Comment organiser une journée sportive sans courir partout

Une journée sportive se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu et le programme, puis les inscriptions, les équipes et la logistique. Prévoyez plusieurs activités, comme le football, le basket, le volley ou les relais, sans surcharger le planning. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les règles de jeu, le matériel par terrain et le plan prévu en cas de pluie. Utilisez la liste du plan pour avancer étape par étape jusqu’au montage sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2
Établir le programme sportif
2 personnes
3
Déterminer le nombre de participants
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Répartir les équipes
2 personnes
8
Établir le planning des matchs
2 personnes
9
Rédiger le règlement
2 personnes
10
Confirmer les réservations
11
Vérifier les prévisions météo
12
Envoyer les informations aux participants
13
Publier la composition des équipes
14
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
15
Faire les courses
2 personnes
16
Refroidir les boissons
2 personnes
17
Préparer les en-cas
3 personnes
18
Trier les chasubles d'équipe
19
Préparer les prix
20
Imprimer le déroulé
21
Vérifier les numéros de téléphone
22
Préparer le plan météo
2 personnes
23
Inspecter le site
2 personnes
24
Transporter le matériel sur le site
4 personnes
25
Monter les tentes
4 personnes
26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Délimiter les terrains de sport
4 personnes
28
Préparer le matériel de compétition
3 personnes
29
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
30
Préparer les listes d’inscription
31
Tester le système de sonorisation
2 personnes
32
Tester la playlist musicale
33
Préparer la trousse de premiers secours
34
Mettre en place les points boissons
3 personnes
35
Mettre le buffet en place
4 personnes
36
Suspendre la décoration
2 personnes

Événement

37
Accueillir les participants
3 personnes
38
Enregistrer la présence
2 personnes
39
Distribuer les gilets d'équipe
2 personnes
40
Ouverture et explication
2 personnes
41
Encadrer les épreuves sportives
8 personnes
42
Enregistrer les scores
3 personnes
43
Vérifier les points d’eau
2 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
46
Fournir la musique
47
Échanger le matériel de sport
3 personnes
48
Annoncer les pauses
49
Ouvrir le buffet du dîner
4 personnes
50
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
51
Réapprovisionner la vaisselle et les couverts
2 personnes
52
Encadrer les finales
5 personnes
53
Vérifier les scores finaux
2 personnes
54
Remettre les prix
2 personnes
55
Annoncer la clôture
56
Faire le check-out des participants
2 personnes
57
Stocker les restes au frais
2 personnes

Suivi

58
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
59
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
60
Démonter les tentes
4 personnes
61
Rassembler les déchets
3 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Nettoyer le site
4 personnes
64
Stocker le matériel au sec
3 personnes
65
Rendre les articles empruntés
2 personnes
66
Distribuer les restes
2 personnes
67
Vider les glacières
2 personnes
68
Rapporter les clés du lieu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 12
Chaisesqté 100
Tables de buffetqté 4
Tables de bièreqté 6
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Ballons de footballqté 8
Ballons de basketqté 6
Volley-ballqté 4
Ballons de handballqté 6
Balles de tennisqté 30
Raquettes de tennisqté 12
Cannes de hockeyqté 16
Balles de floorballqté 30
Témoins de relaisqté 12
Cordes à sauterqté 12
Cerceauxqté 12
Cônesqté 40
Disques de marquageqté 40
Gilets rougesqté 12
Gilets bleusqté 12
Gilets jaunesqté 12
Gilets vertsqté 12
Sifflets de compétitionqté 8
Chronomètresqté 6
Mètre rubanqté 2
Tapis de sautqté 4
Bancs d'équilibreqté 2
Objectifs intermédiairesqté 4
Filet de volley-ball
Support de basketqté 2
Panneaux de scoreqté 6
Numéros de départqté 100
Rubans de médailleqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Carafesqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pains de glaceqté 24

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Ruban de signalisationqté 2
Lampes de pocheqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Drapeaux d’équipeqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux en ardoiseqté 6
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 6

Administration

Formulaires d’inscriptionqté 120
Feuilles de scoreqté 80
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 12
Prixqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, le lieu et le programme sportif. Gardez au moins 15 minutes entre deux activités pour absorber les retards, déplacer le matériel et reformer les équipes.
Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires au moins 14 jours avant la journée. Vous pourrez ensuite répartir les participants en équipes et publier les compositions sans modifier le planning au dernier moment.
Préparez un planning de matchs avec les horaires, les terrains et les responsables. Imprimez plusieurs exemplaires du déroulé et prévoyez un chronomètre, un sifflet et du matériel de marquage pour chaque zone de jeu.
Vérifiez le matériel sportif deux jours avant : ballons, chasubles par couleur, cônes, filets, raquettes et chronomètres. Le jour même, regroupez chaque activité dans une caisse ou une zone clairement identifiée.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant, puis le matin de l’événement. Définissez à l’avance quelles activités passent sous tente ou sont déplacées, et montez les tentes avant l’arrivée des participants si la pluie est probable.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée sportive ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Les réservations du lieu, les inscriptions et la répartition des équipes doivent être finalisées au plus tard 7 jours avant l’événement.
Quand envoyer les invitations pour une journée sportive ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines à l’avance, avec une date limite d’inscription fixée environ 14 jours avant. Demandez dès ce message les allergies, régimes alimentaires et coordonnées utiles.
Combien de participants prévoir par équipe ?: Constituez des équipes de 6 à 10 personnes pour faciliter les rotations et limiter les temps d’attente. Ajustez le nombre selon les sports et publiez les équipes au moins 3 jours avant.
Que faire s’il pleut le jour d’une journée sportive ?: Préparez un plan météo au moins 48 heures avant : activités déplacées sous tente, horaires modifiés ou épreuves remplacées. Informez les participants de la décision finale dès que possible, idéalement la veille au soir.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.