Comment organiser une journée d’équipe, étape par étape

Une journée d’équipe réussie se prépare dans un ordre précis : d’abord le programme et le lieu, puis les activités, les inscriptions et la logistique. Prévoyez assez de temps pour recueillir les besoins alimentaires, confirmer les participants et transmettre les informations de transport. Les derniers préparatifs concernent la météo, le matériel, l’installation et l’accueil. Ce déroulé vous aide à éviter les oublis qui compliquent la matinée ou retardent le début des activités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Réserver les activités
4
Envoyer les invitations
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Informer sur le transport et le stationnement
8
Envoyer le programme aux participants
9
Finaliser la liste des participants
10
Vérifier les prévisions météo
11
Faire les courses
2 personnes
12
Rassembler le matériel
2 personnes
13
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
14
Vérifier le lieu et le terrain
2 personnes
15
Installer les tables et les chaises
3 personnes
16
Monter l’abri
3 personnes
17
Brancher la technique
2 personnes
18
Préparer le matériel de travail
2 personnes
19
Déposer les badges nominatifs
20
Mettre les boissons au frais
2 personnes
21
Préparer le café et le thé
2 personnes
22
Préparer les en-cas
3 personnes
23
Aménager la table d'accueil

Événement

24
Accueillir les participants
2 personnes
25
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
26
Présenter le programme
27
Réapprovisionner le café et le thé
28
Distribuer le matériel d’atelier
2 personnes
29
Servir les en-cas de pause
2 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
31
Encadrer l’activité en extérieur
3 personnes
32
Préparer le barbecue
3 personnes
33
Servir le barbecue
4 personnes
34
Réapprovisionner les accompagnements
2 personnes
35
Récupérer la vaisselle et les verres
2 personnes
36
Servir le dessert
2 personnes
37
Annoncer la clôture
38
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

39
Rassembler les déchets
3 personnes
40
Faire la vaisselle
3 personnes
41
Éteindre l’équipement
2 personnes
42
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
43
Démonter l'abri
3 personnes
44
Nettoyer le lieu
3 personnes
45
Rapporter le matériel
2 personnes
46
Restituer le matériel emprunté

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 32
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Tente de réceptionqté 2
Nappeqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 36
Assiettes à dessertqté 36
Verres à boireqté 48
Tasses à caféqté 36
Fourchettesqté 36
Couteauxqté 36
Cuillèresqté 36
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Équipement

Barbecueqté 2
Glacièresqté 4
Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Enceinte portable
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes d'extérieurqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 32
Panneaux en ardoiseqté 4
Panneaux d’orientationqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Pincesqté 4
Plateaux en aluminiumqté 6
Thermosqté 4

Matériel de sport

Cônesqté 20
Cordeqté 2
Ballonsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Serviettesqté 12
Bacs à vaisselleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis réservez les activités avant d’envoyer les invitations. Gardez au moins 2 semaines entre l’invitation et la date limite d’inscription.
Demandez les allergies, régimes alimentaires et autres besoins dès l’inscription. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu 5 à 7 jours avant la clôture des inscriptions.
Envoyez le programme final avec les horaires, l’adresse, le stationnement et le transport au moins 3 jours avant la journée. Indiquez aussi les changements liés à la météo ou aux activités extérieures.
La veille, vérifiez les prévisions et rassemblez tout le matériel au même endroit : mobilier, vaisselle, glacières, machine à café, rallonges et matériel audio. Prévoyez une personne responsable de l’acheminement et une autre pour l’installation.
Commencez l’accueil 30 minutes avant l’horaire officiel. Préparez les badges, les boissons fraîches, le café, le thé et les en-cas avant l’arrivée du groupe afin de ne pas interrompre les premières activités.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée d’équipe ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu et les activités, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de confirmer les besoins alimentaires.
Quand envoyer les invitations pour une journée d’équipe ?: Envoyez-les au moins 3 semaines avant la date prévue, avec une date limite de réponse 10 à 14 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi finaliser le nombre de participants et les repas.
Que prévoir pour l’accueil des participants ?: Installez la table d’accueil 30 minutes avant le début, avec les badges nominatifs, les panneaux d’orientation et les boissons de bienvenue. Gardez la liste finale des participants à portée de main pour gérer les arrivées et les absences.
Que faire si la journée d’équipe se déroule dehors ?: Vérifiez les prévisions 48 heures avant, puis une dernière fois le matin même. Prévoyez un abri, un éclairage extérieur et des solutions pour protéger le matériel technique, les aliments et les participants en cas de pluie.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.