Organiser une Marche de l’Ascension sans rien laisser au hasard

Une Marche de l’Ascension se prépare d’abord sur le terrain, pas autour de la table. Commencez par définir et tester l’itinéraire, puis verrouillez les lieux de départ et d’arrivée avant d’ouvrir les inscriptions. Les informations alimentaires, la météo et les points de repos déterminent ensuite les achats et l’installation. Le jour J, prévoyez une équipe distincte pour l’accueil, l’orientation, le ravitaillement et les premiers secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l'itinéraire de randonnée
2 personnes
2
Repérer l’itinéraire à l’avance
2 personnes
3
Confirmer le lieu de départ
4
Confirmer le lieu final
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Envoyer les informations aux participants
9
Vérifier les prévisions météo
10
Établir la liste définitive des participants
11
Faire les courses
2 personnes
12
Imprimer les cartes d'itinéraire
13
Créer les flèches et les panneaux de direction
2 personnes
14
Composer les kits de démarrage
2 personnes
15
Remplir les glacières
2 personnes
16
Préparer les en-cas
3 personnes
17
Préparer le café et le thé
2 personnes
18
Installer les tables
3 personnes
19
Installer les tentes de fête
4 personnes
20
Installer les chaises
2 personnes
21
Installer les flèches d'orientation
3 personnes
22
Aménager des points de repos
2 personnes
23
Installer l'éclairage
2 personnes
24
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
25
Préparer le matériel de premiers secours

Événement

26
Accueillir les participants
3 personnes
27
Enregistrer les participants
2 personnes
28
Donner les consignes de départ
2 personnes
29
Accompagner les marcheurs
4 personnes
30
Tenir les points de repos
3 personnes
31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
32
Servir des amuse-bouches
3 personnes
33
Servir le café et le thé
2 personnes
34
Servir les repas diététiques
35
Rassembler les déchets
2 personnes
36
Accueillir les marcheurs en retard
2 personnes
37
Vérifier les panneaux de signalisation
2 personnes

Suivi

38
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
39
Démonter les tentes de fête
4 personnes
40
Nettoyer le lieu
3 personnes
41
Retirer les flèches d’itinéraire
3 personnes
42
Faire la vaisselle
2 personnes
43
Vérifier le matériel
2 personnes
44
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
45
Ranger les courses restantes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 30
Table d'inscription
Nappeqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettesqté 70
Couteauxqté 70
Fourchettesqté 70
Cuillèresqté 70
Tasses à caféqté 60

Cuisine

Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6
Plateaux de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Pinces et cuillères de serviceqté 8

Équipement

Glacièresqté 4
Rallongesqté 3

Éclairage

Lampes à pilesqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Matériel de sport

Flèches de directionqté 30
Panneaux de directionqté 8
Cônesqté 12
Presse-papiersqté 4
Marqueursqté 12
Cartes d'itinéraireqté 60
Braceletsqté 60
Parapluiesqté 4

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 3
Épongesqté 6
Torchonsqté 12
Serviettesqté 6
Pinces à déchetsqté 2

Catering

Trousse de premiers secours
Pompe à main
Point d’eau
Courses

Conseils

Repérez tout l’itinéraire à l’avance et notez les passages difficiles, les zones sans réseau et les endroits adaptés à une pause. Placez les flèches et panneaux avant l’arrivée des participants, puis vérifiez le premier kilomètre une seconde fois.
Envoyez les informations pratiques au moins 7 jours avant la marche : heure et lieu de départ, distance, durée prévue, équipement conseillé et lieu d’arrivée. Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, pas la veille.
Arrêtez la liste définitive des participants 3 à 5 jours avant l’événement. Elle vous sert à composer les kits de départ, préparer les cartes, remplir les glacières et calculer les gobelets, assiettes et couverts.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant, puis le matin même. Gardez les parapluies accessibles, protégez les cartes et prévoyez un plan clair pour les tentes, l’éclairage et les points de repos en cas de pluie.
Installez le comptoir d’inscription, les tables, les chaises et les premières flèches avant l’ouverture annoncée. Préparez aussi la trousse de premiers secours et testez les lampes à piles et les rallonges avant de brancher l’éclairage.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer une Marche de l’Ascension ?: Commencez environ 4 semaines avant la date prévue. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les inscriptions, les besoins alimentaires, les lieux, l’itinéraire et la météo.
Quand faut-il envoyer les informations aux participants ?: Envoyez un premier message dès l’ouverture des inscriptions, puis un récapitulatif complet au moins 7 jours avant la marche. Renvoyez les horaires et les éventuels changements 24 à 48 heures avant le départ.
Quand vérifier la météo pour une Marche de l’Ascension ?: Faites une première vérification 48 heures avant, puis une dernière le matin même. Cette dernière consultation permet d’adapter les vêtements conseillés, les pauses, les boissons et l’installation des tentes.
Comment organiser le départ d’une Marche de l’Ascension ?: Installez le comptoir d’inscription au moins 60 minutes avant l’heure de départ. Préparez les bracelets, les cartes et les kits de démarrage par participant, avec une personne dédiée aux questions et une autre au contrôle des inscriptions.

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