Organiser une fête de quartier, étape par étape

Une fête de quartier se prépare d’abord avec la rue, les autorisations et les horaires, avant de penser au buffet. Comptez plusieurs semaines pour coordonner la date, envoyer les invitations et réserver les fournisseurs. Les dernières journées servent surtout à confirmer les inscrits, répartir les bénévoles, acheter les produits frais et vérifier le matériel. Le jour J, prévoyez une équipe distincte pour fermer la rue, installer les tentes, préparer le buffet et gérer les boissons.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Vérifier le permis et la déclaration
2
Coordonner la date avec la rue
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Réserver les fournisseurs
7
Partager le plan de circulation avec les habitants
8
Informer les voisins des horaires
2 personnes
9
Vérifier les prévisions météo
10
Établir la liste définitive des invités
11
Répartir les tâches avec les bénévoles
2 personnes
12
Faire les courses
3 personnes
13
Récupérer les boissons et la glace
2 personnes
14
Vérifier le matériel
2 personnes
15
Préparer la nourriture
4 personnes
16
Fermer la rue
4 personnes
17
Installer les panneaux de signalisation
2 personnes
18
Monter les tentes de réception
6 personnes
19
Installer les tables et les chaises
5 personnes
20
Installer les tables de buffet
3 personnes
21
Suspendre la décoration
4 personnes
22
Installer l'éclairage
3 personnes
23
Raccorder la sonorisation
2 personnes
24
Remplir les glacières
3 personnes
25
Mettre les boissons au frais
3 personnes
26
Préparer le point café
2 personnes
27
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
28
Remettre les plats à température
3 personnes
29
Indiquer clairement les allergènes
2 personnes
30
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
31
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

32
Assurer l’accueil des invités
3 personnes
33
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
34
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
35
Fournir la musique
36
Servir des amuse-bouches
4 personnes
37
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
38
Servir le café et le thé
2 personnes
39
Monter le buffet
4 personnes
40
Servir le buffet
5 personnes
41
Réapprovisionner le buffet entre-temps
3 personnes
42
Rassembler la vaisselle
3 personnes
43
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
44
Vider les poubelles
2 personnes
45
Vérifier l'éclairage
46
Servir le dessert et les fruits
3 personnes
47
Proposer un dernier tour de boissons
2 personnes
48
Couper la musique et le son
49
Accompagner les invités jusqu’à la sortie
2 personnes

Suivi

50
Stocker la nourriture en toute sécurité
3 personnes
51
Rassembler les boissons et le matériel
3 personnes
52
Trier les déchets
4 personnes
53
Faire la vaisselle
4 personnes
54
Essuyer les tables et les chaises
3 personnes
55
Démonter les tentes et la décoration
6 personnes
56
Retirer l’éclairage et les câbles
3 personnes
57
Retirer les panneaux de signalisation
2 personnes
58
Balayer la rue
4 personnes
59
Évacuer les déchets
2 personnes
60
Rapporter le matériel
3 personnes
61
Rendre les articles empruntés
2 personnes
62
Nettoyer les glacières et le matériel de cuisine
3 personnes
63
Ranger les restes au frais
2 personnes
64
Libérer la rue
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Housses de nappesqté 8

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 40
Verres réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 60
Louchesqté 8
Petits bolsqté 12

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Plats de maintien au chaudqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 6
Verres doseursqté 2
Ouvre-bouteillesqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateurs
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Barrières de sécuritéqté 8
Panneaux de signalisationqté 4
Sacs de sableqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Décoration de tableqté 8
Crochets adhésifsqté 40
Cordeqté 2

Matériel de sport

Ballonsqté 6
Cordes à sauterqté 6
Craie de trottoirqté 6
Set de lancer d’anneaux

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 3
Balaiqté 3
Seauxqté 4
Serpillièreqté 3
Kit de premiers secours

Catering

Courses

Conseils

Commencez par vérifier le permis et la déclaration, puis coordonnez la date avec les habitants de la rue. Informez les voisins des horaires et partagez le plan de circulation au moins une semaine avant la fête.
Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant l’événement. Vous pourrez alors établir la liste définitive, recueillir les besoins alimentaires et ajuster les quantités du buffet.
Ne gardez pas toute l’installation pour la dernière heure : prévoyez au moins 3 heures pour fermer la rue, poser les panneaux, monter les tentes et installer les tables, les chaises et l’éclairage.
Répartissez les bénévoles par créneaux plutôt que par tâches générales : installation, buffet, boissons et rangement. Désignez au minimum une personne pour surveiller les glacières, les thermos et les plats à maintenir au chaud.
Vérifiez la météo 48 heures avant, puis encore le matin même. Les tentes, les rallonges, la sonorisation et l’éclairage doivent être contrôlés avant l’arrivée des invités, pas au moment de brancher le matériel.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une fête de quartier ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de vérifier les autorisations, de coordonner la date avec la rue, d’envoyer les invitations et de réserver les fournisseurs.
Quand faut-il confirmer le nombre d’invités ?: Fixez la clôture des inscriptions 7 jours avant la fête. Confirmez ensuite la liste définitive, les besoins alimentaires et les quantités à acheter.
Combien de temps prévoir pour installer une fête de quartier ?: Comptez environ 3 heures avant l’arrivée des invités. Il faut fermer la rue, installer les panneaux, monter les tentes, placer les tables et les chaises, puis préparer le buffet, les boissons et la sonorisation.
Quand mettre les boissons au frais pour une fête de quartier ?: Récupérez les boissons et la glace le jour même, idéalement 2 à 3 heures avant le début. Remplissez les glacières dès leur arrivée afin que les boissons soient froides au moment de l’accueil.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.