Organiser une Journée des voisins, étape par étape

Une Journée des voisins réussie commence par un cadre clair : date, lieu, horaires et programme. Vérifiez d’abord si la rue ou le lieu de quartier nécessite une autorisation, puis lancez les invitations et les inscriptions. Les besoins alimentaires et les rôles des bénévoles doivent être réglés avant les achats. Enfin, prévoyez une solution intérieure et contrôlez les livraisons ainsi que la météo quelques jours avant.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Vérifier le site en rue
2 personnes
3
Vérifier les autorisations
4
Faire une réservation pour un lieu de quartier
5
Réserver des tentes de réception
6
Réserver des tables et des chaises
7
Composer le programme des activités
2 personnes
8
Inviter les riverains
3 personnes
9
Distribuer les flyers
3 personnes
10
Ouvrir le formulaire d’inscription
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Répartir les services des bénévoles
2 personnes
14
Envoyer le programme aux participants
15
Confirmer les délais de livraison
16
Vérifier les prévisions météo
17
Préparer l’espace intérieur
3 personnes
18
Vérifier le matériel d'activités
2 personnes
19
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
20
Imprimer les affiches du programme
21
Faire les courses
3 personnes
22
Réfrigérer les produits frais
2 personnes
23
Préparer les en-cas
4 personnes
24
Couper les légumes
3 personnes
25
Préparer les sauces et les dips
2 personnes
26
Installer la table des cadeaux
2 personnes
27
Remplir les glacières
2 personnes
28
Trier le matériel par activité
3 personnes
29
Dégager le site
4 personnes
30
Monter les tentes de réception
4 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Installer les tables de buffet
3 personnes
33
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
35
Mettre en place le point café
2 personnes
36
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
37
Aménager les tables d'activités
4 personnes
38
Suspendre la décoration
3 personnes
39
Installer l'éclairage
3 personnes
40
Brancher la musique
2 personnes
41
Installer la table d’inscription
2 personnes
42
Afficher le programme bien en vue
43
Vérifier les toilettes
2 personnes
44
Vérifier les itinéraires de circulation sûrs
2 personnes

Événement

45
Accueillir les invités
3 personnes
46
Cocher les inscriptions
2 personnes
47
Distribuer les badges
2 personnes
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
51
Animer les jeux
3 personnes
52
Animer la table créative
2 personnes
53
Animer la promenade de quartier
2 personnes
54
Animer le tour de présentation
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
57
Servir les plats chauds
4 personnes
58
Mettre les repas spéciaux à part
59
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
60
Vider les poubelles
2 personnes
61
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
62
Fournir la musique
63
Vérifier l'éclairage
64
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

65
Ranger les aliments et les boissons en toute sécurité
3 personnes
66
Éteindre le matériel audio
67
Retirer la décoration
3 personnes
68
Débarrasser les tables et les chaises
4 personnes
69
Faire la vaisselle
4 personnes
70
Nettoyer la cuisine
3 personnes
71
Rassembler les déchets
3 personnes
72
Balayer le site
3 personnes
73
Démonter les tentes de fête
4 personnes
74
Rapporter le matériel
2 personnes
75
Rendre les articles empruntés
2 personnes
76
Distribuer les restes
2 personnes
77
Remettre le lieu propre
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Table plianteqté 8
Chaise plianteqté 70
Table de buffetqté 3
Tabouret de barqté 6
Nappeqté 10
Portant à vêtements

Vaisselle

Assiette de dînerqté 75
Assiette à dessertqté 75
Verre à boissonqté 100
Tasse à caféqté 50
Cuillère à caféqté 50
Fourchetteqté 80
Couteauqté 80
Cuillèreqté 50
Plat de serviceqté 12
Pince de serviceqté 8
Loucheqté 3

Cuisine

Thermosqté 6
Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Planche à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Saladierqté 5
Glacièreqté 4
Accumulateur de froidqté 12
Papier aluminiumqté 3
Boîte hermétiqueqté 12
Gants de cuisineqté 2
Pince de cuisineqté 4

Équipement

Enceinte portableqté 2
Rallonge électriqueqté 4
Multipriseqté 3
Microphone
Batterie externeqté 2

Éclairage

Guirlande lumineuseqté 4
Lampe LEDqté 8
Lampe de pocheqté 4

Décoration

Guirlande de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Composition floraleqté 6
Badge nominatifqté 80
Crochet pour vêtementsqté 20
Affiche du programmeqté 6

Matériel de sport

Footballqté 2
Jeu de kubb
Set de lancer d’anneaux
Corde à sauterqté 4
Tapis de jeu extérieurqté 2
Craie de trottoirqté 6
Jeu de sociétéqté 8
Crayons de couleurqté 12
Livre de coloriageqté 10
Feutreqté 24
Papier de bricolageqté 100

Nettoyage

Poubelleqté 6
Seauqté 3
Gant de nettoyageqté 6
Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièreqté 3
Pince à déchetsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez 4 à 6 semaines avant la rencontre : bloquez la date, vérifiez le site, les autorisations et réservez les tentes, tables et chaises avant que le matériel ne soit indisponible.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme est défini et fixez une date limite 7 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi estimer les portions, recueillir les besoins alimentaires et répartir les services des bénévoles.
Envoyez le programme aux participants au moins 3 jours avant, avec les horaires, le lieu et les consignes pratiques. Préparez aussi les badges nominatifs : ils facilitent les échanges dès l’arrivée.
Contrôlez la météo 3 à 5 jours avant et gardez un espace intérieur prêt. Une tente ne remplace pas toujours une solution pour les activités, le buffet et les personnes qui souhaitent s’asseoir à l’abri.
Faites les courses la veille pour les produits frais, puis réfrigérez-les immédiatement. Préparez les en-cas, les légumes, les sauces et les dips à l’avance, en gardant les plats couverts dans des boîtes hermétiques.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une Journée des voisins ?: Commencez idéalement 4 à 6 semaines à l’avance. Ce délai laisse le temps de vérifier les autorisations, réserver le mobilier et les tentes, inviter les riverains et organiser les bénévoles.
Quand envoyer les invitations pour une Journée des voisins ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue et ouvrez aussitôt le formulaire d’inscription. Fixez la clôture des inscriptions environ 7 jours avant afin d’ajuster les quantités et les besoins alimentaires.
Combien de temps avant faut-il vérifier la météo ?: Faites une première vérification 5 jours avant, puis une dernière la veille. À ce moment-là, confirmez la livraison des tentes et préparez l’espace intérieur si les prévisions deviennent défavorables.
Que préparer la veille d’une Journée des voisins ?: Faites les courses, réfrigérez les produits frais, préparez les en-cas et coupez les légumes la veille. Imprimez également les affiches du programme, préparez les badges et vérifiez le matériel des activités.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.