Organiser une fête de Sinterklaas sans rien oublier

Pour organiser une fête de Sinterklaas, commencez par fixer la date et le lieu, puis construisez le programme autour de l’arrivée de Sinterklaas, des jeux et de la remise des cadeaux. Les inscriptions servent aussi à recueillir les allergies, les besoins alimentaires et les souhaits de cadeaux. Prévoyez ensuite les achats, l’emballage et l’étiquetage : ces étapes prennent plus de temps que prévu. Le jour même, installez la salle par zones pour fluidifier l’accueil, le buffet, les animations et les cadeaux.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Rédiger les invitations
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Confirmer les inscriptions
7
Recueillir les souhaits de cadeaux
8
Réserver Sinterklaas
9
Réserver des Pieten
10
Créer la playlist musicale
11
Élaborer le programme
2 personnes
12
Sélectionner des jeux
2 personnes
13
Préparer la chasse au trésor
2 personnes
14
Préparer les questions du quiz
15
Acheter les cadeaux
3 personnes
16
Vérifier les cadeaux
2 personnes
17
Emballer les cadeaux
4 personnes
18
Étiqueter les cadeaux
2 personnes
19
Faire la liste des colis
20
Concevoir la décoration
2 personnes
21
Créer la décoration
4 personnes
22
Créer des badges nominatifs
2 personnes
23
Imprimer les cartes de la chasse au trésor
24
Imprimer les cartes-quiz
25
Faire les courses
3 personnes
26
Installer les courses non périssables
2 personnes
27
Refroidir les boissons
2 personnes
28
Marquer les repas diététiques
2 personnes
29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Vérifier l’espace
2 personnes
31
Installer les tables
4 personnes
32
Installer les chaises
4 personnes
33
Aménager le coin scène
3 personnes
34
Suspendre la décoration
4 personnes
35
Aménager la table des cadeaux
3 personnes
36
Préparer le matériel de jeu
2 personnes
37
Brancher la musique
2 personnes
38
Effectuer la vérification du son
2 personnes
39
Mettre le buffet en place
4 personnes
40
Préparer les en-cas
4 personnes
41
Préparer le café et le thé
2 personnes
42
Vérifier les toilettes
43
Décorer l’entrée
2 personnes
44
Installer la table d'accueil
2 personnes
45
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

46
Accueillir les invités
3 personnes
47
Prendre les vestes
2 personnes
48
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
49
Accompagner les enfants
4 personnes
50
Accueillir Sinterklaas
2 personnes
51
Accompagner le programme de Sinterklaas
3 personnes
52
Encadrer les Pieten
3 personnes
53
Animer les jeux
5 personnes
54
Encadrer la chasse au trésor
5 personnes
55
Servir des amuse-bouches
3 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Rassembler la vaisselle
2 personnes
58
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
59
Servir le repas chaud
4 personnes
60
Servir les repas adaptés aux régimes
2 personnes
61
Animer le quiz
2 personnes
62
Distribuer les cadeaux
5 personnes
63
Animer le moment photo
2 personnes
64
Adieu à Sinterklaas
2 personnes
65
Raccompagner les invités
3 personnes
66
Rendre les vestes
2 personnes

Suivi

67
Ranger les restes au frais
2 personnes
68
Rassembler les déchets
3 personnes
69
Faire la vaisselle
4 personnes
70
Nettoyer les tables
3 personnes
71
Nettoyer la cuisine
3 personnes
72
Retirer la décoration
3 personnes
73
Remettre le mobilier en place
4 personnes
74
Passer l'aspirateur sur le lieu
2 personnes
75
Nettoyer les toilettes
2 personnes
76
Inventorier le matériel
2 personnes
77
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
78
Ranger les provisions restantes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Porte-manteauxqté 4
Tables de buffetqté 3
Table des cadeaux
Bancs pour enfantsqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 70
Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 6
Thermosqté 4

Décoration

Drapeaux de Sinterklaasqté 4
Ballons Pietenqté 40
Ballons rougesqté 40
Guirlandes doréesqté 8
Nappes rougesqté 8
Affiches Sinterklaasqté 6
Papier de bricolageqté 2
Bâtons de colleqté 12
Jeux de ciseauxqté 6
Badges nominatifsqté 70
Étiquettes cadeauxqté 70
Rouleaux de papier kraftqté 8
Ruban cadeauqté 6
Mur photo

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Saladiersqté 10
Verres doseursqté 2
Louchesqté 6
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12
Plats de maintien au chaudqté 4
Ouvre-boîtesqté 2

Matériel de sport

Sacs en juteqté 8
Sacs de sableqté 12
Cerceauxqté 6
Gobelets en plastique pour le jeuqté 30
Flèches de chasse au trésorqté 20
Bourdons de quizqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Balai
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Lampes à pilesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant d’envoyer les invitations, idéalement 4 à 6 semaines à l’avance. Demandez une date limite d’inscription afin de connaître rapidement le nombre d’enfants, les besoins alimentaires et les souhaits de cadeaux.
Réservez Sinterklaas et les Pieten dès que la date est confirmée. Gardez au moins 60 minutes pour l’accueil, l’histoire ou le quiz, puis les jeux et la remise des cadeaux, au lieu de tout concentrer sur un seul moment.
Achetez les cadeaux dès que les inscriptions sont stabilisées, puis vérifiez chaque colis avant de l’emballer. Étiquetez-les avec le prénom et préparez une liste de contrôle : un cadeau non identifié devient vite difficile à attribuer.
Préparez la chasse au trésor et le quiz sur papier au moins 3 jours avant la fête. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires des cartes, car les enfants les perdent facilement pendant les déplacements.
Organisez la salle en quatre zones : accueil avec badges, buffet, activités et table des cadeaux. Installez les tables, chaises, bancs, vaisselle, carafes, thermos et haut-parleurs avant l’arrivée des invités, pour ne pas interrompre le programme.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête de Sinterklaas ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la fête, avec une date limite d’inscription fixée environ 2 semaines avant. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les participants, les allergies et les souhaits de cadeaux.
Combien de temps prévoir pour une fête de Sinterklaas ?: Comptez environ 2 à 3 heures pour un programme complet. Réservez 15 minutes pour l’accueil, 30 à 45 minutes pour l’arrivée de Sinterklaas et les cadeaux, puis 45 à 60 minutes pour les jeux, le quiz ou la chasse au trésor.
Quand acheter et emballer les cadeaux de Sinterklaas ?: Achetez-les dès que les inscriptions et les souhaits sont confirmés, idéalement 2 semaines avant la fête. Vérifiez, emballez et étiquetez chaque cadeau au plus tard 3 jours avant l’événement.
Combien de temps faut-il pour préparer une chasse au trésor ?: Prévoyez 2 à 3 heures pour concevoir le parcours, rédiger les indices et préparer les cartes. Imprimez-les et testez l’ordre des étapes au moins 3 jours avant, puis gardez quelques cartes de rechange le jour même.

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