Organiser une journée du vélo au travail, étape par étape

Une journée du vélo au travail se prépare d’abord comme une sortie encadrée, puis comme un accueil convivial sur le lieu de travail. Commencez par fixer la date, définir les participants et ouvrir les inscriptions suffisamment tôt pour connaître les effectifs. Vérifiez ensuite l’itinéraire, la météo et les besoins alimentaires avant de réserver ou d’acheter le nécessaire. Le jour même, l’orientation, le stationnement des vélos, le point de réparation et le briefing des bénévoles doivent être prêts avant l’arrivée du premier participant.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date de l'événement
2
Définir le public cible des participants
2 personnes
3
Créer le formulaire d’inscription
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Envoyer un rappel
8
Vérifier les prévisions météo
9
Vérifier l’itinéraire vélo
2 personnes
10
Imprimer la carte d'itinéraire
11
Confirmer les réservations
12
Faire les courses
2 personnes
13
Délimiter le parking à vélos
2 personnes
14
Préparer les panneaux d’information
2 personnes
15
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
16
Installer les tables et les chaises
3 personnes
17
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
18
Aménager le point de réparation
2 personnes
19
Préparer le café et le thé
2 personnes
20
Mettre les boissons au frais
2 personnes
21
Préparer les en-cas
3 personnes
22
Installer les flèches d'orientation
3 personnes
23
Briefer les bénévoles
2 personnes
24
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

25
Enregistrer les participants
3 personnes
26
Distribuer les étiquettes de vélo
2 personnes
27
Accompagner le parking à vélos
2 personnes
28
Donner les consignes d’itinéraire
2 personnes
29
Effectuer les contrôles des vélos
2 personnes
30
Assurer l’accompagnement de l’itinéraire
4 personnes
31
Servir le café et le thé
2 personnes
32
Servir des amuse-bouches
2 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
34
Remercier les participants
2 personnes
35
Encadrer le programme du soir
3 personnes
36
Effectuer le contrôle final des vélos
2 personnes

Suivi

37
Rassembler le matériel
3 personnes
38
Dégager le parking à vélos
2 personnes
39
Faire la vaisselle
2 personnes
40
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
41
Nettoyer le lieu
3 personnes
42
Retourner les matériels
2 personnes
43
Retirer les flèches d’itinéraire
2 personnes
44
Traiter les objets trouvés
45
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 24
Tentes de réceptionqté 2
Barières pliantesqté 2

Équipement

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Matériel de sport

Pompes à véloqté 3
Démonte-pneusqté 6
Jeux de clés Allenqté 3
Kits d’outils pour véloqté 2
Chambres à air de rechangeqté 12
Supports à vélosqté 6
Étiquettes pour véloqté 100
Flèches de directionqté 30
Ruban de balisageqté 4
Gilets de sécuritéqté 12
Casques de véloqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 80
Couverts réutilisablesqté 80
Plateaux de serviceqté 8

Décoration

Panneaux d'informationqté 6
Panneaux de directionqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Thermosqté 4
Pichets de serviceqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Trousse de premiers secours

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions au moins 3 semaines avant l’événement et demandez dès le formulaire les besoins alimentaires. Vous pourrez ainsi ajuster les encas, les boissons et l’accueil au nombre réel de participants.
Vérifiez l’itinéraire vélo et les prévisions météo 48 heures avant, puis imprimez la carte. Un parcours modifié au dernier moment doit aussi être reporté sur les flèches et les panneaux de direction.
Organisez l’arrivée en trois zones distinctes : inscription, stationnement des vélos et réparation. Étiquettes pour vélo, supports à vélos, pompes et outils doivent être accessibles avant l’ouverture.
Prévoyez l’installation électrique avant de préparer le café et le thé : placez les tables, les rallonges et les multiprises, puis testez les bouilloires et les machines à café. Gardez les boissons au frais dans les glacières jusqu’au service.
Réunissez les bénévoles avant l’accueil pour répartir les rôles et rappeler les consignes de sécurité. Faites le contrôle du site, du balisage et des équipements avant d’enregistrer les participants.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une journée du vélo au travail ?: Commencez au moins 3 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de confirmer l’itinéraire, de recueillir les inscriptions, de vérifier les besoins alimentaires et de préparer le matériel.
Quand envoyer le rappel aux participants ?: Envoyez un premier rappel environ 7 jours avant, puis vérifiez la météo et le parcours 48 heures avant. Le dernier message doit préciser l’heure d’arrivée, le point de rendez-vous et les éventuels changements d’itinéraire.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour l’accueil ?: Prévoyez au minimum 3 rôles distincts dès que vous attendez plus de 15 participants : une personne à l’inscription, une au stationnement des vélos et une au point de réparation. Ajoutez une personne pour l’orientation si le parcours comporte plusieurs accès.
Que faut-il vérifier le matin de la journée du vélo ?: Faites le contrôle de sécurité avant l’arrivée du public : balisage visible, parking délimité, tables installées, matériel de réparation disponible et branchements testés. Terminez cette vérification au moins 30 minutes avant le début de l’accueil.

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