Organiser une Fête du Roi sans rien oublier

Une Fête du Roi se prépare dans un ordre précis : confirmer le lieu, vérifier les autorisations, puis lancer les invitations avant de réserver le matériel. Les inscriptions permettent ensuite d’ajuster les repas, les tables et les boissons. Prévoyez aussi la répartition des bénévoles, l’accès au site et un plan de repli en cas de pluie. Les dernières 24 heures servent surtout à réceptionner les courses, refroidir les produits frais et contrôler chaque élément sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations et les déclarations
3
Réserver le matériel
4
Rédiger les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Diffuser les informations du quartier
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Confirmer les livraisons et les réservations
10
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
11
Choisir la musique et les activités ludiques
2 personnes
12
Répartir les volontaires pour les tâches
13
Organiser les clés et l’accès
14
Vérifier les prévisions météo
15
Préparer un plan pluie de rechange
2 personnes
16
Vérifier le stock et le matériel
2 personnes
17
Vérifier la liste des courses
2 personnes
18
Commander les courses
19
Préparer la décoration
2 personnes
20
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
21
Préparer la table des prix
2 personnes
22
Nettoyer les glacières
23
Préparer les vêtements et accessoires
2 personnes
24
Récupérer les courses
2 personnes
25
Réfrigérer les produits frais
2 personnes
26
Préparer les en-cas
3 personnes
27
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
28
Portionner les sauces et les dips
2 personnes
29
Préparer l'espace café et thé
2 personnes
30
Recharger les appareils
31
Organiser le transport vers le lieu
2 personnes
32
Ouvrir le lieu
2 personnes
33
Décharger le matériel
4 personnes
34
Monter les tentes de réception
4 personnes
35
Installer les tables et les chaises
4 personnes
36
Brancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
37
Installer le système son
2 personnes
38
Suspendre la décoration
3 personnes
39
Installer les tables de buffet
3 personnes
40
Mettre les boissons au frais
2 personnes
41
Préparer le café et le thé
2 personnes
42
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
43
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
44
Installer les stations de jeu
3 personnes
45
Afficher les prix et les règles du jeu
2 personnes
46
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
47
Vérifier les toilettes
48
Vérifier les itinéraires de circulation sûrs
2 personnes
49
Tester la musique
2 personnes

Événement

50
Assurer l’ouverture et l’accueil
2 personnes
51
Accueillir les invités
2 personnes
52
Servir le café et le thé
2 personnes
53
Servir des amuse-bouches
3 personnes
54
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
55
Fournir la musique
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
58
Animer le tour de jeu
2 personnes
59
Annoncer les gagnants
60
Servir des snacks chauds
3 personnes
61
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
62
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
63
Allumer les éclairages
64
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
65
Annoncer la clôture
66
Accompagner les invités à la sortie
2 personnes

Suivi

67
Emballer les aliments en toute sécurité
3 personnes
68
Rassembler la vaisselle et les couverts
3 personnes
69
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
70
Démonter les tentes de fête
4 personnes
71
Retirer la décoration
3 personnes
72
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
73
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
74
Faire la vaisselle
3 personnes
75
Nettoyer le lieu
4 personnes
76
Nettoyer les toilettes
2 personnes
77
Rapporter le matériel
2 personnes
78
Rendre les articles empruntés
2 personnes
79
Distribuer les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Bancs pliantsqté 4
Portant à vêtements

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 100
Bols réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 150
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 50
Cuillères à caféqté 50
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 2
Saladiersqté 4
Glacièresqté 4
Pains de glaceqté 20
Supports pour papier aluminiumqté 2

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Table de mixage
Microphoneqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Chargeurs de téléphoneqté 3
Batteries externesqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 6
Lanternesqté 4

Décoration

Drapeaux néerlandaisqté 8
Guirlandes de fanions orangeqté 6
Ballons orangeqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Nappes orangeqté 8
Décoration de tableqté 12
Ruban adhésifqté 6
Rouleaux de cordeqté 3
Attaches-câblesqté 100

Matériel de sport

Jeux de lancer d'anneauxqté 2
Jeux de lancer de boîtesqté 2
Sacs de course en sacqté 10
Cordes à sauterqté 6
Ballons de footballqté 3
Cônesqté 20
Craie de trottoirqté 12
Cartes de jeuqté 4
Jeux de sociétéqté 6
Corde de tir à la corde
Panneaux de scoreqté 4
Marqueursqté 12
Prixqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 2
Balaiqté 2
Pinces à déchetsqté 2
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 6
Paniers à lingeqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez 6 à 8 semaines avant la date : confirmez le lieu, vérifiez les déclarations nécessaires et réservez les tentes, tables, chaises et équipements disponibles.
Envoyez les invitations au moins 3 semaines à l’avance, puis fixez une date limite d’inscription 7 jours avant la fête pour recueillir les besoins alimentaires et organiser les quantités.
Répartissez les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures. Désignez une personne pour les clés et l’accès, une autre pour les livraisons et une troisième pour le programme, la musique et les jeux.
Préparez le plan pluie au moins 5 jours avant en fonction des prévisions : vérifiez l’espace couvert, le déplacement des tables et la protection du matériel audio et des jeux.
La veille, contrôlez la liste des courses et le matériel, nettoyez les glacières, récupérez les achats et placez immédiatement les produits frais au réfrigérateur avec les pains de glace prêts à l’emploi.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une Fête du Roi ?: Commencez environ 6 à 8 semaines avant l’événement. Les autorisations, les réservations de matériel et les invitations doivent être lancées tôt, surtout si plusieurs bénévoles ou prestataires sont impliqués.
Quand envoyer les invitations pour une Fête du Roi ?: Envoyez-les au moins 3 semaines avant la date prévue. Demandez une réponse au plus tard 7 jours avant afin de connaître les participants et leurs besoins alimentaires.
Combien de temps avant faut-il vérifier la météo ?: Faites une première vérification 5 jours avant, puis une dernière la veille. Gardez un plan de repli concret : espace couvert, emplacement des tables et rangement des enceintes ou du matériel de jeu.
Que faut-il préparer la veille d’une Fête du Roi ?: La veille, vérifiez les courses et le matériel, préparez la décoration, nettoyez les glacières et récupérez les achats. Réfrigérez immédiatement les produits frais et préparez les pains de glace pour le jour suivant.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.