
Siffletsqté 6
Chronomètresqté 4
Panneaux de scoreqté 4
Prixqté 12

Décoration

Ballonsqté 150
Guirlandes de fanionsqté 12
Nappesqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux du programmeqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12

Catering

Courses

Nettoyage

Balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Conteneurs à déchetsqté 6

Autre

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Braceletsqté 150
Étiquettes nominativesqté 150
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 6

Conseils

Bloquez la date et le programme avant d’ouvrir les inscriptions : prévoyez au moins 3 à 4 semaines pour recueillir les participants, les besoins alimentaires et les disponibilités des bénévoles.
Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement afin d’établir les équipes et de commander les courses sur un nombre réel de participants, plutôt que sur une estimation.
Contrôlez les autorisations, les fournisseurs et l’accès au site au moins 7 jours à l’avance. Une tente, un barbecue ou une installation électrique manquante est difficile à remplacer le matin même.
Préparez séparément les zones sportives, le buffet, le bar et les grillades. Vérifiez notamment les ballons, les glacières, les rallonges, les multiprises et les bacs de maintien au chaud avant le chargement.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant, puis de nouveau le matin. Gardez un déroulé imprimé, des tables couvertes et les boissons au frais avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’une ouverture de saison ?: Commencez idéalement 4 semaines avant la date prévue. Réservez le site et les fournisseurs dès que la date et le programme sont fixés, puis ouvrez les inscriptions suffisamment tôt pour connaître les effectifs.
Quand fermer les inscriptions pour une ouverture de saison ?: Fermez-les 3 à 5 jours avant l’événement. Ce délai permet de répartir les équipes, de recueillir les derniers besoins alimentaires et d’ajuster les courses, les tables et les boissons.
Combien de temps faut-il pour installer le site ?: Prévoyez au moins 2 heures avec une équipe de 4 à 6 personnes. Installez d’abord les tentes et les tables, puis le buffet, le bar, les grillades et enfin le matériel sportif.
Quand vérifier la météo pour l’ouverture de saison ?: Faites une première vérification 48 heures avant, puis une dernière le matin même. Cela laisse le temps d’adapter les tentes, les zones couvertes, les glacières et l’organisation des activités.

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