Comment organiser une funrun, étape par étape

Une funrun se prépare d’abord comme un événement de circulation, puis comme une course. Commencez par fixer la date et le parcours, vérifiez les autorisations et l’assurance, puis ouvrez les inscriptions. Le nombre de participants détermine les dossards, les médailles, les bénévoles, les boissons et le dispositif de sécurité. Les oublis arrivent surtout dans les derniers jours : parcours non revérifié, informations médicales incomplètes, signalement insuffisant et matériel non trié.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Réserver le lieu avant le départ
3
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
4
Demander des mesures de circulation
2 personnes
5
Vérifier l'assurance responsabilité civile
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier l’itinéraire
9
Recruter des bénévoles
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Commander les dossards
13
Passer la commande des médailles
14
Répartir les signaleurs
2 personnes
15
Revérifier l'itinéraire
2 personnes
16
Rédiger les consignes pour les bénévoles
2 personnes
17
Imprimer la liste de départ
18
Vérifier les prévisions météo
19
Envoyer les informations aux participants
20
Faire les courses
3 personnes
21
Rassembler le matériel
3 personnes
22
Trier les dossards
3 personnes
23
Préparer les données médicales
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Préparer les en-cas
3 personnes
26
Délimiter le terrain
4 personnes
27
Installer les tables et les tentes
6 personnes
28
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
29
Suspendre les flèches d’orientation
4 personnes
30
Installer des barrières de sécurité
4 personnes
31
Aménager les tables d’inscription
3 personnes
32
Préparer les dossards
3 personnes
33
Installer des points d'eau
4 personnes
34
Raccorder la sonorisation
2 personnes
35
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
36
Monter le buffet traiteur
4 personnes
37
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes

Événement

38
Doter les postes du parcours en personnel
8 personnes
39
Enregistrer les participants
4 personnes
40
Distribuer les dossards
3 personnes
41
Recevoir les bagages
2 personnes
42
Servir le café et le thé
2 personnes
43
Accompagner les participants au départ
3 personnes
44
Donner le coup d’envoi
2 personnes
45
Surveiller le parcours
8 personnes
46
Encadrer les points de circulation
6 personnes
47
Distribuer de l'eau
4 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Canaliser les finishers
3 personnes
51
Distribuer les médailles
3 personnes
52
Rendre les bagages
2 personnes
53
Enregistrer les résultats
2 personnes
54
Fournir la musique
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Informer les participants du suivi

Suivi

57
Démonter les postes du parcours
6 personnes
58
Retirer les barrières de sécurité
4 personnes
59
Démonter les tentes et les tables
6 personnes
60
Débrancher la sonorisation
2 personnes
61
Emballer les restes
2 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Nettoyer le site
5 personnes
64
Évacuer les déchets
3 personnes
65
Inventorier le matériel
2 personnes
66
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
67
Publier les résultats
68
Envoyer un message de remerciement
69
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 30
Barrières de fouleqté 20
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Arche de départ et d’arrivée
Flèches de directionqté 40
Ruban de balisageqté 6
Cônes de signalisationqté 30
Numéros de départqté 150
Bracelets de dossardqté 150
Médaillesqté 150
Chronomètresqté 4
Siffletsqté 10
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 30
Étiquettes de bagagesqté 150
Bacs à bagagesqté 6

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Projecteurs de chantierqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Tasses à caféqté 80
Carafes d’eauqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Louchesqté 8
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Nappesqté 10
Panneaux de signalisationqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 3
Seauxqté 4
Chariot de nettoyage
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le parcours et les autorisations, au moins 8 à 12 semaines avant le départ. Vérifiez les mesures de circulation nécessaires avant de publier l’itinéraire et d’envoyer les invitations.
Fermez les inscriptions assez tôt pour commander les dossards et les médailles avec le bon nombre. Prévoyez une marge de 5 à 10 % pour les erreurs, les inscriptions tardives et les remplacements.
Attribuez chaque portion du parcours à un signaleur et donnez-lui une consigne écrite. Revérifiez l’itinéraire la semaine précédente, puis encore le matin si des travaux ou des obstacles sont apparus.
Traitez les besoins alimentaires et les données médicales avant d’imprimer la liste de départ. Conservez ces informations de façon accessible aux personnes autorisées, sans les afficher publiquement sur les dossards.
La veille, regroupez les dossards par ordre de départ et testez les chronomètres, le microphone, les enceintes, les rallonges et les batteries externes. Refroidissez les boissons et préparez les en-cas avant l’arrivée des participants, plutôt que pendant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une funrun ?: Prévoyez au minimum 8 semaines pour une petite funrun et plutôt 12 semaines si le parcours nécessite des autorisations ou des mesures de circulation. Les inscriptions et les commandes de dossards doivent être lancées plusieurs semaines avant le départ.
Combien de bénévoles faut-il pour une funrun ?: Comptez au moins 1 signaleur par point où les coureurs peuvent hésiter ou croiser la circulation, plus 2 à 4 personnes pour l’accueil, les bagages et l’arrivée. Ajoutez une personne coordinatrice pour gérer les remplacements et les imprévus.
Quand faut-il envoyer les informations aux participants ?: Envoyez un premier message dès l’ouverture des inscriptions avec le parcours et les horaires. Renvoyez les consignes définitives 3 à 5 jours avant la funrun, avec le lieu de départ, le retrait du dossard, les bagages, la météo prévue et les contacts utiles.
Combien de boissons prévoir pour une funrun ?: Prévoyez environ 50 à 75 cl d’eau par participant pour l’accueil et l’arrivée, davantage par temps chaud. Refroidissez les boissons la veille et gardez une réserve séparée pour les bénévoles et les participants qui terminent plus tard.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.